Elektroniczny obieg dokumentów

Sprawdź jak proponowane przez nas rozwiązania usprawnią procesy w Twoim biznesie

Elektroniczny obieg dokumentów

Wdrażając w firmie elektroniczny obieg dokumentów ograniczasz do minimum ryzyko przestoju w biznesie, redukujesz czas i koszty związane z przetwarzaniem dokumentów takich jak faktury kosztowe, wnioski HR, umowy oraz zamówienia. Niezwykle istotny jest także wysoki poziom bezpieczeństwa danych przy stosowaniu tego typu rozwiązania.
System obiegu dokumentów pozwala również na swobodny dostęp do plików i informacji niezależnie od miejsca pracy, dzięki czemu praca zdalna nie stanowi już wyzwania. Wykorzystywanie elektronicznego obiegu dokumentów znacznie podnosi efektywność przedsiębiorstwa.

Te firmy nam zaufały

Transformacja cyfrowa

Transformacja cyfrowa pozwala na rozpowszechnianie oraz efektywne wykorzystywanie rozwiązań opartych na technologiach cyfrowych, co z kolei prowadzi do zmian w modelach biznesowych firm, a także oferowaniu innowacyjnych produktów lub usług, w tym nowoczesnych form obsługi klientów. Ważnym elementem planowanej transformacji cyfrowej jest współpraca z konsultingiem IT, dzięki któremu przejście na nowy model funkcjonowania odbędzie się płynnie i ograniczy ryzyko porażkI...

Wiele firm posiada systemy zabezpieczeń SAP
– ale powiedzmy szczerze – niewiele z nich wie, jak ich prawidłowo używać i wykorzystywać wszystkie możliwości.

To tak jakby w Twoim garażu stał nowy jaguar
za grube pieniądze, z Ty nie miałbyś prawa jazdy,
aby nim jeździć. Można popatrzeć i podziwiać,
jednak taki samochód nieużywany – niszczeje...

Rozwiń tekst

Digitalizacja dokumentów

Jak usprawnić pracę i zwiększyć efektywność?

Dokumenty w postaci elektronicznej nigdy się nie zgubią, ani nie zniszczą. Taki dokument jest zawsze dostępny – na komputerze w biurze, tablecie czy smartfonie w podróży albo na innym, dowolnym urządzeniu– zgodnie z najlepszymi praktykami lub wolą Klienta w zakresie bezpieczeństwa. Elektroniczny obieg dokumentów sprawi, że mniej czasu pochłoną sprawy codziennie firmy.

Ograniczy ilość drukowanych kartek, eksploatację drukarek oraz czas, który pracownicy mogą efektywnie wykorzystać na inne zadania niż drukowanie dokumentów lub szukanie ich w segregatorach. Ilość zalet w kontekście wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest znacząca.

Cyfryzacja dokumentów

Czym jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentacji – czyli zmiana postaci papierowej dokumentu w edokument – to pierwszy krok do transformacji cyfrowej. Jako wiodący na rynku Europy Centralnej, partner wdrożeniowy światowego lidera w tworzeniu oprogramowania klasy OCR i DMS OpenText posiadamy unikalny zestaw umiejętności i doświadczeń przy wdrożeniach i dostosowywaniu oprogramowania rozpoznającego treść skanowanych dokumentów.

Archiwum Cyfrowe

Bezpieczeństwo danych i dostępność 24h/dobę

Zmieniamy setki niekończących się regałów z segregatorami na archiwum cyfrowe. Zapewniamy dostęp – zgodny z macierzą uprawnień 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Twoje dane są bezpieczne, ponieważ zachowane są w co najmniej kilku kopiach oraz w różnych lokalizacjach geograficznych.

Do stworzenia cyfrowego archiwum możemy wykorzystać zarówno Microsoft Sharepoint jak i OpenText. Lukardi posiada olbrzymie możliwości w zakresie cyfryzacji dokumentów opartej na tych dwóch narzędziach...

Lata praktycznego doświadczenia pozwalają nam na szybkie rozwiązywanie problemów oraz niwelowaniu zagrożeń. Zdając sobie sprawę, jak istotnym problemem jest migracja oraz szanując decyzje Klientów – pomagamy zarówno przy wdrożeniu, jak i aktualizacji istniejącego środowiska.

Rozumiemy również jak ważne dla Klientów jest wsparcie przy utrzymaniu już istniejącego – i często dobrze zakorzenionego w kulturze organizacji – środowiska i systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, zarządzania tymi dokumentami i procesami.

Rozwiń tekst

Bezpieczeństwo danych

Jak dbać o prywatność w dzisiejszych czasach?

Prywatność to słowo, które w XXI wieku odmieniane jest przez wszystkie przypadki.

Prawo do bycia anonimowym, nowe uregulowania prawne oraz obowiązki administracyjne to tylko nieliczne aspekty związane z koniecznością wprowadzania lub modernizowania istniejących systemów do zarządzania dokumentami w firmie.

Anonimizacja

Pseudonimizacja

Anonimizacja danych jest procesem nieodwracalnym.

Polega na całkowitym usunięciu powiązań między danymi osobowymi a konkretną osoba. Anonimizacja ma na celu uniemożliwienie identyfikacji osoby zarówno przez administratora danych jak i osoby trzecie.

Pseudonimizacja danych jest procesem odwracalnym.

Polega na przetworzeniu danych osobowych w taki sposób, by niemożliwa była identyfikacja konkretnej osoby bez posiadania dodatkowych informacji będących kluczem. Ułatwiamy naszym Klientom wdrożenie tych procesów. Rozwiązania te można wykorzystywać na danych osobowych znajdujących się w treściach lub indeksach zgromadzonych i zarchiwizowanych dokumentach poprzez wdrożenie oprogramowania i dzięki możliwości jaką daje cyfryzacja dokumentów.

Dodatkowo oprogramowanie wspiera sam proces decyzji o usuwaniu danych w oparciu o indywidualną analizę zasadności wniosku dla poszczególnych dokumentów.

Anonimizacja

Anonimizacja danych jest procesem nieodwracalnym.

Polega na całkowitym usunięciu powiązań między danymi osobowymi a konkretną osoba. Anonimizacja ma na celu uniemożliwienie identyfikacji osoby zarówno przez administratora danych jak i osoby trzecie.

Pseudonimizacja

Pseudonimizacja danych jest procesem odwracalnym.

Polega na przetworzeniu danych osobowych w taki sposób, by niemożliwa była identyfikacja konkretnej osoby bez posiadania dodatkowych informacji będących kluczem. Ułatwiamy naszym Klientom wdrożenie tych procesów. Rozwiązania te można wykorzystywać na danych osobowych znajdujących się w treściach lub indeksach zgromadzonych i zarchiwizowanych dokumentach poprzez wdrożenie oprogramowania i dzięki możliwości jaką daje cyfryzacja dokumentów.

Dodatkowo oprogramowanie wspiera sam proces decyzji o usuwaniu danych w oparciu o indywidualną analizę zasadności wniosku dla poszczególnych dokumentów.

System obiegu dokumentów

Sprawny i bezpieczny elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy. Zwłaszcza dla dużych przedsiębiorstw jest to często wyzwanie,
które stanowi o sukcesie lub klęsce przedsiębiorstwa.

Dzięki zaawansowanej technologii OCR workflow faktur firmowych całkowicie zmienia swoje oblicze – procesowanie dokumentów jest szybkie, a także znacznie mniej kosztowne.

Sztuczna inteligencja klasyfikuje dokumenty, a także zgrywa odpowiednie dane do formularzy online.

Powstałe edokumenty zapobiegają opóźnieniom, rzadko się gubią, a także znacząco przyspieszają komunikację między działami.

Rozwiń tekst

Automatyzacja procesów

Po nadaniu dokumentom bardziej przyjaznej elektronicznej postaci, wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów i zyskaniu cyfrowego archiwum zapewniającego nam nielimitowany dostęp do najważniejszych danych z każdego miejsca, możemy dostrzec wiele dodatkowych korzyści transformacji cyfrowej.

Automatyzacja procesów biznesowych takich jak kierowanie wniosków do odpowiednich działów lub osób, automatyczne nadawanie priorytetów i podążanie przygotowaną ścieżką procesu procedowania sprawy, zautomatyzowane delegowanie uprawnień, a także zintegrowane operowanie w kontekście innych systemów informatycznych np. system zastępstw połączony z kalendarzem urlopowym. To dopiero początek możliwości, jakie daje programowanie ścieżek obiegu powtarzalnych typów dokumentów.

Naszym Klientom proponujemy rozwiązania dostosowane do potrzeb. Wspieramy Klientów również w eksploatacji używanych i wdrożonych już narzędzi, do których pracownicy są przyzwyczajeni.

Rozwiń tekst

Cyfryzacja w SAP

Jak zwiększyć wydajność i minimalizować ryzyko dzięki wdrożeniom OpenText w procesach biznesowych SAP?

Coraz więcej organizacji ma świadomość tego, że warto inwestować w rozwiązania, które prowadzą do standaryzacji działań w firmie. Optymalizacja procesów biznesowych w przedsiębiorstwach oraz zwiększanie wydajności i minimalizacja ryzyka jest zwrotem z inwestycji.

Naszym Klientom pomagamy stworzyć lepszy sposób na pracę oraz połączyć świat cyfrowej treści i aplikacji biznesowych, wykorzystując kompletne rozwiązania korporacyjne przy zastosowaniu narzędzi ECM for SAP Solutions oraz VIM.

ECM for SAP Solutions

VIM

IES

OpenText Extended ECM for SAP Solution (xECM)

Większość procesów biznesowych związanych z badaniami i rozwojem, pozyskiwaniem, produkcją, sprzedażą, marketingiem lub usługami musi dotyczyć dużej ilości treści biznesowych, w tym:

korespondencji,
różnego rodzaju dokumentacji,
umów,
zapisów produkcyjnych lub usługowych itd.

Taka treść musi być przechwycona, zarządzana, przechowywana i dostarczona odpowiedniemu użytkownikowi we właściwym casie i miejscu.

Teraz jest najlepszy moment na rozpoczęcie transformacji cyfrowej w SAP, ponieważ wraz z wydaniem nowego, 16 zestawu oprogramowania OpenText™ Extended ECM for SAP® Solution zapewnia nowy responsywny interfejs użytkownika. Ta wersja umożliwia podłączenie wielu wiodących aplikacji do systemu FIORI®. Interfejs API pakietu xECM i wbudowane funkcje analityczne wyposażają Klientów w zintegrowany szkielet zarządzania informacjami, zbudowany na podstawie aplikacji biznesowych SAP®, które łatwo łączą się z innymi aplikacjami, takimi jak:

SAP Successfactors®,
Salesforce®,
Microsoft SharePoint®,
Microsoft Office 365®.

Podczas wdrożenia, pomagamy Klientom aby dostarczane narzędzia, które w unikalny sposób integrują się z SAP Business Suite na HANA (SAP ERP, CRM, SCM, SRM, PLM) i S/4HANA przyniosły im jak najwięcej korzyści.

Wśród zalet xECM należy wymienić, również to, że wspiera archiwizację danych i dokumentów, obrazowanie, zarządzanie dokumentami, współpracę, zarządzanie certyfikowanymi rekordami oraz wirtualne widoki powiązanych informacji z aplikacjami na systemy SAP®.

Vendor Invoice Managment for SAP Solution (VIM)

Nadszedł czas na nowe, cyfrowe podejście i elektroniczny obieg dokumentów. Ręczne przepisywanie faktur zostanie zamienione na sprawne, elektroniczne zarządzanie fakturami.

Uruchamiamy cyfrowe przetwarzanie procesów pozwalające dostawcom dynamicznie się rozwijać i zarabiać. System zbiera ważne statystyki, które pomagają w ciągłej optymalizacji procesu, identyfikując wąskie gardła i upraszczając operacje. Dzięki szybkiemu, dokładnemu i wydajnemu przetwarzaniu faktur organizacje zwiększają wydajność pracowników, przepływy dochodów i relacje z dostawcami.

Jakie korzyści daje VIM by OpenText?

optymalizuje i upraszcza procesy: otrzymywania, kierowania i monitorowania faktur oraz związane z nimi dokumenty,
zainteresowane strony szybko i skutecznie uzyskują dostęp do informacji o fakturze takich jak numer zamówienia,
faktury są automatycznie kierowane do właściwej osoby, w celu opisania, zatwierdzenia i zapłaty,
menedżerowie mogą przeglądać i zatwierdzać faktury za pomocą nowoczesnego interfejsu użytkownika SAP Fiori,
zarządzanie fakturami dostawców w SAP Solution przetwarza potwierdzenie zamówień i dowody dostawy.

OpenText™Information Extraction Service for SAP® Solutions (IES)

Opcjonalny dodatek, który obsługuje przechwytywanie faktur papierowych. Jest to jedno z najistotniejszych narzędzi w transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa.

IES przekształca faktury papierowe w informacje cyfrowe do wykorzystania w VIM. W oparciu o 30-letnie doświadczenie, zaawansowaną bazę wiedzy i algorytmy uczenia maszynowego, usługa wyodrębniania informacji wykorzystuje najbardziej zaawansowane możliwości rozpoznawania dokumentów i znaków dostępne do wyodrębniania szczegółów nagłówka i elementu zamówienia z dużą precyzją. W sytuacjach, w których pola nie zostaną znalezione, proste rozwiązanie wskazuje i rozwiązuje problem.

ECM for SAP Solutions

OpenText Extended ECM for SAP Solution (xECM)

Większość procesów biznesowych związanych z badaniami i rozwojem, pozyskiwaniem, produkcją, sprzedażą, marketingiem lub usługami musi dotyczyć dużej ilości treści biznesowych, w tym:

korespondencji,
różnego rodzaju dokumentacji,
umów,
zapisów produkcyjnych lub usługowych itd.

Taka treść musi być przechwycona, zarządzana, przechowywana i dostarczona odpowiedniemu użytkownikowi we właściwym casie i miejscu.

Teraz jest najlepszy moment na rozpoczęcie transformacji cyfrowej w SAP, ponieważ wraz z wydaniem nowego, 16 zestawu oprogramowania OpenText™ Extended ECM for SAP® Solution zapewnia nowy responsywny interfejs użytkownika. Ta wersja umożliwia podłączenie wielu wiodących aplikacji do systemu FIORI®. Interfejs API pakietu xECM i wbudowane funkcje analityczne wyposażają Klientów w zintegrowany szkielet zarządzania informacjami, zbudowany na podstawie aplikacji biznesowych SAP®, które łatwo łączą się z innymi aplikacjami, takimi jak:

SAP Successfactors®,
Salesforce®,
Microsoft SharePoint®,
Microsoft Office 365®.

Podczas wdrożenia, pomagamy Klientom aby dostarczane narzędzia, które w unikalny sposób integrują się z SAP Business Suite na HANA (SAP ERP, CRM, SCM, SRM, PLM) i S/4HANA przyniosły im jak najwięcej korzyści.

Wśród zalet xECM należy wymienić, również to, że wspiera archiwizację danych i dokumentów, obrazowanie, zarządzanie dokumentami, współpracę, zarządzanie certyfikowanymi rekordami oraz wirtualne widoki powiązanych informacji z aplikacjami na systemy SAP®.

VIM

Vendor Invoice Managment for SAP Solution (VIM)

Nadszedł czas na nowe, cyfrowe podejście i elektroniczny obieg dokumentów. Ręczne przepisywanie faktur zostanie zamienione na sprawne, elektroniczne zarządzanie fakturami.

Uruchamiamy cyfrowe przetwarzanie procesów pozwalające dostawcom dynamicznie się rozwijać i zarabiać. System zbiera ważne statystyki, które pomagają w ciągłej optymalizacji procesu, identyfikując wąskie gardła i upraszczając operacje. Dzięki szybkiemu, dokładnemu i wydajnemu przetwarzaniu faktur organizacje zwiększają wydajność pracowników, przepływy dochodów i relacje z dostawcami.

Jakie korzyści daje VIM by OpenText?

optymalizuje i upraszcza procesy: otrzymywania, kierowania i monitorowania faktur oraz związane z nimi dokumenty,
zainteresowane strony szybko i skutecznie uzyskują dostęp do informacji o fakturze takich jak numer zamówienia,
faktury są automatycznie kierowane do właściwej osoby, w celu opisania, zatwierdzenia i zapłaty,
menedżerowie mogą przeglądać i zatwierdzać faktury za pomocą nowoczesnego interfejsu użytkownika SAP Fiori,
zarządzanie fakturami dostawców w SAP Solution przetwarza potwierdzenie zamówień i dowody dostawy.

IEC

OpenText™Information Extraction Service for SAP® Solutions (IEC)

Opcjonalny dodatek, który obsługuje przechwytywanie faktur papierowych. Jest to jedno z najistotniejszych narzędzi w transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa.

IES przekształca faktury papierowe w informacje cyfrowe do wykorzystania w VIM. W oparciu o 30-letnie doświadczenie, zaawansowaną bazę wiedzy i algorytmy uczenia maszynowego, usługa wyodrębniania informacji wykorzystuje najbardziej zaawansowane możliwości rozpoznawania dokumentów i znaków dostępne do wyodrębniania szczegółów nagłówka i elementu zamówienia z dużą precyzją. W sytuacjach, w których pola nie zostaną znalezione, proste rozwiązanie wskazuje i rozwiązuje problem.

Rozwój oprogramowania

W jakim zakresie możemy dać wsparcie dla Twojego biznesu?

Świadczymy dla naszych Klientów również konsulting IT. Pomagamy w rozwoju oprogramowania, doborze technologii, implementacji i wydajności. Posiadamy doświadczenie w opracowywaniu systemów rozproszonych skalowanych poziomo. Wdrażamy platformy technologiczne wraz z późniejszym wsparciem.

Dobieramy warstwę sprzętową (infrastrukturę) wymaganą przez systemy. Integrujemy systemy dziedzinowe między sobą i z usługami publicznymi.

Niekiedy specyficzne problemy naszych Klientów dalece wykraczają poza ramy gotowego i dostępnego na rynku oprogramowania.

Takie luki technologiczne zapełniamy kombinacją gotowych narzędzi i bibliotek programistycznych oraz tworząc własne, autorskie elementy.

1

W jaki sposób pracujemy?

Wykorzystujemy najnowszą technologię wirtualizacji dla ograniczenia kosztów i łatwego skalowania pionowego i poziomego. Dbamy o odpowiedni poziom SLA i wykorzystujemy tylko sprawdzonych dostawców technologii. Nasi administratorzy przechodzą cykliczne szkolenia i posiadają wymagane certyfikaty.

2

Co robimy dla naszych Klientów?

Budujemy systemy od podstaw zgodnie ze specyfikacją Klienta i utrzymujemy je, ciągle rozwijając funkcjonalności w zgodzie z metodyką DevOps. Nasi programiści są w stałym kontakcie z administratorami i architektami systemów.

3

Jakich technologii używamy
do programowania?

Wprowadzimy Twoją firmę na wyższy, cyfrowy poziom

Nadszedł czas, aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie? Mam na imię Iza i wraz z zespołem pomogę Ci zorganizować i wprowadzić cyfrową rewolucję. Przeniesiemy Twój biznes do XXI wieku!

Skontaktuj się z nami

Project Manager

Izabela Piątkowska

+48 535 005 030

Elektroniczny obieg dokumentów