FAKTURY I FINANSE
OBIEG DOKUMENTÓW I ARCHIWIZACJA
E-COMMERCE
BEZPIECZEŃSTWO
ANALITYKA
MARKETING
DIGITALIZACJA TREŚCI
ROBOTYZACJA PROCESÓWBRANŻA PRODUKCYJNA
SAP Invoice Management by OpenText
Rozwiązania SAP | Faktury i finanse
BRANŻA PRODUKCYJNA
Profil Klienta
Lactalis to globalny lider w branży mleczarskiej, oferujący szeroką gamę produktów, takich jak mleko, sery, jogurty i masło, w ponad 50 krajach. Firma koncentruje się na dostarczaniu wysokiej jakości, zdrowych i smacznych produktów mlecznych, opartych na naturalnych surowcach. Lactalis stawia na innowacje, zrównoważony rozwój i odpowiedzialność ekologiczną, dbając o zmniejszenie swojego śladu węglowego. Firma wspiera lokalnych producentów mleka, szanuje tradycje i angażuje się w badania oraz rozwój.
Cel wdrożenia
Uporządkowanie i optymalizacja procesów biznesowych poprzez: wdrożenie automatycznego rozpoznawania danych z dokumentów finansowych wraz z ich elektronicznym obiegiem, archiwizacją oraz wprowadzeniem najlepszych praktyk obsługi faktur;
Wdrożenie obiegu zatwierdzania dokumentów dla faktur niereferujących do zamówienia;
Automatyzacja procesów księgowania faktur referujących do zamówienia poprzez automatyczne dopasowanie zamówienia, przyjęcia oraz faktury.
Wdrożenie rozwiązania pozwalającego na obsługę faktur w formacie XML w związku z wprowadzeniem systemu ANAF (system e-faktur);
Stworzenie jednego, bezpiecznego miejsca przechowywania dokumentów finansowych typu faktura (elektroniczne archiwum) oraz zbudowania modelu dostępu do nich dla wszystkich zaangażowanych w obieg jednostek organizacyjnych w oparciu o odpowiednie profile uprawnień;
Eliminacja obiegu papierowego dokumentów finansowych;
Eliminacja ryzyka podwójnych płatności;
Redukcja kosztów obsługi faktur i zwiększenie możliwości ich przetwarzania.
Projekt zakończyliśmy z sukcesem, dostarczając oczekiwane rezultaty. Co ważne, to nie był koniec naszej współpracy – stał się raczej początkiem kolejnego etapu. Po wdrożeniu klient zdecydował się na rozwój systemu o dodatkowe rozszerzenia, a dziś wspieramy go w utrzymaniu i dalszej optymalizacji rozwiązania w ramach stałego wsparcia powdrożeniowego.
Project Manager at Lukardi / Anna Kuszenin
Kluczowe informacje o projekcie
Zakres prac
Implementacja systemu Vendor Invoice Management (VIM) – VIM wspiera zarządzanie fakturami dostawców, umożliwiając automatyzację procesów związanych z obiegiem i zatwierdzaniem dokumentów księgowych. Kluczowym elementem wdrożenia jest integracja z technologią OCR, która pozwala na automatyczne rozpoznawanie i przetwarzanie informacji z faktur dostawców oraz zautomatyzowane wprowadzanie oraz obsługę faktur w formacie XML.
Implementacja cyfrowego archiwum - w ramach wdrożenia przewidziano także digitalizację i archiwizację dokumentów księgowych. Archiwizacja pozwoli na usprawnienie dostępu do dokumentacji oraz przyspieszy proces audytów i analiz finansowych.
Etapy projektu
Analiza wymagań biznesowych
Konfiguracja i implementacja rozszerzeń
Testy systemowe oraz szkolenia użytkowników i administratorów
Uruchomienie systemu w środowisku produkcyjnym
Realizacja projektu
Etap I – Analiza wymagań biznesowych
Na tym etapie przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb klienta oraz opracowano dokument koncepcji biznesowej. Dokument ten uwzględniał specyfikę procesów oraz wymagania dotyczące dostosowania systemu do indywidualnych oczekiwań organizacji.
Etap II – Konfiguracja i implementacja rozszerzeń
Wdrożenie obejmowało konfigurację kluczowych modułów systemu oraz implementację zidentyfikowanych rozszerzeń, co pozwoliło na lepsze dostosowanie rozwiązania do potrzeb biznesowych.
Etap III – Testy systemu a następnie szkolenia dla użytkowników końcowych i administratorów
Przed uruchomieniem systemu przeprowadzono szczegółowe testy, mające na celu weryfikację poprawności działania procesów oraz spełnienie założonych standardów jakości i funkcjonalności.
W ramach przygotowania do pracy z systemem zorganizowano szkolenia dla użytkowników końcowych oraz administratorów, zapewniając im niezbędną wiedzę do samodzielnej obsługi systemu.
Etap IV – Uruchomienie systemu w środowisku produkcyjnym
Po zakończeniu testów i szkoleń system został uruchomiony w środowisku produkcyjnym, umożliwiając klientowi pełne wykorzystanie jego funkcjonalności.
Kamienie milowe
Do najważniejszych etapów wdrożenia należały: opracowanie koncepcji biznesowej, zakończenie testów systemowych, uruchomienie systemu w środowisku produkcyjnym. Dzięki wdrożonym rozwiązaniom system został zoptymalizowany pod kątem specyficznych wymagań klienta, zapewniając efektywne zarządzanie procesem fakturowania i archiwizacji dokumentów.
Efekty projektu
Dzięki przeprowadzonemu wdrożeniu klient uzyskał znaczącą poprawę efektywności procesów księgowych i obiegu dokumentów. Kluczowe rezultaty obejmują:
Obsługę faktur XML i zgodność z e-fakturami ANAF
System został dostosowany do obsługi faktur XML, co umożliwia zgodność z nowymi wymaganiami prawnymi dotyczącymi e-faktur ANAF. 100% faktur XML jest teraz automatycznie przetwarzanych przez system.
Automatyzację procesów księgowania
Wdrożono mechanizmy umożliwiające automatyczne księgowanie faktur powiązanych z zamówieniami wpłynęły na: skrócenie czasu księgowania, zmniejszenie liczby błędów księgowych dzięki automatycznej weryfikacji danych.
Elektroniczny obieg i akceptacja faktur
Wprowadzono cyfrowy system akceptacji faktur, eliminując konieczność manualnej obsługi dokumentów co pozwoliło na: redukcję czasu akceptacji faktur, pełną transparentność i śledzenie statusu faktur w systemie.
Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)
Implementacja technologii OCR umożliwiła automatyczne odczytywanie danych z faktur papierowych i PDF. 100% faktur w formacie PDF jest teraz przetwarzanych automatycznie bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych. Dzięki tym zmianom klient zyskał bardziej efektywne, szybkie i zgodne z regulacjami procesy księgowe, co przełożyło się na oszczędność czasu i redukcję kosztów operacyjnych.
Twoje potrzeby,
nasze wsparcie.
Porozmawiajmy
Twoje potrzeby, nasze wsparcie.
Porozmawiajmy
Twoje potrzeby, nasze wsparcie. Porozmawiajmy
