Lukardi

Zarządzanie licencjami SAP – na co zwrócić uwagę?

Udostępnij
  • Optymalizacja licencji

Oprogramowanie SAP jest często wykorzystywaną technologią na całym świecie, korzystają z niej różne przedsiębiorstwa, gigantyczne korporacje, a nawet małe firmy. Klientami SAP są przedsiębiorstwa w ponad 180 krajach. Jest to oprogramowanie kosztowne, gdyż wymaga uiszczenia różnych, opłat między innymi za licencje użytkowników nazwanych SAP.  

Problem polega na tym, iż wielu klientów nie umie zarządzać licencjami, lub nie wie, że można optymalizować wartości licencji. Problemami są na przykład odpowiednie przypisanie. Wynikiem takiej sytuacji są wysokie koszty, jakie klienci muszą ponosić po Audycie SAP. 

SAP nie oferuje szkoleń, gdzie byłyby przedstawione wszystkie aspekty zarządzania licencjami. 

W tym kontekście zauważyć należy, iż spośród wszystkich klientów SAP, zaledwie 3% używa narzędzia do zarządzania licencjami oraz narzędzia do optymalizacji licencji, które nie są produktami SAP. 

Jakie są dodatkowe składowe optymalizacji licencji SAP?

Poniżej przedstawiamy potencjalne dodatkowe składowe dotyczące optymalizacji licencji.  

Niewykorzystane licencje – Pracownicy (użytkownicy systemu) rzadko korzystają z systemu SAP, nie korzystają z niego w ogóle lub korzystają inaczej niż oczekiwano. Przypisywane są im licencje, które są nieadekwatne.  

Nieaktywni / niepotrzebni użytkownicy – Wielu klientów korzysta z SAP HR, który zazwyczaj nie ma integracji z zarządzaniem użytkownikami. Ręczny proces Provisioning często doprowadza do błędów, takich jak na przykład użytkownik dla pracownika, który już nie pracuje (i nadal ma przypiętą licencję). Istnieje też możliwość, że pracownicy nie zalogowali się do systemu przez długi czas lub wcale. 

Pośrednie użycie – Podłączenie zewnętrzntych systemów, brak kontroli nad użytkownikami interfejsów systemów zewnętrznych komunikujących się z systemami SAP. Podczas audytu SAP może skutkować dodatkowymi opłatami (back-maintnance). 

Cloud – Platformy SAP takie jak SuccessFactors, Ariba, Concur – są wysoce nieprzejrzyste. Raporty mogą być tworzone ręcznie i eksportowane jako csv, bez możliwości uzyskania pełnego przeglądu lub przejrzystości wykorzystania.  

LUI/LUPA  [License Utilization Information & License Utilization Preparation Area ] – nie zastępuje procesu USMM & SLAW – brak optymalizacji tylko zgodność. Nie ma optymalizacji licencji za pomocą narzędzia pomiarowego SAP. 

Optymalizacja typów licencji – Klienci zakupili tylko kilka typów licencji i nie wykorzystują w pełni potencjału innych, tańszych typów licencji (np. użytkownicy Worker, Logistic lub Shopfloor). Użytkownikom często przypisywane są zbyt drogie licencje.  

Informacje o wykorzystaniu ról – Jeśli użytkownicy nie korzystają z ról lub korzystają z nich tylko częściowo, otrzymają zbyt drogie licencje. 

Kiedy nadejdzie czas na rozważenie ewentualnych dodatkowych opłat za licencje, można wykorzystać te informacje w odpowiednim czasie do nowych negocjacji. 

Niewykorzystany pakiet licencji można wymienić na potrzebne licencje. Badając kwestię licencjonowania opartego na uprawnieniach (realizacja przez USU) okazuje się, że użytkownicy SAP wykorzystują średnio tylko 25% tego, do czego są uprawnieni. Przy przejściu z ECC na S/4HANA ta wiedza i odpowiednie “fat burning” jest warunkiem koniecznym.  

Early Warning System – w mechanizmach SAP brakuje ostrzeżeń o tym, że zbliżasz się od limitu przyznanych licencji. Istotą jest otrzymywanie odpowiedniej informacji z wyprzedzeniem po to, by wiedzieć o potencjalnych dodatkowych opłatach licencyjnych. 

Duplikaty – brak wykrywania duplikatów w systemie. Mimo stosowania centralnej administracji użytkownikami, w systemach SAP często pojawiają się duplikaty. Nawet jeśli jeden użytkownik ma wiele kont, należy zakupić tylko jedną licencję. Jest to licencja o najwyższej wartości (uprawnieniach).

O czym jeszcze warto pamiętać?

ID licencji nie jest obowiązkowym polem w danych głównych użytkownika, ale haczyk polega na tym, iż: 

  • Użytkownik bez przydzielonej licencji Nazwanego Użytkownika SAP będzie liczony z domyślnym typem licencji klienta: system produkcyjny: SAP Application Professional User / SAP Enterprise Management Professional User 
  • Za błędnie przypisaną licencję nakładana jest kara. W tym przypadku zniżki wynegocjowane z SAP przepadną. 
  • Złe zarządzanie licencjami, uprawnieniami, kontami użytkowników, stosowanie standardowych narzędzi do liczenia licencji SAP nie pomagają zredukować kosztów oraz naprawić problemów podczas audytów.  

Czy jesteśmy w stanie poprawić tę sytuację?

W Lukardi dostarczamy niszowe rozwiązania adresujące palące problemy klientów. Odpowiedzią na to kwestie optymalizacji licencji jest oprogramowanie USU do optymalizacji licencji dla SAP.  Narzędzie to zapewnia, że firma płaci wyłącznie za minimum wymaganych licencji.  

USU jest oprogramowaniem, które wspomaga liczenie licencji SAP redukując przy tym koszty wydane na te licencje. Za pomocą zebranych danych z SAP, matrycy oraz z zbudowanego zestawu reguł, USU tworzy podsumowanie, które pokazuje nam rzeczywisty obraz wykorzystywania licencji SAP oraz propozycję rozwiązania, którego celem jest optymalizacja kosztów licencji. 

Zacznij już dziś!

Jeśli jesteś zainteresowany oszczędnościami kosztów licencji SAP – jesteśmy gotowi na dedykowaną prezentację. Zapraszamy do kontaktu! 

ZOBACZ WEBINAR O PODOBNEJ TEMATYCE

Tomasz Jurgielewicz

Head of Security Department w Lukardi. Od 10 lat prowadzi zespół specjalistów SAP Security, dostarczając kompleksowe usługi i narzędzia do zabezpieczenia systemów SAP oraz optymalizacji licencji. Doświadczenie w obszarze: - identyfikacji konfliktów uprawnień i reorganizacji autoryzacji, - identyfikacja podatności SAP, - integracja rozwiązań SIEM z SAP, - optymalizacja licencji SAP.