Kontrola nad obiegiem dokumentów w organizacji to wciąż często niedoceniany aspekt oszczędności i optymalizacji.
Z uwagi na brak powszechności dobrych rozwiązań dla tego obszaru, procesy obiegu dokumentów ewoluują bardzo powoli. Co więcej, najczęściej wynikają z wewnętrznych prób udoskonalania procesu.
Niemniej świadomość potrzeb w obszarze lepszej kontroli nad dokumentami zdecydowanie rośnie. Jest podyktowana nie tylko zmieniającymi się wymaganiami biznesowymi, ale przede wszystkim koniecznością uwolnienia, chociażby zasobów czasowych, aby przekierować je
w najbardziej istotne dla rozwoju organizacji miejsca.
Wciąż głównym problem z zakresie obiegu dokumentów jest ich papierowa forma.
To właśnie ona powoduje różnego rodzaju wąskie gardła całego procesu, takie jak:
- skanowanie,
- wprowadzanie danych do systemu,
- archiwizacja.
Dobry system pozwalający na kontrolę nad dokumentami, powinien więc wyróżniać się maksymalną optymalizacją procesu na każdym etapie cyklu życia dokumentu.
Mowa tutaj nie tylko o jego bieżącym obiegu, ale także zarządzaniu jego retencją i usunięciu
z archiwum po odpowiednim czasie, zgodnie z wymaganiami prawnymi.
Podejmując decyzję o inwestycji w narzędzia warto wybrać te, które bazują przede wszystkim na sprawdzonych rozwiązaniach. W połączeniu z wieloletnim doświadczeniem dostawcy
w obszarze obiegu dokumentów oraz przy zaimplementowaniu najlepszych praktyk otrzymacie pewność, że procesy w przedsiębiorstwie będą przebiegały sprawnie
i bezpiecznie.
Jako wieloletni partner OpenText, naszym klientom rekomendujemy sprawdzone narzędzie do usprawnienia procesów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, którym jest OpenText Extended ECM.
Jest to gotowe, kompleksowe rozwiązanie, które można elastycznie dopasować do problemów związanych z obiegiem dokumentów pojawiających się w każdej branży.
Ta najbardziej kompletna i zintegrowana platforma do zarządzania informacjami umożliwia naszym klientom między innymi:
- organizowanie,
- indeksowanie,
- klasyfikowanie,
- skanowanie,
- integrowanie,
- zabezpieczanie i przetwarzanie dokumentów,
- a także integrację z innymi systemami i aplikacjami biznesowymi podczas ich przepływu przez procesy biznesowe wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Tak zintegrowana konstrukcja jest w stanie nie tylko całościowo objąć dowolny proces związany z dokumentami, ale także podwyższyć ich poziom bezpieczeństwa w Twojej organizacji.
Jeśli zainteresował Cię ten temat i chciałbyś poznać więcej szczegółów dotyczących praktycznych rozwiązań obiegu dokumentów - zapraszam Cię na webinar, na którym wraz z Mateuszem Grębowiczem pokażemy w jaki sposób zyskać kontrolę nad dokumentami.
Do zobaczenia!
Artykuły, które mogą Cię zainteresować: