Lukardi One Invoice Manager

System zarządzania fakturami zakupowymi

Umów demo

Czym jest Lukardi One Invoice Manager

System Lukardi Invoice Manager porządkuje i automatyzuje proces przyjmowania, opisywania, akceptacji, księgowania i przechowywania faktur kosztowych w firmie. System zapewnia pełną zgodność procesu z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz integrację z wykorzystywanymi w firmie systemami księgowymi lub ERP.

Po wdrożeniu KSeF wiele firm odkryło, że format się zmienił, ale proces nie. Faktury nadal trzeba odczytywać, klasyfikować, opisywać, zatwierdzać. 

KSeF dał możliwość cyfrowego odczytywania danych z faktur. To dobry moment, aby realnie zautomatyzować dalszy obieg: ustalić reguły i zaprząc AI do pracy. Bez zmiany systemu księgowego czy ERP.

Automatyzacja i przyspieszenie procesów akceptacyjnych

Eliminacja błędów przy wprowadzaniu danych

Możliwość definiowania złożonych obiegów akceptacyjnych i reguł biznesowych

Wykrywanie rozbieżności i lepsza kontrola kosztów

Ułatwienie przygotowania dekretacji i rozliczania kosztów

Zapewnienie pełnego audytu transakcji

Łatwe raportowanie i możliwość analizy efektywności procesu

Korzyści z wdrożenia

System pozwala na tworzenie złożonych ścieżek akceptacji opartych na różnorodnych regułach (kwotowych, kategorii dostawców, właścicieli MPK itd.).

Proces jest w pełni audytowalny oraz zapewnia pełny kontekst biznesowy, poprzez integrację z innymi źródłami danych, systemami ewidencji wewnętrznej oraz bazami umów. Dzięki wykorzystaniu AI w analizie dokumentów możliwe jest znaczące przyspieszenie zadań związanych z opisywaniem i dekretacją.

Obieg faktur z Lukardi One Invoice Manager

Rejestracja i wstępne przetwarzanie (wejście)

Po odebraniu faktury z KSeF lub z innego źródła (np. faktury zagraniczne, załączniki) dokumenty są automatycznie klasyfikowane, a dane odczytywane i mapowane ze strukturą bazy danych systemu.

Opisywanie i inteligentna dekretacja AI

System uczy się na podstawie historii i wzorców, wykorzystując sztuczną inteligencję do automatycznej dekretacji faktur. Samodzielnie proponuje odpowiednie konta księgowe, MPK (Miejsca Powstawania Kosztów) oraz przypisuje do konkretnych projektów inwestycyjnych.

Wielowymiarowa kontrola i kontekst 360° (kontrola księgowa)

System gwarantuje szczelność procesu zakupowego dzięki automatycznemu porównywaniu faktur z powiązanymi zamówieniami i protokołami odbioru (2/3-Way Matching). Co kluczowe, akceptujący fakturę ma natychmiastowy podgląd do aktywnej umowy z dostawcą (dzięki integracji z Bazą Umów) oraz do korespondencji e-mail towarzyszącej transakcji.

Elastyczny workflow akceptacji

Moduł umożliwia tworzenie konfigurowalnych ścieżek akceptacji, które w pełni odzwierciedlają strukturę organizacyjną, reguły biznesowe i kwoty limitów. Ścieżki akceptacji można tworzyć w oparciu o konkretne osoby, zespoły, departamenty lub progi finansowe, co zapewnia dużą elastyczność.

Korzyści biznesowe pracy z Lukardi One Invoice Manager

Rejestracja i wstępne przetwarzanie (Wejście)

Eliminacja ręcznego przepisywania danych z dokumentów, niezależnie od źródła i formatu (.xml, PDF, skan).

Opisywanie i inteligentna dekretacja AI

Rola księgowego zmienia się z osoby wprowadzającej dane na weryfikatora poprawności, co radykalnie zwiększa precyzję i skraca czas na przygotowanie dokumentów.

Wielowymiarowa kontrola i kontekst 360°

Pełny Kontekst Biznesowy (360°), który pozwala na weryfikację merytoryczną i formalną bez przełączania się między systemami. 

Elastyczny workflow akceptacji

Unikalną cechą jest rmożliwość bezpiecznego udostępniania wybranych etapów procesu podmiotom zewnętrznym, co znacznie przyspiesza weryfikację.

Zakres funkcjonalny Lukardi Invoice Manager

  • Mapowanie danych z faktur KSeF (odbiór plików .xml)
  • Wizualizacja dokumentów (obraz faktur .xml czytelny dla użytkowników)
  • Możliwość importu i odczytu danych (AI OCR) z innych źródeł (np. e-mail, skan) w przypadku załączników i faktur spoza KSeF (faktury zagraniczne)
  • Klasyfikacja – uporządkowana lista faktur do przetworzenia
  •  
  • Ustalanie referencji w odniesieniu do danych podstawowych i historii transakcji (baza kontrahentów, baza umów z dostawcami)
  • Wykrywanie duplikatów faktur
  • Definiowanie ścieżek akceptacji w oparciu o strukturę organizacyjną i zdefiniowane reguły biznesowe (macierz decyzyjna) 
  • Weryfikacja zgodności faktur z umowami i zamówieniami – możliwość wprowadzania danych o realizacji umów i zamówień
  • Opisywanie, komentowanie i weryfikacja faktur przez osoby zatwierdzające
  •  
  • Weryfikacja kompletności danych
  • Przypisywanie i kontrola dekretacji na konta oraz struktury analityczne (MPK, projekty, działy itd.) – możliwość wykorzystania podpowiedzi AI
  • Możliwość wykorzystania dodatkowych akceptacji dla przygotowanych dekretacji (np. kontrola podatkowa).
  •  
  • Synchronizacja danych kontrahentów, kont księgowych i innych struktur z systemem księgowym.
  • Automatyczny eksport zatwierdzonych faktur do systemu księgowego wraz z dekretacją.
  • Pobieranie informacji zwrotnych nt. płatności z systemu księgowego
  • Możliwość referencji faktury do bazy umów z dostawcami (nr umowy oraz link do bazy SQL).
  •  
  • Zarządzanie rolami i uprawnieniami użytkowników
  • Zarządzanie zastępstwami.
  • Możliwość logowania w oparciu o Microsoft Entra ID (Acive Directory) i z wykorzystaniem różnych metod autoryzacji użytkowników (SSO, 2FA, SAML, SMS etc.).
  • Możliwość odzwierciedlenia struktury organizacyjnej.
  •  
  •  

Jak wygląda system zarządzania fakturami zakupowymi

Automatyczna rejestracja faktur - lista faktur

Kontrola merytoryczna i formalna - weryfikacja faktury

Repozytorium, audyt transakcji i raportowanie - Przegląd statusów zatwierdzania

Zarządzanie użytkownikami - Odwzorowywanie struktury organizacyjnej

Ekspercka wiedza o automatyzacji i AI

Zobacz więcej

kontakt@lukardi.com

+ 48 733 007 830

kontakt@lukardi.com

+ 48 733 007 830

Twoje potrzeby,
nasze wsparcie.
Porozmawiajmy

Twoje potrzeby, nasze wsparcie.
Porozmawiajmy

Twoje potrzeby, nasze wsparcie. Porozmawiajmy