BRANŻA BUDOWLANA

SAP fakturahantering av OpenText

Rozwiązania SAP | Faktury i finanse

BRANŻA BUDOWLANA

Profil Klienta

Wiodący producent cementu w Polsce, będący częścią międzynarodowej grupy, jednego z największych koncernów budowlanych na świecie. Firma specjalizuje się w produkcji wysokiej jakości cementów, wykorzystywanych w różnorodnych projektach budowlanych, od infrastruktury po budownictwo mieszkaniowe. Firma stawia na innowacje, zrównoważony rozwój i minimalizowanie wpływu na środowisko, dbając jednocześnie o najwyższe standardy obsługi klientów.

Wyzwania

Klient poszukiwał rozwiązania do elektronicznego obiegu faktur kosztowych - natywnie zintegrowanego z systemem ERP SAP. Szczególnie ważna dla klienta była automatyzacja procesów tak, aby jak największa ilość faktur kosztowych (FI) oraz magazynowych (MM) księgowała się automatycznie – bez ingerencji użytkowników, w oparciu o procedurę 3-Way Matching. Ważnym aspektem było również wdrożenie bezpiecznego repozytorium do długoterminowego przechowywania dokumentów, zgodnego z wymaganiami SOX.

Cel wdrożenia

Uporządkowanie i optymalizacja procesów biznesowych zachodzących w Firmie poprzez: wdrożenie automatycznego rozpoznawania danych z dokumentów finansowych wraz z ich elektronicznym obiegiem, archiwizacją oraz sprawdzonych standardów obsługi faktur;

Rozszerzenie obecnie funkcjonującej w Organizacji logiki workflow akceptacyjnego dla zamówień tak, aby objąć rozwiązaniem wszystkie – wymagane biznesowo obszary;

Zmaksymalizowanie przypadków całkowitej zgodności faktury z zamówieniem oraz dokumentem PZ/GR, a co za tym idzie zwiększenie liczny przypadków automatycznego księgowania faktury w referencji do zamówienia;

Stworzenie jednego, bezpiecznego miejsca przechowywania dokumentów finansowych typu faktura (elektroniczne archiwum) oraz zbudowania modelu dostępu do nich dla wszystkich zaangażowanych w obieg jednostek organizacyjnych w oparciu o odpowiednie profile uprawnień;

Eliminacja obiegu papierowego dokumentów finansowych będących podstawą do dokonywania płatności;

Eliminacja ryzyka podwójnych płatności;

Redukcja kosztów obsługi faktur i zwiększenie możliwości ich przetwarzania.

„Jesteśmy pod dużym wrażeniem

IT Manager / CIO

Kluczowe informacje o projekcie

Zakres prac

Implementacja systemu Vendor Invoice Management (VIM) – VIM wspiera zarządzanie fakturami dostawców, umożliwiając automatyzację procesów związanych z obiegiem i zatwierdzaniem dokumentów księgowych. Kluczowym elementem wdrożenia jest integracja z technologią OCR, która pozwala na automatyczne rozpoznawanie i przetwarzanie informacji z faktur dostawców.

Implementacja cyfrowego archiwum - w ramach wdrożenia przewidziano także digitalizację i archiwizację dokumentów księgowych. Archiwizacja pozwoli na usprawnienie dostępu do dokumentacji oraz przyspieszy proces audytów i analiz finansowych.

Rozszerzenie strategii zatwierdzeń dla zamówień - rozbudowa istniejącego systemu zatwierdzania zamówień o nowe kryteria i ścieżki akceptacyjne. Celem jest zwiększenie kontroli nad procesem zakupowym oraz wprowadzenie bardziej szczegółowych scenariuszy zatwierdzeń.

Etapy projektu

Zbieranie wymagań biznesowych i analiza

Konfiguracja środowiska systemu oraz implementacja  rozszerzeń

 

Testy systemu a następnie szkolenia dla użytkowników końcowych i administratorów

Start produkcyjny systemu

Realizacja projektu

Etap I – Zbieranie wymagań biznesowych i analiza

Na tym etapie przeprowadziliśmy dokładną analizę wymagań biznesowych oraz opracowaliśmy dokument koncepcji biznesowej, uwzględniając szczegółowe procesy i potrzeby klienta, aby dostosować system do jego specyfiki.

Etap II – Konfiguracja środowiska systemu oraz  implementacja zidentyfikowanych rozszerzeń

Wdrożenie objęło konfigurację środowiska rozwiązania workflow dla faktur – w tym Repozytorium, OCR, rozwiazania do automatycznego wstawiania kodów paskowych (barcode) na obrazie faktury oraz implementację zidentyfikowanych rozszerzeń, dzięki którym system stał się bardziej dostosowany do wymagań klienta.

Etap III – Testy systemu a następnie Szkolenia dla użytkowników końcowych i administratorów

Przeprowadziliśmy kompleksowe testy jednostkowe (Unit Test) oraz integracyjne (SIT). Porwadziliśmy aktywne wsparcie użytkowników podczas testów akceptacyjnych (UAT) aby upewnić się, że wszystkie procesy działają prawidłowo i spełniają oczekiwania jakościowe oraz funkcjonalne.

Zorganizowaliśmy i przeprowadziliśmy również szkolenia, dzięki którym użytkownicy końcowi i administratorzy systemu mogli poznać jego funkcje i samodzielnie go obsługiwać.

Etap IV – Start produkcyjny systemu

Ostatecznie system został uruchomiony w środowisku produkcyjnym, co umożliwiło klientowi pełne korzystanie z jego funkcji.

Kamienie milowe

Do kluczowych kamieni milowych projektu należały: opracowanie i zaakceptowanie przez Klienta koncepcji biznesowej, zakończenie testów oraz uruchomienie systemu w środowisku produkcyjnym.

Efekty projektu

Dzięki przeprowadzeniu projektu osiągnęliśmy zakładane cele, które spełniły oczekiwania Klienta.

Zwiększenie wydajności i jakości pracy, dzięki zautomatyzowanemu i usprawnionemu procesowi, w tym zatwierdzeniom mobilnym

Wzmocniona kontrola w Organizacji dzięki przejrzystej historii procesu

Możliwość alokacji kosztów w kontekście zarządzania kapitałem obrotowym

Przyspieszenie procesu, dzięki automatycznemu rozpoznaniu danych zawartych na fakturze, automatyzacji procesów i kontroli

Stały wzrost ilości faktur PO księgowanych automatycznie – bez ingerencji człowieka

Zwiększenie bezpieczeństwa, np. brak możliwości dostępu do danych przez nieuprawnione osoby

Redukcja błędów manualnych dzięki optycznemu rozpoznawaniu tekstu (OCR)

Część obowiązków Księgowości delegowana na inne działy

Dla osób uprawnionych – szybki dostęp do informacji związanych z etapem procedowania faktury

Czyste biurka w Księgowości – brak papieru na biurkach

Wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu

Dina behov,
vårt stöd.
Låt oss prata

Dina behov, vårt stöd.
Låt oss prata

Dina behov, vårt stöd. Låt oss prata om det