SAP Invoice Management by OpenText (SAP VIM)

Zautomatyzuj przetwarzanie dokumentów wprowadzanych do SAP - faktury, zamówienia, potwierdzenia, wnioski.

SAP Invoice Management by OpenText

SAP Invoice Management by OpenText (SAP VIM) to rozwiązanie do automatyzacji przetwarzania faktur zakupowych oraz innych dokumentów wprowadzanych do SAP, takich jak potwierdzenia dostaw, przyjęcia magazynowe, zamówienia klientów itp.

SAP VIM bazuje na najlepszych praktykach biznesowych i dostarcza gotowych reguł, ról i obiegów workflow, które pomagają przyspieszyć obsługę, usprawnić organizację zespołu, ograniczyć koszty oraz zapewnić pełną kontrolę nad procesem.

SAP VIM jest standardowym modułem w ramach SAP ERP lub
S/4Hana i korzysta z narzędzi, ekranów oraz obiektów środowiska SAP, co oznacza, że nie wymaga integracji i jest łatwy do nauki dla użytkowników SAP. Utrzymanie i rozwój systemu jest zapewnione w ramach umowy serwisowej z SAP.

To rozwiązanie obsługuje różne kanały wprowadzania i formaty dokumentów, zarówno papierowe jak i elektroniczne, a także rozpoznaje dane w wielu językach. W szczególności system gotowy jest do obsługi faktur w formacie wymaganym w ramach Krajowego Rejestru e-Faktur (KSeF). Cyfryzacja faktur to dobra okazja do optymalizacji procesu poprzez zastosowanie zintegrowanego systemu SAP VIM.

Główne cechy rozwiązania SAP Invoice Management

Wprowadzanie dowolnych dokumentów do SAP

System przetwarza dokumenty w postaci skanów, obrazów, plików PDF, plików XML (w tym polski .xml KSeF), EDI, IDoc i innych. Umożliwia wprowadzanie do obiegu SAP dokumentów z różnych źródeł, w tym skanowanie pojedynczych dokumentów papierowych i całych paczek, kopiowanie załączników z poczty elektronicznej, pobieranie plików z hot-folderów, systemów zakupowych (SRM), publicznych platform zakupowych, itp.

Dedykowane reguły biznesowe

System posiada ogromny zestaw wbudowanych reguł biznesowych dedykowanych do obsługi konkretnych typów dokumentów. W przypadku faktur zakupowych są to np.: automatyczne wykrywanie duplikatów, analiza rozbieżności cenowych, rozbieżności warunków płatności, rozbieżności w Incoterms, wykrywanie niewystarczających zapasów na magazynie, wykrywanie czy materiał zawarty na fakturze jest wprowadzony w SAP, wykrywanie różnych dat dostaw na jednym dokumencie, itd.

Gotowość na Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Planowane wprowadzenie KSeF to doskonała okazja dla przedsiębiorstw do zoptymalizowania procesu księgowania faktur zakupowych. SAP VIM rozpoznaje dane ze struktury faktury w formacie .xml KSeF i mapuje je do zaimplementowanych procedur zakupowych i księgowych w SAP. Dzięki przekształceniu formatu .xml do postaci czytelnej dla użytkowników możliwa jest łatwa, wizualna weryfikacja dokumentów źródłowych.

Automatyzacja procesów opartych na dokumentach

Wykorzystanie zaawansowanych mechanizmów ekstrakcji danych z dokumentów oraz technologii machine learning do uczenia systemu, znacznie przyspiesza etap wprowadzania dokumentów do SAP. Automatyczna klasyfikacja, zastosowanie reguł biznesowych i przydzielanie zadań do użytkowników w oparciu o role to kolejne narzędzia służące zwiększeniu efektywności procesów inicjowanych w SAP poprzez dokumenty przychodzące.

Referencja do transakcji SAP

Ważną funkcją SAP VIM jest możliwość przetwarzania dokumentów z referencją do innych transakcji SAP, czyli możliwość automatycznego wyszukania i porównania informacji. W przypadku faktur zakupowych system porównuje dane z faktury do zamówień, dostaw oraz przyjęć magazynowych zarejestrowanych w SAP
(tzw. three-way matching). System waliduje także pobrane informacje z danymi podstawowymi SAP, np. zarejestrowanych dostawców i materiałów, co pozwala na wczesne wykrywanie rozbieżności oraz uruchamianie odpowiednich procedur.

Audyt i raportowanie

System przechowuje elektroniczny log (historię) wszystkich wykonanych czynności, a wgląd w oryginalne dokumenty uzupełnione komentarzami i uwagami oraz historią korespondencji zapewnia pełną przejrzystość transakcji. Logi oraz wszelkie dane są dostępne w jednym miejscu także po zakończeniu procesu dla celów audytu. Narzędzia raportowe w SAP pokazują statusy obiegów i umożliwiają m.in. wykrywanie tzw. „wąskich gardeł” oraz analitykę KPI.

Pobierz Darmowy E-book o bezpieczeństwie SAP

Zapisując się do newslettera, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach, produktach i usługach Lukardi S.A.
Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, a szczegóły związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych znajdziesz w polityce prywatności.

Pobierz Darmowy E-book o bezpieczeństwie SAP

Technologie

SAP VIM jest modułem w SAP ECC lub S/4HANA i wykorzystuje standardowe narzędzia tego środowiska.

Pobierz e-booka o bezpieczństwie SAP

Użytkownicy SAP Invoice Management mogą pracować w dopasowanych do konkretnej roli transakcjach SAP. Interfejs użytkownika jest opracowany zarówno w SAP GUI, jaki i w SAP Fiori
oraz SAP Portal, które umożliwiają dostęp do transakcji z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych.

Transakcje SAP VIM są natywnie zintegrowane z modułami SAP FI/CO oraz MM/SRM, a obiegi dokumentów bazują na SAP Workflow.
Do archiwizowania dokumentów cyfrowych system może wykorzystać dowolne repozytoria zgodne z SAP ArchiveLink, np. SAP Content Server, SAP Archiving and Document Access by OpenText.

Dodatkiem do SAP Invoice Management jest komponent OCR - SAP Information Capture by OpenText, który wykorzystuje zaawansowane algorytmy uczenia maszynowego (machine learning) i sztucznej inteligencji (AI) do wyodrębniania/ekstrakcji metadanych z dokumentów opartych na obrazach, takich jak PDF i TIFF.

SAP VIM oferuje także integrację z SAP Extended ECM pozwalającą na łączenie nieustrukturyzowanych treści przedsiębiorstwa z procesami biznesowymi
w SAP.

Korzyści biznesowe SAP VIM

do 50%

Redukcja kosztów procesu przetwarzania faktur

43%

Zmniejszenie liczby błędów przy wprowadzaniu danych

34%

Wzrost efektywności zespołów przetwarzających dokumenty

do 75%

Zmniejszenie liczby zapytań o status faktur

Nasze doświadczenie

Pobierz e-booka o bezpieczństwie SAP

Specjaliści Lukardi brali udział w projektach wdrożeniowych SAP VIM m.in. u takich Klientów jak:

- Polpharma Biologic
- Polskie Linie Lotnicze LOT
- Amica
- Cement Ożarów
- Grupa Azoty
- ESA
- Lactalis Romania
- Merck
- Havi Logistic Group
- Drager
- LindeGas
- Sokołów

Pobierz Darmowy E-book o bezpieczeństwie SAP

Piotr Jankiewicz

piotr.jankiewicz@lukardi.com

Porozmawiajmy o tym, jak wprowadzić elektroniczny obieg dukumentów w Twojej firmie.

Zapraszam do kontaktu przez formularz

Skontaktuj się z nami

SAP Invoice Management by OpenText (SAP VIM)