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Kundenprofil
Lactalis ist ein weltweit führendes Unternehmen in der Milchwirtschaft und bietet in mehr als 50 Ländern eine breite Palette von Produkten wie Milch, Käse, Joghurt und Butter an. Das Unternehmen konzentriert sich darauf, qualitativ hochwertige, gesunde und schmackhafte Milchprodukte auf der Grundlage natürlicher Rohstoffe anzubieten. Lactalis engagiert sich für Innovation, Nachhaltigkeit und Umweltverantwortung und achtet darauf, seinen ökologischen Fußabdruck zu verringern. Das Unternehmen unterstützt lokale Milcherzeuger, respektiert Traditionen und engagiert sich in Forschung und Entwicklung.
Zweck der Durchführung
Die Rationalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen durch: Umsetzung der automatischen Datenerkennung von Finanzdokumenten mit deren elektronischem Umlauf, Archivierung und Einführung von Best Practices für die Rechnungsbearbeitung;
Einführung eines Arbeitsablaufs zur Genehmigung von Dokumenten für Rechnungen, die nicht auf Überweisung lauten;
Automatisieren Sie die Buchhaltungsprozesse für auftragsbezogene Rechnungen durch automatischen Abgleich von Bestellung, Beleg und Rechnung.
Implementierung einer Lösung zur Bearbeitung von Rechnungen im XML-Format im Zusammenhang mit der Einführung von ANAF (E-Invoice-System);
Schaffung eines einzigen, sicheren Aufbewahrungsortes für Finanzdokumente des Typs Rechnung (elektronisches Archiv) und Aufbau eines Zugriffsmodells für alle am Arbeitsablauf beteiligten Organisationseinheiten auf der Grundlage entsprechender Berechtigungsprofile;
Abschaffung des Papierumlaufs von Finanzdokumenten;
Beseitigung des Risikos von Doppelzahlungen;
Reduzieren Sie die Kosten für die Rechnungsbearbeitung und erhöhen Sie die Kapazität der Rechnungsbearbeitung.
Wir schlossen das Projekt erfolgreich ab und lieferten die erwarteten Ergebnisse. Wichtig ist, dass dies nicht das Ende unserer Zusammenarbeit war - es war vielmehr der Beginn der nächsten Phase. Nach der Implementierung beschloss der Kunde, das System mit zusätzlichen Erweiterungen weiterzuentwickeln, und heute unterstützen wir ihn bei der Pflege und weiteren Optimierung der Lösung im Rahmen des laufenden Post-Implementierungs-Supports.
Projektleiter bei Lukardi / Anna Kushenin
Wichtige Informationen über das Projekt
Umfang der Arbeiten
Implementierung von Vendor Invoice Management (VIM) - VIM unterstützt die Verwaltung von Lieferantenrechnungen und ermöglicht die Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Umlauf und der Genehmigung von Buchhaltungsdokumenten. Ein Schlüsselelement der Implementierung ist die Integration mit der OCR-Technologie, die die automatische Erkennung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungsinformationen sowie die automatische Eingabe und Bearbeitung von Rechnungen im XML-Format ermöglicht.
Einführung eines digitalen Archivs - die Einführung umfasst auch die Digitalisierung und Archivierung von Buchhaltungsunterlagen. Die Archivierung wird den Zugang zu den Unterlagen verbessern und den Prozess der Rechnungsprüfung und Finanzanalyse beschleunigen.
Projektphasen
Analyse der Geschäftsanforderungen
Konfiguration und Implementierung von Erweiterungen
Systemprüfungen und svorherige Schulung von Benutzern und Administratoren
Inbetriebnahme des Systems in einer Produktionsumgebung
Durchführung des Projekts
Stufe I - Analyse der Geschäftsanforderungen
In dieser Phase wurde eine detaillierte Analyse der Kundenbedürfnisse durchgeführt und ein Geschäftskonzept entwickelt. Dieses Dokument berücksichtigte die Besonderheiten der Prozesse und die Anforderungen an die Anpassung des Systems an die individuellen Erwartungen der Organisation.
Stufe II - Konfiguration und Implementierung von Erweiterungen
Die Implementierung umfasste die Konfiguration der wichtigsten Systemmodule und die Implementierung identifizierter Erweiterungen, wodurch die Lösung besser auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt werden konnte.
Phase III - Systemtests, gefolgt von Schulungen für Endnutzer und Administratoren
Vor der Einführung des Systems wurden ausführliche Tests durchgeführt, um zu überprüfen, ob die Prozesse korrekt funktionieren und die angenommenen Qualitäts- und Funktionsstandards erfüllt werden.
Zur Vorbereitung auf die Arbeit mit dem System wurden Schulungen für Endnutzer und Administratoren organisiert, in denen sie die notwendigen Kenntnisse für die Bedienung des Systems erhielten.
Stufe IV - Inbetriebnahme des Systems in einer Produktionsumgebung
Nach den Tests und Schulungen wurde das System in einer Produktionsumgebung eingeführt, so dass der Kunde alle Vorteile seiner Funktionalität nutzen konnte.
Meilensteine
Zu den wichtigsten Phasen der Implementierung gehörten: die Entwicklung des Geschäftskonzepts, die Durchführung von Systemtests und die Einführung des Systems in der Produktionsumgebung. Dank der implementierten Lösungen wurde das System so optimiert, dass es den spezifischen Anforderungen des Kunden entspricht und eine effiziente Verwaltung des Rechnungsstellungs- und Dokumentenarchivierungsprozesses gewährleistet.
Auswirkungen des Projekts
Als Ergebnis der Implementierung konnte der Kunde die Effizienz seiner Buchhaltungsprozesse und Arbeitsabläufe erheblich verbessern. Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:
Unterstützung für XML-Rechnungen und Kompatibilität mit ANAF e-invoices
Das System wurde an die Verarbeitung von XML-Rechnungen angepasst, so dass die neuen gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen der ANAF erfüllt werden. 100% der XML-Rechnungen werden nun automatisch vom System verarbeitet.
Automatisierung von Buchhaltungsprozessen
Es wurden Mechanismen implementiert, die eine automatische Buchung von Rechnungen in Verbindung mit beeinflussten Aufträgen ermöglichen: Verringerung der Buchungszeit, Verringerung von Buchungsfehlern aufgrund der automatischen Datenüberprüfung.
Elektronische Verbreitung und Annahme von Rechnungen
Es wurde ein digitales Rechnungsannahmesystem eingeführt, das die manuelle Bearbeitung von Dokumenten überflüssig machte. Dies ermöglichte eine Verkürzung der Rechnungsannahmezeit, volle Transparenz und die Verfolgung des Rechnungsstatus im System.
Optische Zeichenerkennung (OCR)
Die Einführung der OCR-Technologie hat es ermöglicht, Daten aus Papier- und PDF-Rechnungen automatisch zu lesen. 100% der PDF-Rechnungen werden nun automatisch verarbeitet, ohne dass die Daten manuell eingegeben werden müssen. Diese Änderungen haben dem Kunden effizientere, schnellere und regelkonforme Buchhaltungsprozesse ermöglicht, was zu Zeiteinsparungen und geringeren Betriebskosten geführt hat.
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