RECHNUNGEN UND FINANZEN
DOKUMENTENUMLAUF UND ARCHIVIERUNG
E-COMMERCE
SICHERHEIT
ANALYTIK
VERMARKTUNG
INHALT DIGITALISIERUNG
PROZESS ROBOTISIERUNGKokpit KSeF dla SAP
Intergracja systemu SAP z KSef, automatyzacja i pełna kontrola nad e-fakturowaniem w Twojej firmie
Kokpit KSeF dla SAP - autorskie narzędzie Lukardi do integracji z KSeF
Kokpit KSeF to nowoczesne rozwiązanie, które zapewnia pełną i bezproblemową integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dzięki niemu Twoja firma może automatycznie wystawiać, odbierać i monitorować faktury elektroniczne, eliminując ryzyko błędów i opóźnień.
Od 1 lutego 2026 roku e-fakturowanie stanie się obowiązkowe – Kokpit KSeF pozwala spełnić nowe wymagania prawne w sposób intuicyjny, szybki i zgodny z przepisami.
Automatyczne przesyłanie faktur – bezpośrednia komunikacja z KSeF, bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych.
Odbiór i archiwizacja dokumentów – szybki dostęp do e-faktur w jednym miejscu.
Śledzenie statusów – informacja zwrotna z KSeF o przyjęciu lub odrzuceniu faktury w czasie rzeczywistym.
Zaawansowane raportowanie – pełna kontrola nad procesami e-fakturowania i zgodność z wymaganiami audytowymi.
Vorteile
Wir kümmern uns um die körperliche und geistige Gesundheit
MultiSport-Karte
LUX MED medizinische Versorgung
Lebensversicherung
Entspannungsmethoden
Wir schätzen Komfort bei der Arbeit und im Privatleben
MultiSport-Karte
Fern- und Hybridbetrieb
Günstige Bürostandorte mit verfügbaren Parkplätzen
Wir kümmern uns um die Entwicklung
Die Lukardi Academy bietet Soft- und Hard-Skills-Schulungen für alle Mitarbeiter an.
Spanisch lernen
Finanzielle Entwicklung - Employee Share Ownership ermöglicht es den Mitarbeitern, bevorzugt Aktien von Lukardi S.A. zu erwerben.
Entwicklung von technologischen Innovationen - Abteilung Forschung und Entwicklung
Funkcje Kokpitu KSeF dla SAP
Funkcje podstawowe w procesie wystawiania faktur w SAP obejmują:
- Implementację ekstraktora danych do KSeF:
- Automatyczne zbieranie wszystkich faktur wystawionych w danym okresie i generowanie pliku XML zgodnego z wymaganiami KSeF.
- Automatyczne przekazywanie plików do KSeF (okresowa komunikacja między SAP a KSeF).
- Konfigurowanie systemu w celu określenia rodzajów faktur wymagających ręcznego potwierdzenia przed wysłaniem do KSeF.
- Walidacja faktur i wysyłanie powiadomień e-mail o błędach do twórców faktur lub do skonfigurowanej osoby odpowiedzialnej (w przypadku automatycznego tworzenia faktur).
- Odczytywanie statusu dostarczonych dokumentów w KSeF.
- Rozszerzenie obiektów faktur o numer i datę KSeF.
- Automatyczne ponawianie wysyłki w przypadku błędów w KSeF:
- Mechanizm automatycznego ponowienia wysyłki faktur w razie wystąpienia błędów w systemie KSeF.
- Poprawki w procesie generowania JPK_V7M:
- Wprowadzenie poprawek i udoskonaleń w procesie generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Podatku od Towarów i Usług (JPK_V7M).
Dodatkowe informacje:
- Ekstraktor danych do KSeF zapewnia automatyzację procesu przekazywania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.
- System umożliwia elastyczną konfigurację, dostosowaną do indywidualnych potrzeb użytkowników.
- Mechanizm walidacji i powiadomień minimalizuje ryzyko błędów i usprawnia proces fakturowania.
Funkcje dodatkowe w procesie sprzedażowym w SAP obejmują:
- Automatyzację procesów biznesowych związanych z fakturami :
- Generowanie faktur KSeF po wprowadzeniu faktury sprzedaży w module księgowym SAP FI.
- Zapisywanie wygenerowanych faktur w buforze przejściowym.
- Automatyzację procesów pośrednio związanych z procesami fakturowymi:
- Implementacja dodatkowych procesów automatyzacji wspomagających fakturowanie.
- Dodatkowe funkcjonalności w zakresie raportowania:
- Rozszerzenie możliwości raportowania danych związanych z fakturami.
- Dostosowanie danych podstawowych klientów:
- Modyfikacja danych podstawowych klientów w systemie.
Funkcje podstawowe dla procesu sprzedażowego poza SAP obejmują:
- Operacje transformacji danych:
- Obsługa słowników i substytucji.
- Integracja wielu źródeł danych.
- Wykonanie transformacji matematycznych i logicznych.
- Możliwość ręcznego dodawania danych.
- Wizualizację faktur w wielu językach:
- Wyświetlanie faktur w wersjach językowych innych niż polski.
- Rozszerzoną obsługę błędów:
- Implementacja zaawansowanego mechanizmu obsługi błędów.
- Obsługę załączników:
- Mechanizm obsługi załączników do faktur
- Automatyczne generowanie wiadomości e-mail z załącznikami
- Portal internetowy do zarządzania załącznikami.
Funkcje dodatkowe w procesie sprzedażowym poza SAP obejmują:
- Operacje transformacji danych:
- Obsługa słowników i substytucji.
- Integracja wielu źródeł danych.
- Wykonanie transformacji matematycznych i logicznych.
- Możliwość ręcznego dodawania danych.
- Wizualizacja faktur w wielu językach:
- Wyświetlanie faktur w wersjach językowych innych niż polski.
- Rozszerzona obsługa błędów:
- Implementacja zaawansowanego mechanizmu obsługi błędów.
- Obsługa załączników:
- Mechanizm obsługi załączników do faktur
- Automatyczne generowanie wiadomości e-mail z załącznikami.
- Portal internetowy do zarządzania załącznikami.
Funkcje podstawowe procesu zakupowego obejmują:
- Automatyczne pobieranie faktur z KSeF: System cyklicznie odpytuje Krajowy System e-Faktur (KSeF) i automatycznie pobiera nowe faktury zakupowe
- Wizualizacja faktur: Pobierane faktury są konwertowane do formatu PDF, co ułatwia ich przeglądanie i archiwizację.
- Uproszczony obieg akceptacji:
- Faktury są automatycznie importowane do systemu SAP i tworzone jako obiekty w transakcjach MIR7/MIRO.
- Na podstawie identyfikatora (np. numeru NIP dostawcy) system generuje zadanie akceptacji dla odpowiedniej osoby merytorycznej.
- Osoba merytoryczna opisuje fakturę, a po akceptacji system kieruje dokument do kolejnych osób zgodnie z zdefiniowanymi poziomami akceptacji.
- Po pełnej akceptacji dokument jest przekazywany do działu księgowości w celu zaksięgowania i realizacji płatności.
- Dodawanie numeru KSeF do dokumentów księgowych: Dokumenty księgowe związane z zakupami są automatycznie wzbogacane o numer KSeF.
- Powiadomienia o nowych fakturach: System generuje powiadomienia o pojawieniu się nowych faktur zakupowych w systemie.
Dodatkowe informacje:
- System zapewnia cykliczne odpytywanie KSeF, gwarantując aktualność danych.
- Proces akceptacji jest konfigurowalny, umożliwiając dostosowanie go do indywidualnych potrzeb organizacji.
- System automatycznie przekazuje dokumenty pomiedzy działami.
Funkcje podstawowe uprawnień obejmują:
- SSO i autoryzację
moduł uwierzytelniania i autoryzacji, zapewniający funkcjonalność Single Sign-On (SSO) dla wszystkich komponentów wdrażanego systemu (z wyjątkiem SAP). - Mechanizm przyznawania uprawnień
- Mechanizm przyznawania dostępu oparty na przypisywaniu użytkowników do jednej lub wielu grup uprawnień
- Dostęp do KSeF
- Nadawanie dostępu do KSeF będzie się odbywać bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów (MF) przez uprawnionego pracownika.
- Opcjonalne zarządzanie dostępem dla poszczególnych pracowników dla KseF.
- Autoryzacja operacji w KSeF
- Mechanizm autoryzacji umożliwia wykonywanie operacji w KSeF bez udziału użytkownika, eliminując konieczność każdorazowego używania podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.
Funkcja archiwizacji obejmuje:
- Przechowywanie plików xml dla faktur sprzedażowych i zakupowych.
- Wyświetlanie obrazu PDF. z poziomu użytkownika SAP.
- Ekran do ręcznego wyszukiwania faktur z archiwum.
Funkcje dodatkowe:
- Przechowywanie danych w archiwum w postaci bazy danych umożliwiającej prowadzenie dalszych analiz i wykonywanie raportów,
- Optymalizacja kosztów przechowywania w archiwum.
- Wersjonowanie schemy (względem daty)
- Raporty statusów (power BI)
- Monitoring aplikacji
- Audit trail i logi
- Obsługa wielu jednoczesnych użytkowników
- Panel administracyjny
Zadania realizowane przez Kokpit KSeF dla SAP
- Tworzenie faktur elektronicznych w formacie XML (SD, FI)
- Autoryzacja z użyciem tokena autoryzacyjnego lub pieczęci kwalifikowanej
- Ręczne lub automatyczne przesyłanie faktur do KSeF przez sesję interaktywną
- Odbiór i zapisanie numeru oraz daty rejestracji KSeF
- Obsługa wszystkich dokumentów podlegających KSeF: faktura, faktura zaliczkowa i końcowa, faktury korygujące
- Mechanizm wspierający pobieranie faktur od dostawców
- Dla faktur zakupowych – konwersja .xml do postaci .pdf
- Rozwiązanie dedykowane w SAP
- Możliwość przesłania faktury do klienta (w formacie pdf) po akceptacji przez KSeF
Proces integracji z KSeF dla SAP
Jak przygotować się do wdrożenia Kokpitu KSeF - krok 1
Aby skutecznie przygotować się na wdrożenie Kokpitu KSeF, przedsiębiorcy powinni podjąć kilka istotnych działań. Kluczowym krokiem jest przeprowadzenie analizy istniejących procesów finansowych i księgowych, co pozwoli zidentyfikować obszary wymagające dostosowania do nowych regulacji.
Jak przygotować się do wdrożenia Kokpitu KSeF - krok 2
Równie ważne jest wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, które umożliwi przesyłanie plików zgodnie z wymaganymi standardami. Warto także zadbać o szkolenie pracowników, aby zapewnić im niezbędną wiedzę i umiejętności do sprawnej obsługi nowego systemu.
Jak przygotować się do wdrożenia Kokpitu KSeF - krok 3
Przedsiębiorcy powinni zadbać o to, aby gromadzone dane były kompletne i precyzyjne. Kluczowe jest dokładne analizowanie wszystkich operacji finansowych, aby zminimalizować ryzyko błędów, które mogłyby skutkować sankcjami.
Korzyści biznesowe wdrożenia Kokpitu KSeF dla SAP
o 90% mniej błędów
Redukcja błędów księgowych o 90% – automatyczna walidacja i eliminacja niezgodności.
o 40% krótszy czas
Oszczędność czasu i zasobów – nawet 40% krótszy czas przetwarzania faktur, eliminacja ręcznych operacji.
Einhaltung der Vorschriften
Pełna zgodność z przepisami – automatyczne przesyłanie faktur do KSeF zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Sicherheit der Daten
Szyfrowana transmisja i zgodność z najwyższymi standardami ochrony informacji.
Jak wygląda proces wdrożenia
Przeprowadzimy Cię przez proces wdrożenia Kokpitu KSeF.
0 – Szkolenie i wstępny warsztat | Przedstawienie aktualnego zakresu wymagań KSeF, omówienie zakresu schemy, przedstawienie standardowego modelu funkcjonowania KSeF. Następnie przeprowadzimy wstępne omówienie sytuacji w Państwa organizacji i przedstawimy harmonogram prac. |
1 – Zapoznanie się z dokumentacją | Analiza opisów procesów fakturowych, mapowań danych, dokumentacji technicznej i pozostałej dokumentacji opisanej w wymaganiach oferty. |
2 – Warsztaty uszczegóławiające | Seria warsztatów z pracownikami Klienta pozwalających na sprecyzowanie wymagań i zadanie pytań powstałych w czasie analizy dokumentacji. Liczba i długość warsztatów zależy od jakości przekazanej dokumentacji. |
3 – Przygotowanie wstępnej architektury | Przygotowanie propozycji koncepcji technicznej, która zostanie potwierdzona z interesariuszami Spółki. Koncepcja może zawierać jeszcze rozwiązania scenariuszowe do wspólnej decyzji z Klientem |
3 – Walidacja wstępnej architektury | Warsztat z interesariuszami w celu potwierdzenia przygotowanej wstępnej architektury |
4 – Przygotowanie docelowej architektury | Finalizacja dokumentacji w oparciu o wyniki warsztatu walidacyjnego. |
Warum Lukardi?
Beratung vor der Implementierung
Analyse der Anforderungen
Geschäftliche und technische Workshops
Ausarbeitung des Konzepts
SAP-Systemabbildung
Implementierung einer Standardlösung
Installation von SAP-Hinweisen
Konfiguration von Anwendungen, Schnittstellen und Berichten
Implementierung von Erweiterungen und Optimierungen
Durchführung von Tests
Vorbereitung der Dokumentation
Unterstützung durch Hypercare nach der Implementierung
Ihre Bedürfnisse,
unsere Unterstützung.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ihre Bedürfnisse, unsere Unterstützung.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ihre Bedürfnisse, unsere Unterstützung. Lassen Sie uns reden
