Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? 

Niezależnie od wielkości firmy obieg dokumentów jest podstawą efektywnego i sprawnego zarządzania. Skuteczność podejmowania decyzji i codziennych działań zależy od tego, w jaki sposób dokumenty są przekazywane. Elektroniczny Obieg Dokumentów to narzędzie, które porządkuje i usprawnia proces zarządzania dokumentami w firmie. 

Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest i na czym polega? 

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Zacznijmy od tego, że każda firma zarządza dużą liczbą dokumentów. Tworzy, odbiera, archiwizuje i przetwarza wiele dokumentów – takich jak faktury, umowy, dokumenty pracownicze, zamówienia czy pisma urzędowe – pracując z klientami, partnerami czy podwykonawcami oraz zarządzając zespołami.   

O elektronicznym obiegu dokumentów mówimy wtedy, gdy dokumenty przemieszczają się pomiędzy pracownikami w formie elektronicznej i według ściśle określonej procedury. Innymi słowy, są one nie tylko rejestrowane i przechowywane, ale także przypisywane do poszczególnych osób i przekazywane od jednego uczestnika procesu do drugiego w zaplanowanej kolejności. Wymaga to programu komputerowego do obiegu dokumentów uwzględniającego funkcje zarządzania dokumentami, a także mechanizm workflow.   

Proces ten polega na digitalizacji i przechowywaniu zasobów dokumentacyjnych przedsiębiorstwa w środowisku cyfrowym – na serwerach własnych lub w chmurze. Aby elektroniczny obieg dokumentów działał zgodnie z jego koncepcją, konieczne jest wdrożenie specjalnego oprogramowania. Jego zadaniem jest umożliwienie praktycznej realizacji wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów, automatyzacja prac oraz optymalizacja procesów z tym związanych. Taki zestaw oprogramowania nazywa się systemem klasy ECM (Enterprise Content Management), czyli systemem do zarządzania zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa. Systemy ECM obejmują oprogramowanie dedykowane do organizacji przechowywania dokumentów (DMS), a także wiele dodatkowych narzędzi, w tym do integracji z innymi systemami, przepływu pracy (w tym platformy typu low-code), czy retencji danych.   

Tradycyjny i nowoczesny obieg dokumentów

W wielu firmach wciąż istnieje tradycyjny obieg dokumentów, w którym papierowe faktury lub inne pisma krążą po firmie pomiędzy osobami upoważnionymi do ich odbioru, często pracującymi w różnych działach, a nawet w różnych lokalizacjach firmy. Do tego dochodzi rejestracja, porządkowanie, klasyfikacja i formalizacja dokumentów papierowych. Wszystko to wymaga dużo czasu i obniża wydajność pracy.   

Nowoczesny system pozwala na szybkie przekazanie dokumentów, które zawsze można sprawdzić i nie wymaga wykonywania papierowych kopii, jeśli ktoś w firmie czegoś potrzebuje. Dzięki temu całe przetwarzanie dokumentów jest uproszczone i przyspieszone. Mniejsza liczba dokumentów papierowych to mniejsze koszty (nie ma potrzeby przechowywania tylu dokumentów w formie fizycznej) oraz wpływa na ekologię (mniej zużycia papieru). 

Jakie problemy rozwiązuje elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala przede wszystkim na oszczędność czasu i pieniędzy. Przyjrzyjmy się konkretnym problemom, które rozwiązuje użycie aplikacji ECM. Dokumenty przetwarzane w tradycyjny sposób łatwo można zgubić lub przekazać niewłaściwej osobie. Odpowiedni system chroni przed taką sytuacją, ponieważ przechowuje treści na zabezpieczonych nośnikach, a dostęp do danego dokumentu jest w pełni kontrolowany. Wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń i autoryzacji de facto uniemożliwia utracenie dokumentu i chroni przed nieupoważnionym dostępem.   

Oprogramowanie, które cyfrowo organizuje proces, ułatwia współpracę między działami firmy i usprawnia podział pracy. Jeśli firma otrzymuje dokumenty w formie papierowej, to odpowiednia liczba osób musi pracować w danej lokalizacji, aby je przetworzyć. W związku z tym nie jest możliwe całkowite przejście na pracę zdalną, co niekiedy, jak pokazał rok 2020, staje się koniecznością. Oprogramowanie do elektronicznej dokumentacji pozwala na pracę z domowego biura. Wiele zaawansowanych aplikacji może też działać na urządzeniach mobilnych, umożliwiając dostęp do informacji wszędzie tam, gdzie jest dostęp do sieci.   

W modelu tradycyjnym wyszukiwanie konkretnego dokumentu może być uciążliwe, a pracownik traci czas na przeglądanie segregatorów. System ECM pozwala łatwo przeszukiwać zasoby, zarówno po danych podstawowych, jak i na podstawie pełną treść dokumentów, co spektakularnie zwiększa efektywność pracy.  

Jak rozpocząć wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów?

Pomożemy usprawnić obieg dokumentów w Twojej firmie!  

Omówimy proces zarządzania dokumentami elektronicznymi, możliwości systemu ECM i podejście do projektu jego wdrożenia.