Pierwsza papierowa faktura została wystawiona w 1504 roku w Holandii i od tego czasu ta forma dokumentowania handlu towarzyszy nam po dziś dzień. W dobie powszechnej cyfryzacji przełomem dla wymiany informacji księgowej była możliwość wysłania skanu lub wygenerowanych cyfrowo dokumentów, co z kolei przełożyło się na usprawnienie ogólnego procesu.
Proces ten miał jednak nadal pewne wady – nadal konieczne było wprowadzenie otrzymanych danych do systemu księgowego, co niejednokrotnie wiązało się z ręcznym wpisywaniem. Nie stanowi to być może większego problemu w przypadku małych ilości dokumentów, jednak przy skali na przykład tysięcy faktur miesięcznie, jest to już niemałe utrudnienie, w dodatku narażone na znaczące błędy.
Z pomocą przyszły tutaj systemy OCR (Optical Character Recognition), które pozwalały na skanowanie dokumentów, przy jednoczesnym odczycie wartości. W miarę rozwoju technologii i połączeniu jej ze sztuczną inteligencją powstały takie systemy jak OpenText Intelligent Caputre, które potrafią „uczyć się” faktur i w sposób zautomatyzowany same rozpoznają odpowiednie pola na dokumentach i skutecznie wpisują ich wartości bezpośrednio do systemu docelowego.
Wchodzi w życie Krajowy System eFaktur (KSeF)
Rok 2022 i 2023 będzie jednak rewolucyjny pod względem wymiany faktur w Polsce. Wszystko to za sprawą nowego rozporządzenia, które wprowadza do życia Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czym jest KSeF? Jest to centralny, rządowy system, służący do pośredniczenia w elektronicznej wymianie faktur pomiędzy podmiotami gospodarczymi.
Co się zmieni?
Przede wszystkim, już nie będziemy mieć do czynienia z fakturami papierowymi lub PDF pomiędzy polskimi kontrahentami. Od teraz liczyć się będzie już tylko czysta informacja i suche dane, pogrupowane w z góry ustalony i zunifikowany dla wszystkich sposób w formie plików xml, niemal zupełnie niewidocznych dla użytkowników. Systemy przedsiębiorstw będą generować i odbierać pliki automatycznie, z wykorzystaniem centralnego repozytorium KSeF.
Z pewnością nie dla wszystkich. Przedsiębiorstwa posiadające zagraniczną wymianę handlową, nie unikną korzystania z faktur papierowych lub przynajmniej ich zwizualizowanej formy elektronicznej jeszcze przez jakiś czas.
Prosta integracja?
Wyzwania, przed jakimi staną przedsiębiorstwa, to przede wszystkim konieczność integracji swoich obecnych, niejednokrotnie bardzo złożonych systemów z KSeF. Dodatkowo pojawia się tutaj także czynnik presji czasu, ponieważ powinny być one gotowe do komunikacji z KSeF od 1 kwietnia 2023. W zdecydowanej większości przypadków wymagać to będzie dodatkowego interfejsu, ponieważ systemy nie posiadają jeszcze swoich natywnych rozwiązań dostosowanych do wymogów KSeF.
Jedną z zalet takiego interfejsu jest możliwość centralnego podłączenia wielu różnych systemów i odpowiednie rozdzielenie ruchu faktur pomiędzy nimi. Pozwala to także obniżyć koszty, ponieważ do podłączenia wykorzystywane są już wbudowane mechanizmy tychże systemów, tłumaczone bezpośrednio w interfejsie z/na odpowiedni format xml.
Jeśli temat wymiany faktur i integracji z KSeF spotkał się z Twoim zainteresowaniem, skontaktuj się z naszymi specjalistami. LUKARDI posiada wieloletnie doświadczenie w integracji systemów obiegu informacji (ECM), dzięki czemu jesteśmy w stanie wesprzeć przedsiębiorstwa w zakresie transformacji cyfrowych procesów wymiany dokumentów.
Przeczytaj również podobne artykuły:
