Optymalizacja procesów ECM. Drobna zmiana — duża korzyść.

Czas czytania: 4 minut
Paweł Przybylski
Optymalizacja procesów ECM

Co to jest ECM?


Systemy ECM (Enterprise Content Management), czyli systemy zarządzania zasobami informacyjnymi, stają się coraz bardziej powszechne w przedsiębiorstwach, a ich użytkowników przybywa proporcjonalnie do rosnącej ilości treści, jakimi przedsiębiorstwa operują. Masowa digitalizacja dokumentów, pozwoliła nie tylko przyspieszyć dotąd analogowe procesy, ale dała zupełnie nowe możliwości w zakresie ich kształtowania, co znacząco wpłynęło na sprawność ich przetwarzania.  

Usprawnienia i optymalizacja procesów

Usprawnianie i optymalizacja procesów to nieodłączny element każdego przedsiębiorstwa. Na bazie coraz większej świadomości i rosnących potrzeb w tym zakresie, w ostatnim czasie coraz popularniejsza staje się ich robotyzacja oraz automatyzacja. Czy jednak jest to jedyna droga? Być może warto zacząć od czego innego? Jako analityk RPA (Robotic Process Automation), a jednocześnie wieloletni konsultant ECM, chciałbym podzielić się doświadczeniami i historiami z ostatnich kilku lat mojej pracy, gdzie nie automatyzacja, lecz lepsze wykorzystanie programowania ECM dało realne korzyści firmie.  

Jednym z większych, a jednocześnie bardzo nieuświadomionych, problemów jest niedostateczna znajomość oprogramowania wykorzystywanego przez jego użytkowników, a nawet przez osoby je wdrażające. 

Przykład 1 — Skanowanie i przesyłanie faktur

Jako przykład podam tu proces napotkany w jednej z firm, dotyczący skanowania faktur i przesyłania ich do workflow w systemie SAP.

Proces był prosty:
1. Zeskanować
2. Uzupełnić standardowe dane
3. Wysłać do systemu.

I tak dla każdego dokumentu. Firma posiadała oddzielne stanowisko dla osoby zajmującej się skanowaniem. Jakież było zaskoczenie, gdy okazało się, że ten sam program potrafi zeskanować wszystkie dokumenty naraz i automatycznie je rozdzielić. Mało tego, wszystkie dokumenty mogą także zostać jednocześnie wysłane do systemu. Proces ten funkcjonował w firmie już kilka lat w ten sam sposób, a zatrudnionych do niego było kilka osób. Po zmianie czas potrzebny na wykonanie czynności został zmniejszony o minimum 80%, co dało bardzo realne oszczędności firmie, w dodatku bez angażowania jakichkolwiek dodatkowych środków. 

Nie zawsze zmiany są jednak tak oczywiste i widoczne. Często zdarza się, że dopiero nowe wersje oprogramowania otwierają nowe możliwości optymalizacji procesu — lecz nie zawsze ta wiedza jest dostępna dla użytkowników końcowych. Dlatego ważne jest, aby osoby odpowiedzialne nie za proces, lecz za utrzymanie oprogramowania, posiadały odpowiednio aktualną wiedzę. Posłużę się tutaj kolejnym przykładem archiwizacji, w którym pliki typu PDF należało zarchiwizować do formatu TIFF, także w systemie SAP. 

W powyższym przykładzie wykorzystany został fakt, iż oprogramowanie skanujące zyskało samo w sobie możliwość konwersji plików z PDF do TIFF, co nie było możliwe we wcześniejszych wersjach oprogramowania. Dzięki temu można było zupełnie pominąć jeden etap procesu, który w dodatku zajmował najwięcej czasu. Zmiana ta nie tylko była udogodnieniem dla obsługujących proces osób, lecz w skali wielu tysięcy dokumentów codziennie pojawiających się w firmie, było to znaczące poprawienie wydajności obsługi. 

Możemy stwierdzić, iż dobrym momentem na to, żeby przyjrzeć się trochę bardziej niż zwykle procesom i powiązanymi z nimi funkcjami oprogramowania, jest moment ich aktualizacji w przedsiębiorstwie. To właśnie wtedy warto spojrzeć na dokumentację, porozmawiać z użytkownikami, a także z osobami ze wsparcia technicznego i dowiedzieć się jak realnie wykorzystuje się obecnie rozwiązania i poddać je, chociażby uproszczonej analizie w kontekście dostępnych funkcji w oprogramowaniu. Takie drobne zmiany parametrów lub małe dodatkowe funkcjonalności pozwalają osiągać niemałe efekty optymalizacji i uzyskiwać realne korzyści finansowe, bez konieczności sięgania po zewnętrzne narzędzia automatyzacyjne. 

Przykład 2 - Sprawdzanie jakości konwersji

Sięgnijmy po więcej przykładów. Podczas pracy z jednym z klientów zauważyłem, że ma świetnie zoptymalizowaną archiwizację poprzez rozszerzenie funkcjonalności jednego z zewnętrznych produktów służących do archiwizacji, przy pomocy specjalnego raportu w systemie SAP. Proces posiadał jednak mały mankament – podczas masowej archiwizacji, przy każdym dokumencie należało potwierdzić jakość konwersji dokumentu w wyskakującym oknie, co powodowało, że użytkownik nie był w stanie nic w tym czasie robić innego, jak klikać potwierdzania. Pomimo iż i tak proces ten był już szybszy od standardowego, warto było się przyjrzeć temu co się dzieje. Ustaliliśmy z klientem, że tak naprawdę jakość konwersji nie jest sprawdzana, ponieważ nie zdarzyło się jeszcze, aby była ona nieprawidłowa. Przy pomocy zmiany tylko dwóch parametrów w oprogramowaniu, monity zostały wyłączone, a dodatkowo wprowadziliśmy także ustawienie, pozwalające na utrzymanie zalogowania programu archiwizującego do SAP przez cały dzień. To dało korzyść rzędu 3-15 minut dziennie na osobę, co przy zespole 60 osób miało już niebagatelne znaczenie.  

Jak uzyskać lepsze wyniki w optymalizacji procesów ECM

Poprzez przytoczone historie, chciałbym zwrócić uwagę na to, iż nie zawsze istnieje potrzeba korzystania z wymyślnych narzędzi RPA do uzyskania bardzo dobrych wyników optymalizacji procesów ECM. Niejednokrotnie, a w szczególności w przypadku procesów, które funkcjonują w organizacji wiele lat, znacznie lepszym pomysłem jest zweryfikowanie procesów pod kątem funkcji, jakie już wdrożone oprogramowanie posiada. Jest to znaczenie bardziej optymalne pod względem kosztów jak i czasu wdrożenia zmian, gdyż w większości przypadków nie powoduje trudnych implementacyjnie sytuacji.  

Świetnie w tym aspekcie sprawdzają się produkty firmy OpenText, których możliwość konfiguracji znacząco przewyższa konkurencję, a dodatkowo produkty te są ciągle mocno rozwijane o kolejne funkcjonalności. Dzięki temu z każdą kolejną nową wersją oprogramowania bardzo często jesteśmy w stanie udoskonalić kolejny element procesu ECM.  

Zapraszamy do współpracy

Jeśli temat optymalizacji procesów spotkał się z zainteresowaniem, zapraszam do kontaktu. Nasz zespół doświadczonych ekspertów jest w stanie wesprzeć, nie tylko we wdrożeniach, ale także w utrzymaniu i optymalizacji już istniejących systemów. Nasi konsultanci pomogą maksymalnie wykorzystać możliwości posiadanego oprogramowania, aby jak najkorzystniej mogło optymalizować pracę przedsiębiorstwa.  

Autor tekstu: Paweł Przybylski (pawel.przybylski@lukardi.com)

Przeczytaj też:

Jeśli uważasz ten artykuł za wartościowy, podziel się nim proszę.
Pozwoli nam to dotrzeć do nowych osób. Z góry dziękujemy!

Zadbamy o cyfrową transformację Twojego biznesu

Chcesz zabezpieczyć swój biznes przed cyberatakami? A może planujesz cyfrową transformację lub poszukujesz specjalistów IT do projektu? Chętnie pomożemy. Jesteśmy tu dla Ciebie. Porozmawiajmy o profesjonalnych usługach IT dla Twojej firmy.
Skontaktuj się z nami
Darmowy e-book

Wszystko, co musisz wiedzieć
o migracji z SAP ERP na SAP S/4HANA

Nasz zespół ekspertów przygotował dla Ciebie
e-poradnik, dzięki któremu zrobisz to łatwo, bezboleśnie i bez szkody dla bezpieczeństwa
Twojej firmy.

To praktyczna wiedza podana w przystępnym
języku - zupełnie za darmo.
Pobierz darmowego e-booka
Dane adresowe
ul. Tęczowa 3 , 60-275 Poznań
NIP: 5213683072
REGON: 360098885
Odwiedź nasze social media:
Lukardi 2021. All Rights Reserved. 
Stworzone z
przez BrandUP!