Efterlevnad av SAP-dokument och rapportering
SAP-lösning för KSeF. Och mer därtill.


Nationellt e-faktureringssystem och europeisk moms i den digitala tidsåldern
Nationellt system för e-fakturor (KSeF)
Vad är KSeF?
KSeF är regeringens plattform för att utfärda och ta emot strukturerade fakturor elektroniskt. Systemet har redan införts under 2022 och fungerar tills vidare som en frivillig lösning, som en av de möjliga formerna för att dokumentera transaktioner vid sidan av pappersfakturor och ostrukturerade elektroniska fakturor (t.ex. i form av PDF-filer).
Obligatorisk KSeF
KSeF kommer snart att bli en obligatorisk lösning: ändringen av mervärdesskattelagen i juni 2024 skjuter upp skyldigheten att utfärda e-fakturor till den 1 februari 2026.
Användningen av KSeF kommer att krävas för företagare som har sitt säte eller permanenta verksamhetsställe i Polen och kommer att omfatta transaktioner mellan företagare (s.k. B2B). Systemet kommer inte att täcka försäljningstransaktioner till konsumenter (B2C).
Europeisk moms i den digitala tidsåldern
Den digitala ekonomins utmaningar
Införandet av KSeF är en del av en bredare digitaliseringsplan som drivs av EU:s regeringar. Traditionella skattesystem klarar inte av att möta utmaningarna i den digitala ekonomin. Exempelvis är rapporteringen av momsdeklarationer i samband med handelstransaktioner inom EU sårbar för bedrägerier eftersom uppgifterna inte kontrolleras förrän flera månader efter det att de har inträffat. Detta innebär ofta att medlemsstaterna är för långsamma med att ingripa i situationer där skatter inte har betalats.
Förslag från Europeiska kommissionen
Därför, i december 2022. Europeiska kommissionen föreslog ändringar av momsreglerna för att anpassa redovisningen till utmaningarna i den digitala tidsåldern (den så kallade "Digital Age"). Moms i den digitala tidsåldern), som kommer att införas mellan 2024 och 2028 och som kommer att omfatta alla momsskyldiga. Detta paket omfattar följande:
- Modernisering av reglerna för momsrapportering för att anpassa dem till utmaningarna i den digitala tidsåldern (DRR - Digital Reporting Requirements),
- reglering av digitala plattformar
- Regler för enhetlig momsregistrering (SVR).
Syftet med dessa förordningar är att strama upp systemet, samla in moms på ett mer effektivt sätt och bekämpa bedrägerier inom EU:s ekonomi.
Fördelar och framtida utmaningar
Det kan förväntas att skattelagstiftningen i de enskilda EU-länderna som inför krav på registrering och rapportering av transaktioner kommer att genomgå ytterligare intensiv digitalisering och samtidigt anpassas till gemensamma europeiska standarder.
Ur entreprenörens synvinkel är det därför viktigt att den lösning som används idag för KSeF är redo för nästa utmaning med att digitalisera affärsflödet och rapportera i enlighet med lagkraven.
En sådan lösning är SAP Document & Reporting Compliance.
Efterlevnad av nationella och europeiska lagkrav
Automatisk utfärdande av försäljningsfakturor
Insikt i realtid
Fullständig revision av transaktioner
Utbyggnad med ytterligare moduler




Vi är Silver Partner med teknikledare




Hur SAP DRC hanterar KSeF
Försäljningsfakturor
Automatisering av fakturering
Utfärdandet av fakturor till KSeF är automatiserat och de integrerade SAP-verktygen ger insikt i realtid och en fullständig verifieringskedja för transaktionerna.
Start av processen
Processen börjar som vanligt: leverantören utfärdar fakturan i SAP ERP-systemet i SD- eller FI-modulen, eller utanför SAP-systemet med en motsvarande registrering av denna transaktion i FI-modulen.
Skapa ett e-dokument
När en faktura bokförs skapar SAP DRC-komponenten ett e-dokument som mappas till en XML-struktur enligt den relevanta mallen (FA2-schema). Endast dokument med statusen "bokad" behandlas, medan fakturor med statusen "förbokad" eller "parkerad" ignoreras.
Överföring av ett dokument till KSeF
Därefter krypteras dokumentet och en interaktiv session upprättas med hjälp av en auktoriseringstoken via SAP BTP:s molnplattform, och xml-filen skickas till KSeF för validering.
Övervakning av fakturornas status
I SAP DRC cockpit kan du till exempel se statusen för behandlingen av enskilda fakturor i realtid: dokument skapat, dokument skickat, dokument avvisat av KSeF, dokument accepterat av KSeF, dokument accepterat av KSeF. DRC cockpit ger också möjlighet att hantera dokument, t.ex. att skicka tillbaka dem för korrigering eller radering.
Bekräftelse och registrering
När fakturan har godkänts av KSeF får man en UPO-bekräftelse och ett KSeF-nummer i feedbacken, som automatiskt registreras i SAP-försäljningstransaktionen.
Insyn och arkivering
SAP DRC-användaren kan se dokumenthistorik, transaktionsdata och meddelanden som genererats av KSeF. Det rekommenderas att UPO-bekräftelser arkiveras, eftersom det i händelse av ett programfel eller underhållsarbete från KSeF:s sida är ett bevis på att dokumentet har behandlats korrekt.






Mottagande av inköpsfakturor
Automatisk mottagning av fakturor från KSeF
Mottagning av inköpsfakturor från KSeF sker tack vare en automatisk uppgift på SAP DRC-sidan, som körs i bakgrunden och kontrollerar fakturorna för inkasso. Systemet kan konfigureras för att fråga KSeF med lämplig frekvens, t.ex. en gång om dagen, samt med ett filter, t.ex. efter momsnummer. Detta effektiviserar sökningen och hanteringen av den vidare cirkulationen av inkommande fakturor.
Ladda ner och presentera dokument
SAP DRC skickar förfrågningar till KSeF, hämtar alla tillgängliga dokument och presenterar de dokument som kräver bearbetning för användaren. Genom att kontrollera bearbetningsstatus skyddar systemet mot publicering av dubbletter.
Imaging och bearbetning av dokument
Dokument som hämtas i XML-format kan visualiseras i läsbart HTML-format och görs tillgängliga för vidare bearbetning och bokföring på SAP ERP-sidan.
Integration med arbetsflödessystem
Denna process kan implementeras inom ett befintligt arbetsflödessystem eller så kan en integrerad modul användas. Hantering av leverantörsfakturor i SAP, som hanterar hanteringen av inköpsfakturor på ett heltäckande sätt.







SAP DRC - det är inte bara KSeF Utöka ditt system med ytterligare moduler
Som svar på de snabbt ökande kraven på digitalisering och förändringar i affärsregler erbjuder SAP en dedikerad lösning i form av SAP Document and Reporting Compliance från och med 2021.
SAP DRC är ett omfattande verktyg som gör det möjligt att skapa, bearbeta och övervaka transaktionsdokument och periodiska rapporter i enlighet med landsspecifika bestämmelser. Systemet automatiserar rutiner och säkerställer en smidig hantering tack vare standardisering som bygger på en kraftfull och integrerad SAP-miljö. Systemets funktioner och omfattning uppdateras löpande i linje med nya och förändrade lagbestämmelser, både lokala och internationella.
Om ditt företag använder SAP ECC eller SAP S/4HANA är en komponent i form av SAP DRC en naturlig förlängning för att säkerställa efterlevnad av KSeF och andra regelverk.
SAP ECC
S/4HANA
SAP BTP
Affärsfördelar med SAP DRC
Sänk handlägnjngstid med 40%
Genom att automatisera affärsprocesser kan företag minska handläggningstiderna för uppgifter med upp till 40%, vilket leder till ökad operativ effektivitet och gör att medarbetarna kan fokusera på mer värdefulla uppgifter.
Minskning av driftskostnaderna med 30%
Implementering av SAP kan leda till betydande minskningar av driftskostnaderna genom automatisering av processer, eliminering av manuella fel och förbättrad resurshantering, vilket kan minska kostnaderna med 30%.
Minska risken för bristande efterlevnad genom 70%
SAP säkerställer efterlevnad av lagar och regler, vilket minskar risken för böter och påföljder med 70%. Med inbyggda säkerhetsmekanismer skyddar SAP också företagsdata från obehörig åtkomst och hot.
Kortare tid för beslutsfattande för 50%
Med avancerade analysverktyg och realtidsrapportering gör SAP det möjligt för företag att få tillgång till viktig information snabbare, vilket minskar den tid det tar att fatta 50% affärsbeslut.
Varför Lukardi?
Vi guidar dig genom förändringsprocessen och hjälper dig att komma in i e-fakturans värld.
Konsultation före implementeringen
Analys av krav
Affärsmässiga och tekniska workshops
Utarbetande av konceptet
Kartläggning av SAP-system
Implementering av en standardlösning
Installation av SAP-anteckningar
Konfiguration av applikationer, gränssnitt och rapporter
Implementering av tillägg och optimeringar
Genomföra tester
Förberedelse av dokumentation
Hypercare-stöd efter implementeringen
Fler lösningar, fler möjligheter




Dina behov,
vårt stöd.
Låt oss prata
Dina behov, vårt stöd.
Låt oss prata
Dina behov, vårt stöd. Låt oss prata om det