OpenText – możliwości, wdrożenia

Czas czytania: 6 minut
30 maja 2020
Tomasz Jurgielewicz
opentext

Firma OpenText jest światowym liderem na rynku rozwiązań typu Enterprise Content Management (ECM) pozwalających na optymalizację i automatyzację procesów zarządzania różnego typu dokumentami w firmie. Rozwiązania OpenText znajdują zastosowanie w średnich oraz dużych przedsiębiorstwach, w tym w centrach usług wspólnych.

Rozwiązania OpenText ECM for SAP zostały - jako jedyne w tej kategorii - zakwalifikowane przez SAP do grupy tzw. Solution Extensions co oznacza, że są wspólnie z SAP rozwijane, oferowane i serwisowane. Dodatkowym potwierdzeniem udanej współpracy z SAP jest wielokrotne przyznanie OpenText nagrody „SAP® Pinnacle Award”

Dzięki integracji produktów marek Open Text + SAP możliwy jest całkowicie transparentny, kompleksowy obieg faktur i innych typów dokumentów, począwszy od rejestracji i, procesu akceptacji, księgowania, kończąc na archiwizacji. Obsługa procesu staje się znacznie szybsza niż dotąd, a koszty obsługi maleją.

OpenText – co to jest?

OpenText to nazwa kanadyjskiej spółki, której specjalizacją jest oprogramowanie Enterprise Content Management (OpenText ECM). Firma obecna jest na całym świecie, a od 2006 roku ma swoją siedzibę również w Polsce, w Poznaniu.

Flagowym produktem firmy w ofercie SAP jest SAP Invoice Management by OpenText (VIM), czyli narzędzie pozwalające na automatyzację obiegu różnego faktur typu dokumentów przychodzących do SAP, np. faktur kosztowych (FI) oraz magazynowych (MM), potwierdzeń dostaw, potwierdzeń zamówienia, zamówień i innych.

Procesy biznesowe zorientowane na dokumenty są typowymi przypadkami użycia VIM. Po przechwyceniu dokumentów przez system VIM, dane są automatycznie uzupełniane i sprawdzane pod kątem predefiniowanych reguł biznesowych.

Celem nadrzędnym VIM jest przeprocedowanie dokumentu w taki sposób aby ingerencja człowieka nie była konieczna, jednak w przypadki jeśli taka potrzeba się pojawi VIM oferuje możliwość szybkiej, wydajnej obsługi i rozwiązywania wykrytych w tle wyjątków.

System umożliwia – w zależności od procedowanego typu dokumentu automatyczne księgowanie faktur, automatyczne tworzenie zlecenia sprzedaży czy automatyczną weryfikację danych zawartych w potwierdzeniu zamówienia z danymi zamówienia w SAP.

Dzięki niemu jest również możliwa archiwizacja faktur i innego typu dokumentów w formie elektronicznej.

VIM integruje się z rozwiązaniem Intelligent Capture for SAP Solutions (OCR), które wykorzystuje zaawansowane algorytmy uczenia maszynowego do wyodrębniania/ekstrakcji metadanych z dokumentów opartych na obrazach, takich jak: PDF i TIFF.

Zarządzenie treścią i różnego typu dokumentami w przedsiębiorstwie może być dodatkowo znacznie ułatwione dzięki rozwiązaniu OpenText Content Suite Platform/SAP xECM.

Oferowane rozwiązanie umożliwia pozyskiwanie treści (np. poprzez skanowanie), tworzenie obszarów roboczych i przypisywanie do nich dokumentów , zarządzanie metadanymi, wersjonowanie, wyszukiwanie, długoterminowe przechowywanie treści czy pracę grupową.

Rozwiązanie może przechowywać dowolne treści z dowolnych źródeł. Kluczowym wyróżnikiem podejścia OpenText jest połączenie i zsynchronizowanie treści ustrukturyzowanych (przechowywanych w relacyjnych bazach danych) i nieustrukturyzowanych (przechowywanych najczęściej w postaci skanów, dokumentów i innych treści w repozytoriach ECM).

Rozwiązanie ECM (Enterprise Content Management) ma na celu organizowanie, zarządzanie oraz udostępnianie informacji w firmie tak aby maksymalnie zaoszczędzić czas i zaangażowanie użytkowników. System korzysta z Enterprise Library – centralnie zarządzanego, bezpiecznego repozytorium, umożliwiającego przechowywanie oraz łatwe odnajdywanie danych. Dzięki temu są one zawsze dostarczane do właściwych osób wtedy, gdy tego potrzebują.

OpenText Content Suite Platform/Extended ECM Platform pozwala na zarządzanie informacją na wszystkich etapach jej cyklu życia. W ramach dostępnych w standardzie modułów, możliwa jest obsługa dokumentu elektronicznego od jego utworzenia, do momentu archiwizacji.

Platforma Content Suite zapewnia między innymi:

  • bezpieczne zarządzanie dokumentami na potrzeby kontrolowania wersji, uprawnień dostępu, dzięki czemu organizacja zapewnia sobie uniknięcie problemów z tworzeniem wersji oraz zarządzaniem uprawnieniami dostępu
  • rejestrowanie dokumentów w formie papierowej oraz e-mail
  • możliwość wyszukiwania pełnotekstowego oraz po określonych kryteriach z użyciem filtrów
  • workflow i obieg dokumentów na potrzeby zatwierdzania/akceptacji pozwalające na zwiększenie efektywności pracy
  • widok użytkownika Smart User Interface (web interface)
  • zarządzanie rekordami na potrzeby przechowywania zasobów informacyjnych przedsiębiorstw, dzięki czemu organizacja jest w stanie zmniejszyć ryzyko związane z brakiem zgodności z przepisami prawa oraz postępowaniem sądowym
  • automatyczną klasyfikację
  • możliwość współpracy/komunikacji między użytkownikami w ramach przestrzeni roboczych dla zespołów wewnętrznych oraz zewnętrznych
  • dostęp z poziomu urządzeń mobilnych
  • archiwizację danych i dokumentów, dzięki czemu organizacja może zmniejszyć koszty przechowywania

OpenText – funkcjonalności


Zarządzanie dokumentacją

System zarządzania dokumentacją OpenText umożliwia bezpieczne klasyfikowanie, organizowanie oraz współdzielenie dokumentów i innych treści korporacyjnych.

Dużą zaletą jest także możliwość wyszukiwania pełnotekstowego; wysoką precyzję wyszukiwania gwarantują rozszerzone atrybuty metadanych.

Do istotnych funkcjonalności rozwiązań OpenText w zakresie zarządzania dokumentacją, należą też zintegrowane mechanizmy notyfikacji oraz wszechstronny audyt operacji z możliwością wysyłania powiadomień (zarówno pojedynczych, jak i zbiorczych), poprzez e-mail.

Zarządzanie danymi

Kluczowym wyróżnikiem podejścia OpenText jest połączenie i zsynchronizowanie treści ustrukturyzowanych (przechowywanych w relacyjnych bazach danych, np. w aplikacjach biznesowych SAP) i nieustrukturyzowanych (przechowywanych najczęściej w postaci skanów, dokumentów i innych treści w repozytoriach ECM). Procesy biznesowe, kontrolowane przez SAP, są wzbogacane o nieustrukturyzowane treści, nadając tym samym wybranych krokom w procesie biznesowym właściwego kontekstu.

Rozwiązanie xECM dostarcza także mechanizmy bezpiecznego, zgodnego z wymogami prawa i wewnętrznych polityk firmowych przechowywania treści w sposób długotrwały (records management).

Archiwizacja danych

Aplikacje firmy OpenText typu Document Access czy Archiving pozwalają zarządzać zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu najnowocześniejszych technologii oraz wiedzy eksperckiej liderów rynku oprogramowania biznesowego, a przy tym zapewniają wysoki poziom integracji, np. z systemami SAP. Tworzą jednolitą platformę, która pozwala na bezpieczne zarządzanie wszystkimi informacjami biznesowymi, zarówno uporządkowanymi, jak i nieuporządkowanymi, przy wykorzystaniu centralnego repozytorium. Pozwalają również na powiązanie treści dokumentów z procesami biznesowymi.

Do najczęściej wykorzystywanych funkcjonalności systemu należy archiwizowanie dokumentów różnego typu, w tym dokumentów finansowych typu faktura kosztowa.

Dzięki dodatkowej integracji z narzędziami do rozpoznawania tekstu i ekstrakcji danych ze skanów oraz dokumentów PDF wystarczy skanowanie faktur, by umożliwić ich klasyfikowanie oraz łatwe odnajdywanie w razie potrzeby, bez konieczności ich przepisywania

OpenText – możliwości

Szacuje się, że nawet 90% informacji biznesowych przechowywanych jest w nieuporządkowanej, tj. niemającej oczywistych powiązań z procesami biznesowymi, postaci. System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala te informacje oraz procesy powiązać.

OpenTex Content Suite/xECM zarządza treścią na wszystkich etapach jej cyklu życia, począwszy od jej utworzenia. Treść można tworzyć w formie elektronicznej w aplikacjach takich jak Office 365 lub jako dokumenty papierowe, takie jak faktury. Niezależnie od pochodzenia, Content Suite jest w stanie przechwytywać treści w formacie cyfrowym i zarządzać nimi, dzięki czemu treści są łatwe do znalezienia i użycia. Umożliwia poszczególnym osobom udostępnianie i komunikowanie się z treścią w celu wykonywania zadań i rozwiązywania problemów oraz wykorzystywania informacji do wspierania postępu i zakończenia procesów. Jedną z kluczowych funkcji Content Suite jest możliwość zapewnienia spójnego i systematycznego zarządzania treścią zgodnie z przepisami dotyczącymi zgodności, aby zminimalizować ryzyko regulacyjne. Gdy treść jest kompletna; innymi słowy, nie będzie aktualizowany ani zmieniany w ramach jakiegokolwiek procesu biznesowego, można go archiwizować i przenosić na niedrogie platformy pamięci masowej, dopóki nie zostanie ostatecznie usunięty.

OpenText Vendor Invoice Management (VIM) to faktycznie ABAP add-on (nakładka/dodatek) do SAP ECC i SAP S / 4HANA.

VIM automatyzuje przetwarzanie przychodzących dokumentów do SAP.

Procesy biznesowe zorientowane na dokumenty, takie jak przetwarzanie faktur przychodzących od dostawców lub przychodzących zamówień sprzedaży od klientów są typowymi przypadkami użycia VIM. Po przechwyceniu dane są automatycznie uzupełniane i sprawdzane pod kątem predefiniowanych reguł biznesowych.

Dla menedżerów VIM oferuje kompleksowy zestaw raportów operacyjnych i analitycznych. Ponadto VIM oferuje narzędzia do identyfikacji typowych wyjątków, którymi należy się zająć, aby osiągnąć jeszcze wyższy poziom automatyzacji.

Użytkownicy mogą wybierać między klasycznym interfejsem SAP GUI lub nowoczesnym interfejsem SAP Fiori.

SAP Fiori oferuje responsywny internetowy interfejs użytkownika, który obsługuje komputery stacjonarne i urządzenia mobilne.

VIM obsługuje różne kanały wejściowe, w tym: skanowanie, faks, e-mail, web services.

Obsługuje również różne formaty wejściowe, w tym papier, PDF, TIFF, IDoc i XML.

Istnieją także moduły nastawione na usprawnienie komunikacji – OpenText StreamServe Customer Communications Management (CCM) to rozwiązania, dzięki którym możliwe jest generowanie oraz dystrybucja dokumentów i spersonalizowanych treści za pomocą wielu kanałów komunikacyjnych

OpenText – wdrożenie i korzyści

Eliminacja papierowego obiegu dokumentów i automatyzacja tego procesu, w połączeniu z obsługą wyjątków, pozwala na uzyskanie wyższego poziomu efektywności obsługi różnego typu dokumentów, w tym faktur, pism kancelaryjnych, umów, itd., a co za tym idzie – ograniczenie kosztów całego procesu.

Dzięki regułom ustanowionym podczas konfiguracji systemu, proces staje się przejrzysty. Umożliwia to uzyskanie całkowitej kontroli nad obiegiem dokumentów.

Główne cechy i zalety rozwiązań OpenText

  • przechwytywanie dokumentów z dowolnego źródła (np. sieci biznesowe, EDI, XML, e-mail, skan) i przekazywanie ich bezpośrednio do systemu nadrzędnego;
  • możliwość pełnej – natywnej integracja z systemami SAP, S/4HANA – system działa wewnątrz SAP (add-on do SAP)
  • interfejs SAP GUI i SAP Fiori
  • możliwość obsługi zadań przez urządzenia mobilne dzięki SAP Fiori
  • możliwość śledzenia procesu na każdym jego etapie
  • integracja z rozwiązaniem Intelligent Capture for SAP/OCR zapewniającym optyczne rozpoznawanie znaków na dokumentach (zarówno nagłówków, jak i linii)
  • automatyzacja procesu dla przychodzących zamówień/faktur sprzedaży self billing
  • automatyzacja tworzenia zleceń sprzedaży
  • automatyzacja wprowadzania danych zawartych na fakturze dzięki wykorzystaniu zaawansowanych mechanizmów rozpoznawania danych, w tym machine learning
  • automatyzacja przetwarzania potwierdzeń zamówienia i in.
  • predefiniowane przepływy pracy (workflow) pozwalające na skrócenie czasu wdrożenia
  • automatyczne przydzielanie zadania do użytkowników przypisanych do danej roli w oparciu o wykryte przez system wyjątki biznesowe
  • wgląd do historii dokumentu w dowolnym momencie
  • ogromny zestaw wbudowanych reguł biznesowych dedykowanych dla obsługiwanych typów dokumentów, m.in. automatyczne wykrywanie rozbieżności cenowych, automatyczne wykrywanie duplikatów, automatyczne wykrywanie rozbieżności warunków płatności, wykrywanie niewystarczających zapasów na magazynie, wykrywanie rozbieżności w Incoterms, wykrywanie czy materiał zawarty na fakturze został wprowadzony w SAP, wykrywanie rozbieżności cenowych, wiele dat dostaw na jednym dokumencie i wiele innych biznes reguł i sprawdzeń w standardzie)
  • rozwiązanie certyfikowane przez Centrum Integracji i Certyfikacji SAP (SAP ICC)
  • dostępne standardowe Raporty, w tym graficzne
  • dzielony ekran na każdym etapie procesu, pozwalający na podgląd procedowanego dokumentu
  • możliwość dołączania załączników w różnych formatach
  • automatyczna extrakcja i wprowadzania danych z różnego typu dokumentów
  • znaczne skrócenie czasu procedowania dokumentów
  • możliwość interakcji z Partnerem biznesowym w trakcie procesu (możliwość wysłania mail wraz z załącznikiem – bez potrzeby przechodzenia do poczty elektronicznej)
  • automatyczne zapamiętywanie przez system ręcznie wprowadzanych przez użytkownika danych
  • wsparcie dla języka polskiego
  • możliwość tworzenia dowolnej ilości przestrzeni roboczych
  • możliwość tworzenia formularzy dla poszczególnych typów dokumentów (poniżej widok formularza dla workflow faktur)
  • jedna lista zadań dla różnego typu dokumentów (zgodnie z uprawnieniami)
  • możliwość śledzenia historii dokumentu
  • możliwość podglądu dokumentu na każdym etapie procesu (dzielony ekran)
  • możliwość dodawania komentarzy na każdym etapie procesu
  • wsparcie dla urządzeń mobilnych (iOS i Android)
  • możliwość modelowania workflow dla różnych typów dokumentów (faktury, zamówienia, umowy, pisma kancelaryjne)
  • możliwość pracy w trybie recenzji nad ostateczną wersją danego dokumentu
  • możliwość tworzenia dokumentu z wykorzystaniem szablonu Klienta

Czytaj także: Elektroniczny obieg dokumentów

Jeśli uważasz ten artykuł za wartościowy, podziel się nim proszę.
Pozwoli nam to dotrzeć do nowych osób. Z góry dziękujemy!

Zadbamy o cyfrową transformację Twojego biznesu

Chcesz zabezpieczyć swój biznes przed cyberatakami? A może planujesz cyfrową transformację lub poszukujesz specjalistów IT do projektu? Chętnie pomożemy. Jesteśmy tu dla Ciebie. Porozmawiajmy o profesjonalnych usługach IT dla Twojej firmy.
Skontaktuj się z nami
Dane adresowe
ul. Tęczowa 3 , 60-275 Poznań
NIP: 5213683072
REGON: 360098885
Odwiedź nasze social media:
Lukardi 2021. All Rights Reserved. 
Stworzone z
przez BrandUP!