Was ist ein elektronischer Arbeitsablauf?
Lukardi > Blog > Umlauf der Dokumente > Was ist ein elektronischer Arbeitsablauf?
- Umlauf der Dokumente
Unabhängig von der Größe eines Unternehmens ist der Umlauf von Dokumenten die Grundlage für eine effektive und effiziente Verwaltung. Die Effektivität der Entscheidungsfindung und des Tagesgeschäfts hängt davon ab, wie die Dokumente kommuniziert werden. Der elektronische Dokumenten-Workflow ist ein Instrument, das den Dokumentenmanagementprozess in einem Unternehmen organisiert und rationalisiert.
Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest i na czym polega?
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Zacznijmy od tego, że każda firma zarządza dużą liczbą dokumentów. Tworzy, odbiera, archiwizuje i przetwarza wiele dokumentów – takich jak faktury, umowy, dokumenty pracownicze, zamówienia czy pisma urzędowe – pracując z klientami, partnerami czy podwykonawcami oraz zarządzając zespołami.
O elektronicznym obiegu dokumentów mówimy wtedy, gdy dokumenty przemieszczają się pomiędzy pracownikami w formie elektronicznej i według ściśle określonej procedury. Innymi słowy, są one nie tylko rejestrowane i przechowywane, ale także przypisywane do poszczególnych osób i przekazywane od jednego uczestnika procesu do drugiego w zaplanowanej kolejności. Wymaga to programu komputerowego do obiegu dokumentów uwzględniającego funkcje zarządzania dokumentami, a także mechanizm workflow.
Proces ten polega na digitalizacji i przechowywaniu zasobów dokumentacyjnych przedsiębiorstwa w środowisku cyfrowym – na serwerach własnych lub w chmurze. Aby elektroniczny obieg dokumentów działał zgodnie z jego koncepcją, konieczne jest wdrożenie specjalnego oprogramowania. Jego zadaniem jest umożliwienie praktycznej realizacji wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów, automatyzacja prac oraz optymalizacja procesów z tym związanych. Taki zestaw oprogramowania nazywa się systemem klasy ECM (Enterprise Content Management), czyli systemem do zarządzania zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa. Systemy ECM obejmują oprogramowanie dedykowane do organizacji przechowywania dokumentów (DMS), a także wiele dodatkowych narzędzi, w tym do integracji z innymi systemami, przepływu pracy (w tym platformy typu low-code), czy retencji danych.
Tradycyjny i nowoczesny obieg dokumentów
W wielu firmach wciąż istnieje tradycyjny obieg dokumentów, w którym papierowe faktury lub inne pisma krążą po firmie pomiędzy osobami upoważnionymi do ich odbioru, często pracującymi w różnych działach, a nawet w różnych lokalizacjach firmy. Do tego dochodzi rejestracja, porządkowanie, klasyfikacja i formalizacja dokumentów papierowych. Wszystko to wymaga dużo czasu i obniża wydajność pracy.
Nowoczesny system pozwala na szybkie przekazanie dokumentów, które zawsze można sprawdzić i nie wymaga wykonywania papierowych kopii, jeśli ktoś w firmie czegoś potrzebuje. Dzięki temu całe przetwarzanie dokumentów jest uproszczone i przyspieszone. Mniejsza liczba dokumentów papierowych to mniejsze koszty (nie ma potrzeby przechowywania tylu dokumentów w formie fizycznej) oraz wpływa na ekologię (mniej zużycia papieru).
Jakie problemy rozwiązuje elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala przede wszystkim na oszczędność czasu i pieniędzy. Przyjrzyjmy się konkretnym problemom, które rozwiązuje użycie aplikacji ECM. Dokumenty przetwarzane w tradycyjny sposób łatwo można zgubić lub przekazać niewłaściwej osobie. Odpowiedni system chroni przed taką sytuacją, ponieważ przechowuje treści na zabezpieczonych nośnikach, a dostęp do danego dokumentu jest w pełni kontrolowany. Wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń i autoryzacji de facto uniemożliwia utracenie dokumentu i chroni przed nieupoważnionym dostępem.
Oprogramowanie, które cyfrowo organizuje proces, ułatwia współpracę między działami firmy i usprawnia podział pracy. Jeśli firma otrzymuje dokumenty w formie papierowej, to odpowiednia liczba osób musi pracować w danej lokalizacji, aby je przetworzyć. W związku z tym nie jest możliwe całkowite przejście na pracę zdalną, co niekiedy, jak pokazał rok 2020, staje się koniecznością. Oprogramowanie do elektronicznej dokumentacji pozwala na pracę z domowego biura. Wiele zaawansowanych aplikacji może też działać na urządzeniach mobilnych, umożliwiając dostęp do informacji wszędzie tam, gdzie jest dostęp do sieci.
W modelu tradycyjnym wyszukiwanie konkretnego dokumentu może być uciążliwe, a pracownik traci czas na przeglądanie segregatorów. System ECM pozwala łatwo przeszukiwać zasoby, zarówno po danych podstawowych, jak i na podstawie pełną treść dokumentów, co spektakularnie zwiększa efektywność pracy.
Jak rozpocząć wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów?
Pomożemy usprawnić obieg dokumentów w Twojej firmie!
Omówimy proces zarządzania dokumentami elektronicznymi, możliwości systemu ECM i podejście do projektu jego wdrożenia.
Więcej z kategorii
- Umlauf der Dokumente

