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Was ist Lukardi One Invoice Manager
System Lukardi Rechnungsmanager ordnet und automatisiert den Prozess der Annahme, Beschreibung, Genehmigung, Verbuchung und Archivierung von Eingangsrechnungen in einem Unternehmen. Das System stellt sichervollständige Prozesskonformität mit den Anforderungen des Nationalen E-Invoicing-Systems (KSeF) sowie die Integration mit den im Unternehmen verwendeten Buchhaltungs- oder ERP-Systemen.
Nach der Einführung von KSeF stellten viele Unternehmen fest, dass sich das Format geändert hat, der Prozess jedoch nicht. Rechnungen müssen weiterhin gelesen, klassifiziert, beschrieben und genehmigt werden.
KSeF hat die Möglichkeit eröffnet, Daten aus Rechnungen digital auszulesen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um den weiteren Umlauf wirklich zu automatisieren: Regeln festzulegen und KI einzusetzen. Ohne Änderungen am Buchhaltungs- oder ERP-System.
Automatisierung und Beschleunigung von Genehmigungsprozessen
Fehlerbeseitigung bei der Dateneingabe
Möglichkeit, komplexe Genehmigungs-Workflows und Geschäftsregeln zu definieren
Abweichungserkennung und verbesserte Kostenkontrolle
Erleichterung der Vorbereitung von Dekreten und der Kostenabrechnung
Die Gewährleistung einer vollständigen Transaktionsprüfung
Einfache Berichterstattung und die Möglichkeit, die Effizienz des Prozesses zu analysieren
Vorteile der Implementierung
Das System ermöglicht Erstellung komplexer Genehmigungsabläufe basierend auf vielfältigen Regeln (kontingentierte, Lieferantenkategorien, Eigentümer von MPKs usw.).
Der Prozess ist vollständig nachvollziehbar und Bietet den vollständigen Geschäftskontext, durch die Integration mit anderen Datenquellen, internen Erfassungssystemen und Vertragsdatenbanken. Dank des Einsatzes von KI in der Dokumentenanalyse Es ist möglich, die Aufgaben der Beschreibung und Dekretierung erheblich zu beschleunigen.
Rechnungsfluss mit Lukardi One Invoice Manager
Registrierung und Vorverarbeitung (Eingabe)
Nach Erhalt einer Rechnung aus KSeF oder einer anderen Quelle (z. B. ausländische Rechnungen, Anhänge) werden die Dokumente automatisch klassifiziert, und die Daten werden ausgelesen und der Datenbankstruktur des Systems zugeordnet.
Beschreibung und intelligente Dekretion von KI
Das System lernt aus Historie und Mustern und nutzt künstliche Intelligenz zur automatischen Dekretierung von Rechnungen. Es schlägt eigenständig die passenden Konten, KGR (Kostenrechnungsgruppen) vor und ordnet sie spezifischen Investitionsprojekten zu.
Mehrdimensionale Kontrolle und 360°-Kontext (Buchhaltungsprüfung)
Das System garantiert die Transparenz des Kaufprozesses durch den automatischen Abgleich von Rechnungen mit zugehörigen Bestellungen und Lieferscheinen (2/3-Wege-Abgleich). Entscheidend ist, dass der Rechnungsakzeptierende sofortigen Einblick in den aktiven Lieferantenvertrag (dank der Integration mit der Vertragsdatenbank) und in die der Transaktion beigefügte E-Mail-Korrespondenz hat.
Flexibler Workflow für die Akzeptanz
Das Modul ermöglicht die Erstellung konfigurierbarer Genehmigungs-Workflows, die die Organisationsstruktur, Geschäftsregeln und Grenzwertbeträge vollständig abbilden. Die Genehmigungspfade können flexibel auf Basis von Einzelpersonen, Teams, Abteilungen oder finanziellen Schwellenwerten erstellt werden.
Geschäftsvorteile der Zusammenarbeit mit Lukardi One Invoice Manager
Registrierung und Vorverarbeitung (Eingabe)
Eliminierung des manuellen Abtippens von Daten aus Dokumenten, unabhängig von Quelle und Format (.xml, PDF, Scan).
Beschreibung und intelligente Dekretion von KI
Die Rolle des Buchhalters wandelt sich vom Dateneingebenden zum Korrekturprüfer, was die Genauigkeit radikal erhöht und die Zeit für die Dokumentenerstellung verkürzt.
Multidimensionale Kontrolle und 360°-Kontext
Vollständiger Geschäftskontext (360°), der eine sachliche und formale Überprüfung ermöglicht, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.
Flexibler Workflow für die Akzeptanz
Einzigartig ist die Möglichkeit, ausgewählte Prozessstufen sicher an externe Parteien weiterzugeben, was die Verifizierung erheblich beschleunigt.
Funktionsumfang des Lukardi Invoice Managers
- Datenmapping von KSeF-Rechnungen (Empfang von .xml-Dateien)
- Visualisierung von Dokumenten (lesbares Bild von XML-Rechnungen für Benutzer)
- Möglichkeit des Imports und der Lesung von Daten (KI-OCR) aus anderen Quellen (z. B. E-Mail, Scan) für Anhänge und Rechnungen, die nicht von KSeF stammen (ausländische Rechnungen)
- Klassifizierung – eine geordnete Liste von Rechnungen, die bearbeitet werden müssen
- Festlegung von Referenzen in Bezug auf Stammdaten und Transaktionshistorie (Lieferantenstamm, Lieferantenvertragsstamm)
- Duplikaterkennung für Rechnungen
- Festlegung von Eskalationspfaden basierend auf der Organisationsstruktur und definierten Geschäftsregeln (Entscheidungsmatrix)
- Überprüfung der Rechnungsübereinstimmung mit Verträgen und Bestellungen – Möglichkeit zur Eingabe von Vertrags- und Bestelldurchführungsdaten
- Rechnungsprüfung, -kommentierung und -freigabe durch Genehmigende
- Vollständigkeitsprüfung der Daten
- Zuordnung und Kontrolle von Dekretierungen zu Konten und analytischen Strukturen (Kostenstellen, Projekte, Abteilungen usw.) – Möglichkeit der Nutzung von KI-Vorschlägen
- Möglichkeit der Nutzung zusätzlicher Genehmigungen für vorbereitete Dekrete (z. B. Steuerprüfung).
- Synchronisation von Geschäftspartner-, Buchhaltungs- und anderen Strukturen mit dem Buchhaltungssystem.
- Automatischer Export genehmigter Rechnungen ins Buchhaltungssystem inklusive Verbuchung.
- Abruf von Zahlungsrückmeldungen aus dem Buchhaltungssystem
- Möglichkeit, eine Rechnung auf die Lieferantenvertragsdatenbank zu beziehen (Vertragsnummer und Link zur SQL-Datenbank).
- Benutzerrollen- und Berechtigungsverwaltung
- Vertretungsmanagement.
- Anmeldemöglichkeit basierend auf Microsoft Entra ID (Active Directory) und unter Verwendung verschiedener Benutzerauthentifizierungsmethoden (SSO, 2FA, SAML, SMS etc.).
- Möglichkeit zur Widerspiegelung der Organisationsstruktur.
Wie sieht ein System zur Verwaltung von Einkaufsrechnungen aus?
Automatische Rechnungsregistrierung - Rechnungsliste
Fachliche und formale Prüfung - Rechnungsprüfung
Repository, Transaktionsprüfung und Berichterstattung – Überblick über Genehmigungsstatus
Benutzerverwaltung - Abbildung der Organisationsstruktur
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