SAP-Lizenzmanagement - worauf ist zu achten?

Was sind die zusätzlichen Komponenten der SAP-Lizenzoptimierung?

Mögliche zusätzliche Komponenten zur Lizenzoptimierung werden im Folgenden beschrieben.  

Ungenutzte Lizenzen - Die Mitarbeiter (Systemnutzer) nutzen SAP selten, gar nicht oder anders als erwartet. Ihnen werden Lizenzen zugewiesen, die unzureichend sind.  

Inaktive/unnötige Benutzer - Viele Kunden verwenden SAP HR, das in der Regel keine Integration mit der Benutzerverwaltung hat. Der manuelle Bereitstellungsprozess führt oft zu Fehlern, z. B. ein Benutzer für einen Mitarbeiter, der nicht mehr arbeitet (und noch eine Lizenz hat). Es besteht auch die Möglichkeit, dass sich Mitarbeiter lange Zeit nicht oder gar nicht im System angemeldet haben. 

Indirekte Verwendung - Anbindung externer Systeme, fehlende Kontrolle über Benutzer von Schnittstellen externer Systeme, die mit SAP-Systemen kommunizieren. Bei SAP-Audits kann es zu zusätzlichen Kosten kommen (Back-Maintenance). 

Wolke - SAP-Plattformen wie SuccessFactors, Ariba, Concur - sind sehr undurchsichtig. Berichte können manuell erstellt und als csv exportiert werden, ohne dass man einen vollständigen Überblick oder Transparenz über die Nutzung erhält.  

LUI/LUPA [License Utilization Information & License Utilization Preparation Area]. - Ersetzt nicht den USMM- und SLAW-Prozess - keine Optimierung, nur Einhaltung der Vorschriften. Keine Lizenzoptimierung mit dem SAP-Messinstrument. 

Optimierung der Lizenztypen - Kunden haben nur wenige Lizenztypen erworben und nutzen nicht das volle Potenzial anderer, günstigerer Lizenztypen (z. B. Worker, Logistic oder Shopfloor). Den Nutzern werden oft überteuerte Lizenzen zugewiesen.  

Informationen über die Verwendung von Rollen - Wenn die Nutzer die Rollen nicht oder nur teilweise nutzen, erhalten sie überteuerte Lizenzen. 

Wenn es an der Zeit ist, über mögliche zusätzliche Lizenzgebühren nachzudenken, können diese Informationen rechtzeitig für neue Verhandlungen genutzt werden. 

Ein ungenutztes Lizenzpaket kann gegen die benötigten Lizenzen ausgetauscht werden. Bei der Untersuchung des Themas der berechtigungsbasierten Lizenzierung (Umsetzung durch USU) stellen wir fest, dass SAP-Anwender im Durchschnitt nur 25% der ihnen zustehenden Lizenzen nutzen. Bei der Umstellung von ECC auf S/4HANA ist dieses Wissen und eine entsprechende „Fettverbrennung” eine Voraussetzung.  

Frühwarnsystem - Die SAP-Mechanismen warnen nicht, wenn Sie sich der Grenze der erteilten Lizenzen nähern. Es ist wichtig, im Voraus angemessene Informationen zu erhalten, um sich über mögliche zusätzliche Lizenzgebühren im Klaren zu sein. 

Duplikate - Fehlende Erkennung von Duplikaten im System. Trotz zentraler Benutzerverwaltung treten in SAP-Systemen häufig Dubletten auf. Auch wenn ein Benutzer mehrere Konten hat, muss nur eine Lizenz erworben werden. Dies ist die Lizenz mit dem höchsten Wert (Rechte).

Was gibt es sonst noch zu bedenken?

Die Lizenz-ID ist kein Pflichtfeld in den Stammdaten des Nutzers, aber es gibt einen Haken: 

• Ein Benutzer ohne zugewiesene SAP Named User Lizenz wird mit dem Standard-Kundenlizenztyp gezählt: Produktionssystem: SAP Application Professional User / SAP Enterprise Management Professional User 
• Für eine falsch zugewiesene Lizenz wird eine Strafe verhängt. In diesem Fall werden die mit SAP ausgehandelten Rabatte verwirkt. 
• Eine unzureichende Verwaltung von Lizenzen, Berechtigungen und Benutzerkonten sowie die Verwendung von SAP-Standardwerkzeugen zur Lizenzzählung tragen nicht dazu bei, Kosten zu senken und Probleme bei Audits zu beheben.  

Sind wir in der Lage, diese Situation zu verbessern?

Wir bei Lukardi bieten Nischenlösungen für drängende Kundenprobleme. Die Antwort auf diese Fragen der Lizenzoptimierung ist die Lizenzoptimierungssoftware von USU für SAP. Dieses Tool stellt sicher, dass das Unternehmen nur für die minimal erforderlichen Lizenzen bezahlt.  

USU ist eine Software, die die Zählung von SAP-Lizenzen unterstützt und gleichzeitig die Kosten für diese Lizenzen reduziert. Anhand der von SAP gesammelten Daten, der Matrix und des erstellten Regelwerks erstellt USU eine Zusammenfassung, die uns die tatsächliche SAP-Lizenznutzung und einen Lösungsvorschlag zur Optimierung der Lizenzkosten aufzeigt. 

Beginnen Sie noch heute!

Wenn Sie an Kosteneinsparungen durch SAP-Lizenzen interessiert sind, stehen wir Ihnen gerne für eine Präsentation zur Verfügung. Sprechen Sie uns an!