BRANŻA ENERGETYCZNA

OpenText Capture Center & Barkoder

Rozwiązania IT | Digitalizacja treści

Automatyzacja pracy kancelarii w zakresie obsługi faktur przychodzących drogą e-mail.

BRANŻA ENERGETYCZNA

Profil Klienta

PGNIG

PGNiG Obrót Detaliczny to spółka należąca do Grupy Orlen, specjalizująca się w sprzedaży gazu ziemnego, energii elektrycznej oraz produktów i usług energetycznych dla klientów indywidualnych i biznesowych. Firma kładzie nacisk na wysoką jakość obsługi, nowoczesne rozwiązania oraz zrównoważony rozwój w sektorze energetycznym.

Kluczowe informacje o projekcie

Wyzwania Klienta

Rejestracja dużej ilości faktur przychodzących drogą elektroniczną każdego dnia

Odpowiednia klasyfikacja przetwarzanych dokumentów – wyodrębnienie faktur ze wszystkich plików przesyłanych drogą e-mail

Potrzeba drukowania, oklejania kodami kreskowymi i skanowania dokumentów

Powtarzalna czynność wymagająca dużego zaangażowania każdego dnia

Oczekiwania Klienta

Automatyczna obsługa wszystkich dużych dostawców

Automatyczna obsługa większości przesłanych drogą mailową faktur.

Wykorzystanie rozwiązania już obecnego w firmie

Cel wdrożenia

Automatyczne pobieranie dokumentów ze skrzynki e-mail

Automatyczna separacja i klasyfikacja dokumentów, podział przesłanych dokumentów na faktury oraz załączniki do nich

Scalenie rozpoznanych dokumentów w jeden zbiorczy plik pdf i przekazanie go do OCR

Oklejenie dokumentu kodem kreskowym (warstwa w pliku pdf) i przekazanie dokumentu do SAP

Wdrażane rozwiązania

Barkoder – serwis zajmujący się pobieraniem dokumentów ze skrzynki e-mail, a następnie scalaniem i nakładaniem warstwy kodu kreskowego na przetworzone przez OCR dokumenty.

OpenText Capture Center – OCR od OpenText, umożliwiający separację, klasyfikację oraz ekstrakcję danych z dokumentów

Etapy projektu

Zakres projektu i harmonogram. Ustalenie wszystkich możliwych i obsługiwanych scenariuszy, wyodrębnienie wszystkich możliwych kombinacji dokumentów przesłanych drogą e-mail.

Zdalne wdrożenie – konfiguracja profili, rozbudowanie środowiska o nowe komponenty

Faza Go-Live – start produkcyjny, a po nim pierwsze bardzo intensywne tygodnie służące rozbudowaniu logiki o kolejne typy dokumentów

Efekty projektu

99% maili przetwarzanych automatycznie.

Zachowanie ciągłości nadawanych kodów kreskowych, brak luk.

Przejrzysty proces wprowadzania dokumentów.

Rozwiązanie możliwe do wykorzystania w innych profilach w ramach grupy.

Korzyści biznesowe dla Klienta

Automatyczna rejestracja faktur od wszystkich dużych dostawców (czasem ponad 100 mail dziennie od jednego dostawcy)

Automatyczna separacja i wyodrębnienie faktur ze zbioru przesłanych dokumentów

Automatyczne nadawanie kodów kreskowych

Zmniejszenie ilości drukowanych i skanowanych ponownie dokumentów

Ujednolicenie procesu rejestracji faktur

Twoje potrzeby,
nasze wsparcie.
Porozmawiajmy

Twoje potrzeby, nasze wsparcie.
Porozmawiajmy

Twoje potrzeby, nasze wsparcie. Porozmawiajmy