Quo Vadis fakturo? Nadchodzi era e-faktur w Polsce.

Papierowe faktury do lamusa

Pierwsza papierowa faktura została wystawiona w 1504 roku w Holandii i od tego czasu ta forma dokumentowania handlu towarzyszy nam po dziś dzień. W dobie powszechnej cyfryzacji przełomem dla wymiany informacji księgowej była możliwość wysłania skanu lub wygenerowanych cyfrowo dokumentów, co z kolei przełożyło się na usprawnienie ogólnego procesu.

Proces ten miał jednak nadal pewne wady – nadal konieczne było wprowadzenie otrzymanych danych do systemu księgowego, co niejednokrotnie wiązało się z ręcznym wpisywaniem. Nie stanowi to być może większego problemu w przypadku małych ilości dokumentów, jednak przy skali na przykład tysięcy faktur miesięcznie, jest to już niemałe utrudnienie, w dodatku narażone na znaczące błędy.

Z pomocą przyszły tutaj systemy OCR (Optical Character Recognition), które pozwalały na skanowanie dokumentów, przy jednoczesnym odczycie wartości. W miarę rozwoju technologii i połączeniu jej ze sztuczną inteligencją powstały takie systemy jak OpenText Intelligent Caputre, które potrafią „uczyć się” faktur i w sposób zautomatyzowany same rozpoznają odpowiednie pola na dokumentach i skutecznie wpisują ich wartości bezpośrednio do systemu docelowego.

Wchodzi w życie Krajowy System eFaktur (KSeF)

Rok 2022 i 2023 będzie jednak rewolucyjny pod względem wymiany faktur w Polsce. Wszystko to za sprawą nowego rozporządzenia, które wprowadza do życia Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czym jest KSeF? Jest to centralny, rządowy system, służący do pośredniczenia w elektronicznej wymianie faktur pomiędzy podmiotami gospodarczymi.

Co się zmieni?

Przede wszystkim, już nie będziemy mieć do czynienia z fakturami papierowymi lub PDF pomiędzy polskimi kontrahentami. Od teraz liczyć się będzie już tylko czysta informacja i suche dane, pogrupowane w z góry ustalony i zunifikowany dla wszystkich sposób w formie plików xml, niemal zupełnie niewidocznych dla użytkowników. Systemy przedsiębiorstw będą generować i odbierać pliki automatycznie, z wykorzystaniem centralnego repozytorium KSeF.

Czy to oznacza likwidację papierowego obiegu faktur?

Z pewnością nie dla wszystkich. Przedsiębiorstwa posiadające zagraniczną wymianę handlową, nie unikną korzystania z faktur papierowych lub przynajmniej ich zwizualizowanej formy elektronicznej jeszcze przez jakiś czas.

Zalety wprowadzenia integracji systemów obiegu dokumentów (ECM)
Zalety wprowadzenia integracji systemów obiegu informacji (ECM)

Prosta integracja?

Wyzwania, przed jakimi staną przedsiębiorstwa, to przede wszystkim konieczność integracji swoich obecnych, niejednokrotnie bardzo złożonych systemów z KSeF. Dodatkowo pojawia się tutaj także czynnik presji czasu, ponieważ powinny być one gotowe do komunikacji z KSeF od 1 kwietnia 2023. W zdecydowanej większości przypadków wymagać to będzie dodatkowego interfejsu, ponieważ systemy nie posiadają jeszcze swoich natywnych rozwiązań dostosowanych do wymogów KSeF.

Jedną z zalet takiego interfejsu jest możliwość centralnego podłączenia wielu różnych systemów i odpowiednie rozdzielenie ruchu faktur pomiędzy nimi. Pozwala to także obniżyć koszty, ponieważ do podłączenia wykorzystywane są już wbudowane mechanizmy tychże systemów, tłumaczone bezpośrednio w interfejsie z/na odpowiedni format xml.

Skorzystaj z naszych usług. Sprawdź naszą ofertę!

Jeśli temat wymiany faktur i integracji z KSeF spotkał się z Twoim zainteresowaniem, skontaktuj się z naszymi specjalistami. LUKARDI posiada wieloletnie doświadczenie w integracji systemów obiegu informacji (ECM), dzięki czemu jesteśmy w stanie wesprzeć przedsiębiorstwa w zakresie transformacji cyfrowych procesów wymiany dokumentów.

Przeczytaj również podobne artykuły:

Lukardi S.A. Strategicznym Partnerem OpenText™ w Europie Środkowo-Wschodniej.

Lukardi S.A. została Partnerem Strategicznym firmy OpenText™ (NASDAQ: OTEX), (TSX: OTEX) z siedzibą w Toronto.

Lukardi jest wieloletnim partnerem OpenText. W tym czasie zrealizowała wiele projektów technologicznych z wykorzystaniem narzędzi i rozwiązań OpenText w Polsce i na świecie rozwijając swoje kompetencje i budując coraz liczniejszy zespół ekspertów i specjalistów.

„Znajdujemy się w bardzo wzrostowej fazie zapotrzebowania na cyfryzację procesów biznesowych w skali globalnej i lokalnej. OpenText dokonał w ostatnim czasie znaczących inwestycji w Polsce w lokalny zespół sprzedaży prowadzony przez Rafała Łabę – Dyrektora Sprzedaży na region CEE oraz zespół konsultantów celem wsparcia naszych klientów oraz partnerów. Wzajemna ścisła współpraca między Lukardi i OpenText sprawia, że nasze rozwiązania są dostępne dla najbardziej wymagających klientów i cieszę się, że możemy wspierać Lukardi i jej klientów w tak kompleksowy sposób na miejscu” – mówi Zbigniew Marcinkowski, Strategic Partner Manager | CEE w OpenText.

„Partnerstwo z OpenText jest dla nas kluczowe z punktu widzenia rozwoju. Cieszymy się, że możemy pracować w oparciu o wiodącą technologię i otrzymywać wsparcie w tak skuteczny sposób. Notujemy ciągle rosnące zainteresowanie szerokim portfolio produktowym naszego Partnera. Będąc Partnerem Strategicznym mamy zarówno prawa jak i obowiązki, ale z pewnością przełoży się to na zwiększenie naszych nakładów inwestycyjnych i rozbudowę zespołu, a te z kolei na coraz większe możliwości operacyjne i najwyższą jakość obsługi naszych Klientów” – mówi Krzysztof Luty, Prezes Zarządu Lukardi S.A.