Jak skutecznie wdrożyć KSeF w firmie? Kluczowe kroki i najlepsze praktyki

KSeF stanie się w Polsce obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku.

Dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł, obowiązek ten wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku, natomiast dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku.

Nowe regulacje mają na celu usprawnienie obiegu faktur oraz walkę z nieuczciwymi praktykami podatkowymi. Jednak dla wielu przedsiębiorstw wdrożenie KSeF to duże wyzwanie technologiczne i operacyjne.

Jak skutecznie przejść na e-fakturowanie i zminimalizować ryzyko błędów?

W tym artykule omówimy kluczowe etapy wdrożenia KSeF oraz pokażemy, jak systemy SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) i SAP Vendor Invoice Management (SAP VIM) mogą ułatwić ten proces.

 

Czym jest KSeF i kogo dotyczy?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, odbierania oraz archiwizowania faktur w formacie ustrukturyzowanym XML.

Kluczowe założenia KSeF:

• Każda faktura będzie musiała przejść przez centralny system Ministerstwa Finansów.

• Faktura będzie uznawana za wystawioną dopiero po nadaniu jej numeru identyfikacyjnego przez KSeF.

• Przedsiębiorcy będą mogli monitorować status swoich faktur i weryfikować ich poprawność.

• KSeF obejmie zarówno faktury sprzedażowe, jak i zakupowe.

• Nowe regulacje wpłyną na procedury księgowe i raportowanie podatkowe, co wymaga dostosowania narzędzi IT.

 

Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF

Przejście na KSeF wymaga dostosowania systemów księgowych i finansowych, co może rodzić wiele problemów, m.in.:

• Integracja z istniejącymi systemami ERP – firmy korzystające z SAP i innych systemów muszą dostosować swoje procesy do wymagań KSeF.
• Walidacja i poprawność danych – faktury muszą być zgodne z ustrukturyzowanym formatem XML oraz spełniać wymogi podatkowe.
• Obsługa faktur zakupowych – odbiór, akceptacja i archiwizacja faktur wymaga nowych procedur i narzędzi.
• Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – przechowywanie i przesyłanie faktur musi być zgodne z regulacjami dotyczącymi ochrony danych.
• Szkolenie personelu – wprowadzenie KSeF wymaga odpowiedniego przeszkolenia zespołu księgowego oraz IT, aby zapewnić płynną obsługę systemu.

 

Rozwiązania SAP, takie jak SAP DRC i SAP VIM, pozwalają na efektywne zarządzanie tymi procesami, minimalizując ryzyko i błędy.

 

Jak SAP DRC wspiera obsługę KSeF?

SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) – centralne narzędzie do zarządzania zgodnością podatkową

SAP DRC to moduł, który umożliwia: 

• Automatyczne generowanie faktur zgodnych z formatem KSeF. 
• Wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF i odbiór statusów ich przetwarzania. 
• Walidację poprawności faktur przed ich wysyłką.
• Monitorowanie i raportowanie statusów faktur w czasie rzeczywistym.
• Archiwizację dokumentów zgodną z wymaganiami prawnymi.
• Możliwość automatycznego wykrywania błędów i ich korygowania przed wysyłką.

 

Dzięki SAP DRC firmy mogą w sposób automatyczny i bezpieczny zarządzać fakturami sprzedażowymi, eliminując błędy i przyspieszając proces fakturowania.

 

Jak SAP VIM wspiera procesy faktur zakupowych?

SAP Vendor Invoice Management (SAP VIM) – efektywne zarządzanie fakturami zakupowymi

SAP VIM pozwala na:

• Weryfikację danych na fakturach zakupowych.
• Integrację z systemem workflow w celu akceptacji i obiegu dokumentów.
• Powiadomienia o błędach i brakujących danych.
• Automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich jednostek organizacyjnych.
• Możliwość pełnej automatyzacji procesów akceptacyjnych.

 

Dzięki SAP VIM można znacznie usprawnić proces akceptacji faktur, zapewniając ich poprawność i terminowość rozliczeń. Redukuje to czasochłonność ręcznej obsługi faktur i minimalizuje błędy wynikające z czynnika ludzkiego.

Najlepsze praktyki wdrożenia KSeF w firmie

• Przygotowanie organizacji – audyt procesów fakturowania i dostosowanie systemów ERP.
• Wybór odpowiednich narzędzi – SAP DRC dla faktur sprzedażowych i SAP VIM dla zakupowych.
• Testowanie i walidacja – sprawdzenie poprawności integracji z KSeF przed wdrożeniem.
• Szkolenie pracowników – zapewnienie odpowiedniej wiedzy zespołowi księgowo-finansowemu.
• Monitorowanie i optymalizacja – bieżąca kontrola procesów i dostosowanie systemu do zmieniających się przepisów.
• Dostosowanie infrastruktury IT – wdrożenie narzędzi analitycznych do monitorowania efektywności przetwarzania faktur i zgodności z regulacjami.

 

Podsumowanie

Obowiązkowe przejście na KSeF to wyzwanie, ale również szansa na optymalizację procesów fakturowania. Dzięki SAP DRC i SAP VIM, firmy mogą zautomatyzować obsługę faktur sprzedażowych i zakupowych, zapewniając zgodność z przepisami i eliminację błędów.

Korzystając z nowoczesnych narzędzi SAP, organizacje mogą nie tylko dostosować się do wymogów KSeF, ale także zwiększyć efektywność finansową i księgową, redukując koszty operacyjne.

Chcesz dowiedzieć się więcej o wdrożeniu KSeF w Twojej firmie?

Skontaktuj się z nami!