Hur SAP DRC och SAP VIM hjälper till med KSeF-integration

Aktie
  • Cirkulation av dokument

Introduktion till KSeF och integrationsutmaningar

Det nationella systemet för e-fakturering (KSeF) är ett obligatoriskt elektroniskt faktureringssystem i Polen som syftar till att effektivisera faktureringsprocesser, eliminera skattebedrägerier och automatisera dokumentcirkulationen. Enligt nuvarande information från finansdepartementet kommer KSeF att bli obligatoriskt från och med den 1 februari 2026.

 

Genomförandet av KSeF innebär ett antal tekniska utmaningar, bland annat

  • Behovet av att integrera ERP-system med KSeF,
  • Automatisering av sändning och mottagning av fakturor,
  • Hantering av fel och status på fakturor,
  • Säkerställa efterlevnad av rättsliga krav.

 

I detta sammanhang SAP Dokument- och rapporteringsöverensstämmelse (SAP DRC) i SAP leverantörsfakturahantering (SAP VIM) är viktiga verktyg som underlättar integrationen med KSeF och optimerar faktureringsprocessen.

 

SAP DRC - nyckeln till KSeF-överensstämmelse

 

Vad är SAP DRC?

SAP Dokument- och rapporteringsöverensstämmelse (SAP DRC) är en SAP-lösning för automatisk generering, överföring och övervakning av elektroniska dokument som krävs enligt lokala skatteregler. SAP DRC stöder e-fakturarapportering i olika länder, vilket gör det till ett idealiskt verktyg för integration med KSeF.

 

Hur stöder SAP DRC KSeF?

  1. Automatisk generering av e-fakturor - SAP DRC gör det möjligt att skapa fakturor i KSeF-kompatibelt XML-format utan manuell konvertering.
  2. Säker överföring till KSeF - Systemet skickar automatiskt fakturor till KSeF, vilket eliminerar fel och minimerar risken för förseningar.
  3. Status- och felhantering - SAP DRC övervakar uppladdade fakturor och får feedbackstatus från KSeF, vilket gör att eventuella fel snabbt kan upptäckas och korrigeras.
  4. Efterlevnad av regelverk - Genom regelbundna uppdateringar säkerställer SAP DRC efterlevnad av polska och internationella regler för e-fakturering.

SAP VIM - Optimering av arbetsflödesprocessen för fakturor

 

Vad är SAP VIM?

SAP leverantörsfakturahantering (SAP VIM) är ett verktyg för att automatisera processerna kring hanteringen av inköpsfakturor (AP - Accounts Payable). SAP VIM hjälper företag att skanna, känna igen, godkänna och arkivera fakturor, vilket avsevärt förbättrar arbetsflödet och minskar antalet fel.

Hur stöder SAP VIM integration med KSeF?

  1. Automatisk behandling av inköpsfakturor - SAP VIM hämtar automatiskt inköpsfakturor från KSeF och integrerar dem i ERP-systemet.
  2. Innehållsigenkänning och verifiering av data - Verktyget analyserar de mottagna fakturorna och kontrollerar att uppgifterna är korrekta, vilket eliminerar risken för bokföringsfel.
  3. Arbetsflöde för godkännande av fakturor - SAP VIM gör det möjligt att automatiskt skicka fakturor till rätt personer i organisationen för godkännande.
  4. Arkivering och revision - fakturor lagras i enlighet med rättsliga krav, vilket underlättar granskning och efterföljande betalning.

 

Visa uppgiftslista

Dokumenthantering - revisorns skärm

Fördelar med att implementera SAP DRC och SAP VIM inom ramen för KSeF

Företag som väljer att implementera SAP DRC och SAP VIM kommer att få många fördelar, t.ex:

  • Full automatisering faktureringsprocessen, vilket eliminerar manuella arbetsmoment och minskar antalet fel,
  • Tids- och kostnadsbesparingar genom processintegration och automatisering,
  • Efterlevnad av lagstiftning - ingen risk för påföljder för felaktigt utfärdade eller rapporterade fakturor,
  • Enklare kontroll och rapportering - möjlighet att snabbt övervaka fakturornas status och efterlevnaden av KSeF,
  • Datasäkerhet - Tack vare integrationen med SAP skyddas och lagras data i enlighet med gällande regler.

Sammanfattning

Integration med KSeF är en av de viktigaste utmaningarna för företag i Polen, som från och med 1 februari 2026 kommer att vara skyldiga att skicka elektroniska fakturor till finansministeriets system. Detta kräver både anpassning av redovisningsprocesser och implementering av lämpliga tekniska verktyg för att säkerställa regelefterlevnad, automatisering och driftsäkerhet.

Lösningar SAP DRC i SAP VIM erbjuda omfattande stöd inom detta område:

SAP DRC underlättar regelefterlevnad genom automatisk generering av e-fakturor, säker överföring till KSeF och övervakning av status och fel. Denna lösning eliminerar risken för bristande efterlevnad av regler och ger fullständig automatisering av försäljningsfaktureringsprocesser.

SAP VIM optimerar processen för inköpsfakturor genom att automatiskt hämta och bearbeta fakturor från KSeF. Tack vare intelligent dataanalys, integration med ERP-system och funktioner för godkännande av arbetsflöden kan företag avsevärt påskynda dokumentarbetsflöden och minimera bokföringsfel.

Att implementera dessa verktyg i en organisation handlar inte bara om att uppfylla lagkrav, utan också om att

  • Förbättrad operativ effektivitet - eliminering av manuellt arbete och påskyndande av redovisningsprocesser,
  • Ökad transparens - full kontroll över fakturorna och snabb åtkomst till deras status,
  • Minska risken för fel - tack vare automatisk verifiering och integration med KSeF,
  • Säkerhet och efterlevnad av regelverk - Säkerställa fullständig reviderbarhet och efterlevnad av finansministeriets krav.

 

Företag som redan nu beslutar sig för att förbereda sig för KSeF och implementera lämpliga SAP-lösningar kommer att få en konkurrensfördel, undvika potentiella problem relaterade till de nya reglerna och optimera sina affärsprocesser.

Vänta inte till sista minuten!

Implementering av KSeF är en process som kräver planering och testning, så det är värt att kontrollera hur SAP DRC i SAP VIM kan hjälpa ditt företag med denna omvandling.

Ytterligare material:

Marknadschef Joanna Komsa

Joanna Komsa

Marknadschef. Hon har arbetat med onlinemarknadsföring, strategibyggande och kommunikation i 15 år. På Lukardi ansvarar hon bland annat för företagets image, skapar kampanjer, organiserar webbinarier och konferenser samt bygger upp strategier - inklusive innehållsstrategi. Hon är passionerad när det gäller ny teknik, AI och neuropsykologi. Hon tycker om att prata med människor, lära sig om deras behov och implementera anpassade lösningar.