Webinar "Kontrola nad dokumentami - elastyczny i skalowalny obieg dokumentów"
Zarejestruj się
Konferencja Migracja do S/4HANA - Warszawa 5 czerwca
Zapisz się
Webinar "Kontrola nad dokumentami - elastyczny i skalowalny obieg dokumentów"
Zarejestruj się
E-book "Bezpieczeństwo SAP S/4 HANA"
Pobierz za darmo
Konferencja Migracja do  S/4HANA - Warszawa 5 czerwca
Zapisz się

Archiwizacja w świecie SAP: zgodność, bezpieczeństwo i efektywne zarządzanie

Czas czytania: 5 minut
Paweł Przybylski
archiwizacja dokumentów


Jak bezpiecznie i efektywnie zarządzać archiwizacją dokumentów w SAP?

W dzisiejszej erze cyfrowej gromadzenie ogromnych ilości danych stało się powszechne dla organizacji w różnych sektorach. Często pojawiającym się zagadnieniem jest, jak efektywnie zarządzać tymi danymi, aby zapewnić płynność operacji. To właśnie archiwizacja danych w systemie SAP, odgrywa kluczową rolę.

Archiwizacja danych to proces przenoszenia mniej ważnych, ale wciąż istotnych informacji do dedykowanego archiwum, pozostawiając główną bazę danych oczyszczoną z obciążających zasobów danych historycznych. Istnieje wiele powodów, dla których archiwizacja danych staje się coraz bardziej istotna dla organizacji.

W artykule przyjrzymy się bliżej roli archiwizacji danych w systemie SAP. Przedstawimy kluczowe korzyści płynące z dobrze zaprojektowanej archiwizacji danych i omówimy najważniejsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas implementacji skutecznej strategii archiwizacji w kontekście systemu SAP. Odkryjmy, jak optymalne zarządzanie danymi archiwalnymi może przynieść znaczące korzyści organizacjom, poprawiając ich wydajność, oszczędzając zasoby i zapewniając zgodność z przepisami prawnymi.

Jakie korzyści dla przedsiębiorstwa daje archiwizacja dokumentów?

1. Wydajność

Po pierwsze, dobrze zaprojektowana archiwizacja danych umożliwia optymalizację wydajności systemu, eliminując zbędne obciążenia i skracając czasy odpowiedzi.

Dzieje się tak poprzez eliminację zbędnych obciążeń, które wynikają z przechowywania dużych ilości danych w głównej bazie danych.  Poprzez przeniesienie tych informacji do dedykowanego archiwum, baza danych staje się zdecydowanie lżejsza i bardziej responsywna, co przekłada się na skrócenie ogólnego czasu odpowiedzi systemu. Dzięki temu użytkownicy mogą szybciej i bardziej efektywnie korzystać z systemu SAP, co wpływa na poprawę ich produktywności. Dodatkowo, redukcja obciążeń systemowych ma pozytywny wpływ na stabilność działania systemu, minimalizując ryzyko awarii lub spowolnień.

Wydajność archiwizacji danych może być dodatkowo zwiększona poprzez wykorzystanie rozproszonych systemów archiwizacji oraz serwerów cache. Rozproszenie umożliwia równomierne rozłożenie obciążenia pomiędzy wiele serwerów, co przyspiesza proces przenoszenia danych do archiwum. Dodatkowo, pozwala także na skalowalność archiwizacji, co oznacza, że organizacje mogą łatwo dostosowywać swoje zasoby archiwizacyjne do rosnącej ilości danych.

Wykorzystanie serwerów cache również przyczynia się do poprawy wydajności archiwizacji. Serwery cache przechowują często używane dane w pamięci podręcznej, umożliwiając szybki dostęp do nich bez konieczności odwoływania się do głównej bazy danych. Dzięki temu, operacje archiwizacji mogą być przyspieszone, a czas potrzebny na przeniesienie danych do archiwum zostaje zredukowany.

Kombinacja rozproszonych systemów archiwizacji i serwerów cache tworzy efektywne środowisko archiwizacyjne, w którym zarówno przenoszenie danych do archiwum, jak i ich odczyt z archiwum, odbywają się sprawnie i szybko.

2. Optymalizacja kosztów

Archiwizacja danych przyczynia się do znacznego oszczędzania przestrzeni dyskowej, co jest szczególnie ważne w przypadku organizacji, które generują ogromne ilości danych. Oszczędność ta wynika z przenoszenie starszych i mało używanych danych na wolniejsze i tańsze dyski. Dzięki temu, główne zasoby pamięci dyskowej mogą być zarezerwowane dla najważniejszych i częściej używanych informacji, co przekłada się na zmniejszenie kosztów związanych z inwestycją w droższe nośniki danych.

Dodatkowo, archiwizacja danych prowadzi do zmniejszenia wielkości bazy danych, co ma bezpośrednie konsekwencje nie tylko dla zmniejszenia kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury, ale także na znaczącą redukcję kosztów komercyjnych licencji bazy danych, które najczęściej są uzależnione od jej wielkości.

Dzięki takiemu aspektowi optymalizacji kosztów archiwizacji, organizacje mogą skoncentrować swoje zasoby na najważniejszych i aktywnie używanych informacjach, jednocześnie zachowując dostęp do mniej istotnych danych.

3. Wymagania prawne

Ponadto, poprzez przeniesienie starszych danych do archiwum, możliwe jest skuteczne zachowanie zgodności z przepisami prawnymi i regulacjami dotyczącymi przechowywania danych, co stanowi kolejny kluczowy powód, dla którego archiwizacja jest nieodzowna. Zgodność z przepisami, takimi jak chociażby RODO, wymaga od organizacji skrupulatnego przestrzegania określonych okresów przechowywania danych.

Archiwizacja danych w systemie SAP umożliwia organizacjom dokładne zarządzanie cyklem ich życia, umożliwiając automatyczne przenoszenie i przechowywanie starszych danych zgodnie z wymaganymi przepisami. W ten sposób organizacje nie tylko minimalizują ryzyko naruszenia prawa, ale także unikają sankcji i potencjalnych konsekwencji związanych z nieprzestrzeganiem przepisów.

Dodatkowo, archiwizacja danych umożliwia organizacjom szybkie i efektywne przeprowadzenie audytów oraz udokumentowanie zgodności z przepisami. Dostęp do archiwizowanych danych w formie łatwo przeszukiwalnej i niezmienionej chroni organizacje przed utratą ważnych informacji oraz umożliwia odpowiednie reagowanie na ewentualne audyty i kontrole.

W ten sposób, archiwizacja w SAP pełni istotną rolę w zapewnieniu zgodności z przepisami prawnymi i regulacjami dotyczącymi przechowywania danych, co jest niezbędne dla organizacji działających w różnych branżach, szczególnie tych podlegających rygorystycznym wymogom regulacyjnym.

4. Bezpieczeństwo danych

Odpowiednia archiwizacja danych i dokumentów w systemie SAP zapewnia dodatkową warstwę ochrony dla przechowywanych informacji. Przenoszenie danych do archiwum umożliwia izolację ich od codziennych operacji, minimalizując ryzyko ich utraty lub uszkodzenia w przypadku awarii systemu lub ataku cybernetycznego.

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych, archiwizacja może być wspierana przez różne mechanizmy, takie jak szyfrowanie danych, zarządzanie dostępem i audyt. Szyfrowanie danych zapewnia, że informacje w archiwum są chronione przed nieupoważnionym dostępem, nawet gdy archiwum jest przechowywane w zewnętrznej lokalizacji lub w chmurze. Zarządzanie dostępem pozwala kontrolować, kto ma uprawnienia do odczytu, zapisu i modyfikacji danych w archiwum, zapewniając ograniczenie dostępu tylko do autoryzowanych użytkowników. Audytowanie działań w archiwum umożliwia monitorowanie i śledzenie operacji, zapewniając transparentność i odpowiedzialność w przypadku wystąpienia incydentów.

Ponadto, tworzenie kopii zapasowych danych archiwalnych jest kolejnym elementem zabezpieczania danych. Regularne tworzenie kopii zapasowych i ich przechowywanie na odseparowanych nośnikach lub w zewnętrznych lokalizacjach chroni przed ich utratą w przypadku uszkodzenia sprzętu lub klęski naturalnej. Zabezpieczanie danych jest nieodzowne dla organizacji, które przechowują informacje w systemie SAP. Archiwizacja danych, wraz z odpowiednimi środkami ochrony, zapewnia spokój, wzmacniając zaufanie do integralności, poufności i dostępności danych, co jest kluczowe dla operacyjnej ciągłości biznesowej i spełnienia wymogów regulacyjnych.

Podsumowanie

Archiwizacja danych i dokumentów w systemie SAP ma wiele korzyści i istotnych aspektów. Zapewnia optymalizację wydajności systemu, oszczędność przestrzeni dyskowej, zgodność z przepisami prawnymi, minimalizację redundancji danych oraz długoterminowe przechowywanie i konsolidację informacji. Dodatkowo, archiwizacja umożliwia skupienie zasobów na najważniejszych danych, ułatwione wyszukiwanie i odzyskiwanie informacji, a także zwiększa bezpieczeństwo danych poprzez zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie, zarządzanie dostępem i audytowanie operacji.

Jednym z systemów, który spełnia te wszystkie warunki, jest OpenText Archive Center. OpenText Archive Center to zaawansowane i kompleksowe rozwiązanie archiwizacji danych, które integruje się z systemem SAP, umożliwiając efektywne zarządzanie cyklem życia danych, przechowywanie zgodnie z wymaganiami regulacyjnymi oraz ochronę informacji przed utratą i dostępem nieupoważnionym. Dzięki OpenText Archive Center, organizacje mogą mieć pewność, że ich dane są zarządzane w sposób zgodny z najwyższymi standardami bezpieczeństwa, optymalizacji wydajności i zgodności z przepisami.

Archiwizacja danych w systemie SAP, z wykorzystaniem rozwiązań takich jak OpenText Archive Center, zapewnia optymalne wykorzystanie zasobów, minimalizację kosztów, zgodność z przepisami, bezpieczeństwo danych i efektywne zarządzanie informacjami.  

Autor tekstu: Paweł Przybylski

Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.

Przeczytaj inne powiązane artykuły:

Zadbamy o cyfrową transformację Twojego biznesu

Chcesz zabezpieczyć swój biznes przed cyberatakami? A może planujesz cyfrową transformację lub poszukujesz specjalistów IT do projektu? Chętnie pomożemy. Jesteśmy tu dla Ciebie. Porozmawiajmy o profesjonalnych usługach IT dla Twojej firmy.
Skontaktuj się z nami
Darmowy e-book

Wszystko, co musisz wiedzieć
o migracji z SAP ERP na SAP S/4HANA

Nasz zespół ekspertów przygotował dla Ciebie
e-poradnik, dzięki któremu zrobisz to łatwo, bezboleśnie i bez szkody dla bezpieczeństwa
Twojej firmy.

To praktyczna wiedza podana w przystępnym
języku - zupełnie za darmo.
Pobierz darmowego e-booka
Kontakt
kontakt@lukardi.com
+ 48 508 400 203
Dane adresowe
ul. Tęczowa 3 , 60-275 Poznań
NIP: 5213683072
REGON: 360098885
Odwiedź nasze social media:
Dane adresowe
ul. Tęczowa 3 , 60-275 Poznań
NIP: 5213683072
REGON: 360098885
Odwiedź nasze social media:
Lukardi 2024. All Rights Reserved. 
Stworzone z
przez Uxtivity