Jak optymalizować licencje użytkowników SAP?

Każda organizacja używająca SAP regularnie musi weryfikować poziom licencji użytkowników z producentem, do dyspozycji mamy standardowo USMM  lub konsolidacja za pomocą LAW. Te raporty pokazują stan na moment uruchomienia raportu, jednak można pójść kilka kroków dalej i wykorzystać prostą logikę do sporych oszczędności.

A te oszczędności znajdują się w sposobie na optymalizację licencji użytkowników, czyli niczym innym jak dopasowaniem licencji do rzeczywistych potrzeb. Jak to zrobić?

Aby optymalizować licencje dla nazwanych użytkowników w SAP, szczególnie podczas migracji z ECC do S/4HANA, należy zastosować następujące kroki:

• Zidentyfikować obecne licencje przypisane do użytkowników.
• Analizować, w jaki sposób nazwani użytkownicy wykorzystują przydzielone im uprawnienia i czy licencje są adekwatne do ich potrzeb.
• Symulować poziomy licencyjne na podstawie rzeczywistego zużycia dostępów przez użytkowników podczas migracji SAP.

Poniżej przykład wyników analizy licencji userów SAP, gdzie po lewej stronie znajdują się dotychczasowe licencje, a po prawej zmapowane docelowe licencje, na bazie rzeczywistych potrzeb każdego z userów.

Warto też wziąć pod uwagę, że w świecie S/4HANA typy użytkowników nazwanych ulegają zmianie. Na przykład, nie ma już użytkownika typu Limited Professional User, co może spowodować konieczność zwiększenia kosztów przy przepisywaniu użytkowników z ECC do S/4HANA.

Dodatkowe aspekty optymalizacji licencji to:

• Identyfikowanie nieaktywnych lub niepotrzebnych użytkowników, na przykład tych, którzy długo się nie logowali lub już nie pracują w organizacji.
• Zarządzanie Indirect Use/Digital Access, czyli kontrola nad użytkownikami systemów zewnętrznych komunikujących się z systemami SAP (zapisującymi "dokumenty" w SAP)
• Poprawa zarządzania licencjami na platformach cloudowych, które mogą być mniej przejrzyste.
• Optymalizacja typów licencji, zapobieganie przydzielaniu zbyt kosztownych licencji jeśli istnieją tańsze odpowiedniki, które spełnią wymagania użytkowników.
• Wymienianie niewykorzystanych pakietów licencji na te, które są faktycznie potrzebne, bazując na wykorzystaniu uprawnień przez użytkowników.
• Wprowadzenie systemu wczesnego ostrzegania, aby uniknąć przekroczenia przyznanych limitów licencyjnych i potencjalnych dodatkowych opłat.
• Wykrywanie i eliminowanie duplikatów użytkowników w systemach SAP oraz nadużyć związanych z nieprawidłowym liczeniem licencji, zwłaszcza gdy jeden użytkownik posiada wiele kont.

W praktyce, proces optymalizacji wymaga regularnej weryfikacji i dostosowania przypisania licencji do aktualnego używania systemu przez użytkowników oraz bieżącego monitorowania zmian w polityce licencyjnej SAP.

Za pomocą USU Optimization for SAP jesteśmy w stanie zautomatyzować analizę, przypisać odpowiednie potrzebne licencje a w konsekwencji... oszczędzić sporo pieniędzy, które do tej pory mogły być niepotrzebnie wydawane na zbyt duże (i niepotrzebne) licencje.

Chcesz zobaczyć jak to działa?

Zapraszamy na webinar : USU Optimization for SAP - Jak optymalizować licencje użytkowników SAP? - we wtorek 12 grudnia 2023 o godzinie 12:00.
Formularz do zapisów znajduje się poniżej. Do zobaczenia!