OpenText™ Core Capture - jakie przynosi korzyści biznesowe.

Czym jest Core Capture?

OpenText™ Core Capture to aplikacja SaaS do przechwytywania informacji, która wykorzystuje ciągłe uczenie maszynowe do automatyzacji inteligentnej klasyfikacji plików i ekstrakcji danych. Core Capture łączy standardowe funkcje przechwytywania, takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), z potężną technologią sztucznej inteligencji, aby umożliwić inteligentne przetwarzanie dokumentów i bezpieczne kierowanie informacji do właściwych użytkowników i systemów.

Główne cechy i funkcje OpenText™ Core Capture:

• Przechwytywanie Dokumentów: OpenText Core Capture umożliwia automatyczne przechwytywanie danych z różnych rodzajów dokumentów, takich jak faktury, umowy, formularze, itp. Działa to na zasadzie skanowania dokumentów lub importu plików cyfrowych.
• Rozpoznawanie Tekstu: Rozwiązanie wykorzystuje zaawansowane technologie OCR (Optical Character Recognition) do rozpoznawania tekstu na dokumentach. Dzięki temu możliwe jest wyodrębnianie istotnych informacji, takich jak numery faktur, daty, nazwy firm, itp.
• Inteligentne Rozpoznawanie: OpenText Core Capture oferuje inteligentne rozpoznawanie, które może rozróżniać różne typy dokumentów i ekstrahować dane na podstawie ich kontekstu.
  Może to być szczególnie przydatne w przypadku różnorodnych dokumentów biznesowych.
• Automatyzacja Procesów Biznesowych: Przechwycone dane mogą być automatycznie przekazywane do systemów zarządzania dokumentami, systemów ERP (Enterprise Resource Planning) lub innych aplikacji biznesowych. To pozwala na skrócenie cyklu przetwarzania dokumentów i zmniejszenie błędów ludzkich.
• Kontrola Jakości: OpenText Core Capture umożliwia użytkownikom kontrolę jakości przetwarzania dokumentów, co oznacza, że można ręcznie zweryfikować i poprawić rozpoznane dane, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Integracja Z Innymi Rozwiązaniami: To narzędzie jest zintegrowane z innymi produktami OpenText oraz może być dostosowane do potrzeb konkretnej organizacji.
• Bezpieczeństwo Danych: Zapewnia odpowiednie środki bezpieczeństwa danych, takie jak szyfrowanie i kontrole dostępu, aby chronić poufność i integralność przetwarzanych informacji.

Jak działa OpenText™ Core Capture?

Core Capture został zaprojektowany tak, by jego użycie nie sprawiało problemów użytkownikom. Cały proces składa się z czterech kroków, z czego dwa wykonują się po części automatycznie.

• Skanowanie & Import – Etap wprowadzania dokumentu do systemu, możemy wybrać istniejący już dokument bądź skorzystać z podłączonego do komputera skanera.
• Organizacja – sprawdzamy klasyfikację oraz separację dokumentów i ewentualnie je korygujemy. W przypadku zmiany klasyfikacji dokument zostanie jeszcze raz przetworzony, ponieważ to od klasyfikacji zależą pola, jakie zostaną finalnie rozpoznane.
• Przegląd – sprawdzamy rozpoznane dane. Sprawdzamy, czy i jak silnik OCR poradził sobie z wyodrębnieniem danych z dokumentu i ewentualnie korygujemy je (wykorzystujemy do tego Single Click Entry – zaznaczamy odpowiednie wartości zaznaczamy z obrazu dokumentu po prawej stronie).
• Zatwierdzenie – koniec procesu, dokument zostaje wyeksportowany do skonfigurowanego systemu.

Core Capture posiada wbudowane interfejsy do narzędzi firmy OpenText, ale pozwala także na eksport przy wykorzystaniu CMIS czy zapis wyniku na FTP. Istnieje także możliwość integracji z SAP, jak w przypadku integracji z systemem VIM (Vendor Invoice Management) przy procesie Invoice to Pay (I2P).

Po etapie skanowania, a tak faktycznie importu dokumentu do systemu trafia on do silnika OCR, który wykonuje pracę związaną z rozpoznaniem. Narzędzie Core Capture korzysta z dwóch silników OCR – klasycznego silnika nazwanego w tym przypadku Advanced Recognition, używanego dotychczas przez narzędzie Captiva (a później Intelligent Capture) oraz silnika Information Extraction, znanego choćby z narzędzia Intelligent Capture for SAP, umożliwiającego ciągłe uczenie się systemu poprzez bieżące przetwarzanie dokumentów. To, z którego narzędzia skorzystamy zależy w całości od nas i uzależnione jest od wymagań stawianych przed OCR.

Przykłady zastosowania OpenText™ Core Capture

Core Capture jest narzędziem lekkim, dostępnym ad hoc. Najlepiej sprawdzi się w sytuacji niewielkich procesów, w których musimy wprowadzić dokumenty do jakiegoś systemu, najlepiej z odczytanymi już danymi.
Może to być:

• rozliczenie delegacji,
• wprowadzenie nowego kontrahenta lub pracownika w xECM/SAP,
• wrzucenie faktur do systemu księgowego,
• wprowadzenie nowego zamówienia.
  

Przy użyciu Core Capture będziemy mieli pewność, że wszystkie wymagane dokumenty oraz dane są wprowadzone. Nie zawsze możemy zalogować się do jakiegoś dużego systemu, by rozpocząć proces, natomiast Core Capture mamy zawsze pod ręką.

Dodatkowo mamy do wyboru wiele opcji eksportu i udostępnienia danych aplikacjom m.in. OpenText™ Extended ECM, OpenText™ Documentum™, OpenText™ Intelligent Capture, OpenText™ AppEnhancer i innym rozwiązaniom biznesowym wykorzystującym CMIS.

Dlaczego warto wybrać OpenText Core Capture?

1. Continuous machine learning - Ciągłe uczenie maszynowe - Zmniejszenie kosztów konfiguracji i konserwacji poprzez wyeliminowanie konieczności ręcznego szkolenia i okresowej aktualizacji modeli rozpoznawania.
2. Multiple recognition technologies - Wiele technologii rozpoznawania - Masz pewność, że dokumenty i dane są odpowiednio przygotowane i umożliwiają wydajne procesy dzięki podejściu wielosilnikowemu, które identyfikuje typy dokumentów i analizuje tekst w celu zrozumienia kontekstu.
3. Human-in-the-loop validation - Walidacja z udziałem człowieka - Poprawa dokładności i ograniczenie bieżącej konserwacji poprzez zapewnienie recenzentom prostego interfejsu użytkownika, który automatycznie zasila silnik ciągłego uczenia się.

Jakie korzyści biznesowe przynosi OpenText™ Core Capture?

1. Uwolnienie zasobów IT dzięki uproszczonemu wdrażaniu i zautomatyzowanym aktualizacjom oprogramowania.
2. Skalowanie przechwytywania i usług współdzielonych w celu obsługi treści w całej organizacji poprzez automatyczne wyodrębnianie informacji, które są dostarczane w formie papierowej, plików PDF i obrazów.
3. Zoptymalizowane przepływy pracy dzięki automatyzacji i prostemu interfejsowi użytkownika, aby zmaksymalizować wydajność i zadowolenie pracowników.
4. Wzmocnienie zarządzania informacjami poprzez automatyczną klasyfikację i archiwizację dokumentów na podstawie metadanych wyodrębnionych z częściowo ustrukturyzowanej i nieustrukturyzowanej zawartości.

Podsumowanie

OpenText Core Capture jest przydatnym narzędziem dla organizacji, które chcą usprawnić procesy przechwytywania, rozpoznawania i przetwarzania danych z dokumentów, co może przyczynić się do zwiększenia efektywności i dokładności działań biznesowych. Cyfrowa transformacja to również większe bezpieczeństwo danych i wygoda, ale przede wszystkim nowoczesna obsługa klienta i możliwość oferowania innowacyjnych produktów i usług.

Nadszedł czas na cyfrową transformację w Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami - przeniesiemy Twój biznes w XXI wiek.

Autor: Tomasz Tyrała