Niższe koszty w SAP: jak usunąć nieaktywnych użytkowników - optymalizacja licencji SAP

Poniższy wpis zawiera konspekt prac zrealizowanych dla jednego z Klientów SAST, którego głównym trzonem była optymalizacja autoryzacji i dostępu użytkowników realizowany był również remodeling koncepcji autoryzacji. Jednym z elementów wdrożenia była ocena zasadności czy wszystkie dostępy są rzeczywiście potrzebne, projekt zakładał również optymalizację licencji SAP. Takie przedsiewzięcia jak projekt reorganizacji autoryzacji i wdrożenia nowej koncepcji opłacają się gdyż skutkują klasyfikacją użytkowników i redukcją dostępów, co pociąga za sobą zredukowanie kosztów licencji SAP.

Co roku SAP przeprowadza audyt systemów Klientów i na tej podstawie często wymaga dodatkowej opłaty licencyjnej za nadmiarowych użytkowników. Wiadomo, że wszyscy aktywni użytkownicy dialogowi SAP mają wpływ na wysokość opłat licencyjnych. W tym kontekście “aktywni” oznacza ograniczenie czasowe ważności konta użytkownika, a nie blokadę administratora.

Zatem zmniejszenie liczby aktywnych master rekordów użytkowników ma bezpośredni i zauważalny wpływ na oszczędność kosztów. Wiele firm w ramach wątpliwości postanawia zostawić część aktywnych użytkowników z obawy przed tym, że codzienna praca może zostać zakłócona. Obawa jest rownież taka, że konkretny użytkownik może być nadal wykorzystywany jako user techniczny do obsługi np. jobów w tle. Pojawia się zatem oczywiste pytanie:

W jaki sposób można uzyskać wgląd w aktywność użytkowników w systemach SAP i w jaki sposób można efektywnie analizować różne rodzaje dostępy użytkowników?

Czy użytkownik jest aktywny? Brak konkretów

Obserwujemy widoczną tendencję pozostawiania aktywnych użytkowników w obawie przed tym, że ich usunięcie może mieć wpływ na przerwanie procesu biznesowego. Wynika to przede wszystkim z braku konkretnej wiedzy na temat korzystania (zarówno pośredniego jak i bezpośredniego) z master rekordów użytkowników.

Jeśli spojrzymy na znacznik czasu logowania użytkownika - nie będzie to precyzyjna informacja, biorąc dodatkowo pod uwagę skomplikowane środowiska (wielosystemowe), czy np. narzędzia webowe. Poziom skomplikowania takiej analizy wzrasta jeśli bierzemy pod uwagę połączenia RFC lub SOAP i ODATA - tu często brakuje i wiedzy i rozwiązań potrzebnych do tego, by skutecznie ocenić dostępy.

Analiza - możliwości i trudności

Jedną z opcji analizy wykorzystania transakcji jest ST03N (STAD - analiza transakcji biznesowych). Transakcja ta pozwala na analizę wykorzystania różnych typów komunikacji:

Rysunek 1 - Elementy menu system load monitor - click w Business Transaction Analysis
Rysunek 2 - Analiza transakcji biznesowych (STAD) - konfiguracja raportu
Rysunek 3 - Wybór opcji typów komunikacji
Rysunek 4 - rezultat listy analizy transakcji biznesowych

Analiza wskazuje którzy użytkownicy generują obciążenie systemu za pomocą konkretnego typu komunikacji. Z tych danych wynika oczywiście którzy użytkownicy są aktywni, ale jest pewne ograniczenie - dane dotyczą tylko określonego dnia. Do głębszej analizy potrzebujemy większego zakresu czasu, zwłaszcza, gdy potrzebujemy wyciągać daleko idące wnioski. ST03N pozwala na analizę transakcji i wywołania programów. Wystarczy tylko dwuklik, aby wyświetlić użytkowników, którzy korzystali z określonej transakcji lub programu ABAP.

Rysunek 5 - profil transakcji z widokiem użytkownika

Niewątpliwym wyzwaniem jest połączenie obu źródeł danych. Bez tego nie uzyskamy pełnego obrazu sytuacji. Standardowe narzędzia SAP dostarczą nam tylko źródła danych. Niestety nie mamy możliwości elastycznej analizy (na przykład dla indywidualnych użytkowników). Zatem dla uzyskania odpowiedniej informacji wymagana jest ręczna analiza i agregowanie danych.

Best Pratice - analiza wykorzystania transakcji za pomocą SAST

Przykład jednego z Klientów - mieszanka dostępów, przy braku konkretnej wiedzy odnośnie tego w jaki sposób użytkownicy wykorzystują transakcje. Podczas analizy przyglądaliśmy się ogólnym informacjom o dostępach - dotyczyło to wszystkich poziomów użytkowania (dialog, batch, RFC, http, itd…).

Dla optymalizacji czasu analizy wykorzystaliśmy funkcję SAST Suite pozwalającą na szczegółową analizę wykorzystania transakcji. Analiza ta została przeprowadzona dla wszystkich aktywnych użytkowników w oparciu o CCMS. Kompleksowo zostały przeanalizowane wszystkie poziomy komunikacji z systemem w dłuższym okresie niż jeden dzień. Dostarczamy tym sposobem również informacje o częstotliwości dostępów (klasyfikacja od A do D na rysunku 7 oznacza częstotliwość, których wartość jest opisana na rysunku 6).

Rysunek 6 - Wykorzystanie transakcji za pomocą SAST
Rysunek 7 - Rezultat analizy wykorzystania transakcji i ich częstotliwość (SAST)

25% nieaktywnych użytkowników - wymiernie niższe koszty

W tym przypadku analiza zawierała takie elementy jak:

W efekcie powyższego otrzymaliśmy informację o tym jacy użytkownicy nie pozostawili żadnego śladu aktywności w tym okresie - ci użytkownicy stali się zatem kandydatami do usunięcia. Jest to zatem bezpośredni przykład jak można zająć się optymalizacją licencji SAP.

Rezultat:

Procedura optymalizacji:

Faza 1 - Przygotowanie

- Przygotowanie projektu
- Instalacja SAST

Faza 2 - Analiza

- Ocena aktywności user master rekordów
- Połączenie danych
- Dokumentacja aktywności
- Koordynacja z administratorem

Faza 3 - Wykonanie

- Poinformowanie biznesu (odpowiednich departamentów)
- Usunięcie nieaktywnych UMR

Sporo informacji o naszym podejściu do zarządzania autoryzacjami SAP znajdziesz tutaj.

Oryginalny wpis pierwotnie ukazał się tutaj.

CZYTAJ POWIĄZANE ARTYKUŁY:


Koszty licencji SAP - jak je optymalizować?

Koszty licencji SAP - jak je optymalizować?

Obniżanie kosztów technologii informatycznych to stale pojawiający się element budżetowania zasobów IT wielu organizacji.
W przypadku środowiska SAP koszty licencji stanowią często szczególnie duży wkład w całościowe koszty IT.
Często również organizacja regularnie realizują przegląd posiadanych licencji, by znaleźć oszczędności.

W dzisiejszej wskazówce omawiamy to w jaki sposób wykonać pierwszy krok w kierunku obniżenia kosztów licencji SAP.

Wskazówki obniżenia kosztów licencji SAP

Często ten pierwszy krok pomaga nam zwiększyć poziom bezpieczeństwa (więc dwie pieczenie na jednym ogniu). Problemem może jednak być brak świadomości (wierzę, że nie ignorancja), lub po prostu brak zasobów.

Obszar o największym potencjale optymalizacji kosztów to użytkownicy

Ilu pracowników w Twojej firmie naprawdę korzysta z SAP w swojej codziennej pracy?

W jaki sposób ci użytkownicy korzystają z dostarczonych kont SAP?

Zaskakujące może być jak często te dane są nieaktualne.

Powodem, dla którego to opisujemy, może być fakt, że użytkownicy NIE są aktywni, ale wciąż są liczeni podczas monitorowania licencji SAP.
I to właśnie ci użytkownicy stanowią spory potencjał oszczędności licencji SAP.

Oto kilka przykładów:

- byli pracownicy,
- pracownicy, którzy nie są obecni w organizacji przez dłuższy czas (np. urlop rodzicielski),
- obecni pracownicy, którzy nie używają swojego użytkownika SAP przez długi czas.

Podczas projektów związanych z autoryzacjami widzimy jeszcze jeden trend – często zmiany personalne nie uwzględniane są w zarządzaniu licencjami. To oznacza, że liczba pracowników nie odzwierciedla rzeczywistości.

W rezultacie użytkownicy, którzy nie są już potrzebni – są nadal uwzględniani podczas monitorowania licencji, co prowadzi do niepotrzebnie rosnących kosztów licencjonowania. W niektórych przypadkach działania zaradcze pozwolą na znaczną obniżkę kosztów.


Nasza wskazówka:

Regularnie sprawdzaj użytkowników SAP (np. co pół roku), aby regularnie identyfikować nieaktywnych użytkowników w swoich systemach. Jednym ze sposobów jest wykonanie standardowego raportu RSUSR200. Zawiera listę użytkowników z ich ostatnią datą zalogowania. Dodatkowo na rynku narzędzi wspierających administrację SAP istnieją takie, które są dedykowane do tych zadań, by optymalizację licencji skutecznie zautomatyzować, zachowując wysoką jakość.


CZYTAJ WIĘCEJ POWIĄZANYCH ARTYKUŁÓW: