Optimering av ECM-processen. Liten förändring - stor nytta

Vad är ECM?

ECM-system (Enterprise Content Management), dvs. system för hantering av informationsresurser, blir allt vanligare i företagen, och deras användare ökar i proportion till den växande mängd innehåll som företagen hanterar. Massdigitaliseringen av dokument har inte bara gjort det möjligt att påskynda hittills analoga processer, utan har också gett helt nya möjligheter att utforma dem, med en betydande inverkan på effektiviteten i behandlingen av dem. 

Processförbättringar och optimering

Förbättring och optimering av processer är en integrerad del av alla företag. Baserat på den ökande medvetenheten och de växande behoven inom detta område har robotisering och automatisering på senare tid blivit allt mer populärt. Men är det här den enda vägen framåt? Kanske är det värt att börja någon annanstans? Som Analytiker inom RPA (Robotic Process Automation), och mångårig ECM-konsult, skulle jag vilja dela med mig av erfarenheter och berättelser från de senaste åren av mitt arbete, där inte automatisering utan bättre användning av ECM-programmering har gett verkliga fördelar för företaget.  

Ett av de största problemen, som dock inte erkänns i någon större utsträckning, är att användarna och även de som implementerar programvaran inte har tillräcklig kunskap om den. 

Exempel 1 - Skanna och skicka fakturor

Här är ett exempel på en process som används i ett företag för att skanna fakturor och skicka dem till arbetsflödet i SAP.

Processen var enkel:
1. Skanna
2. Fyll i standarduppgifterna
3. Skicka till systemet.

Och så vidare för varje dokument. Företaget hade en separat tjänst för den person som skannade. Vilken överraskning när det visade sig att samma program kunde skanna alla dokument på en gång och automatiskt separera dem. Inte nog med det, alla dokument kunde också skickas till systemet samtidigt. Processen hade körts på samma sätt i företaget i flera år, med flera personer anställda för att göra det. Efter förändringen den tid som krävs för att utföra en aktivitet har minskats med minst 80%, vilket har resulterat i mycket stora besparingar för företaget, dessutom utan att några ytterligare resurser har behövt tas i anspråk. 

Förändringar är dock inte alltid så uppenbara och synliga. Ofta är det bara nya programvaruversioner som öppnar nya möjligheter för processoptimering - men den kunskapen är inte alltid tillgänglig för slutanvändarna. Därför är det viktigt att de som inte ansvarar för processen, utan för underhållet av programvaran, har tillräckligt aktuell kunskap. Jag ska ta ett annat exempel på arkivering här, där PDF-filer måste arkiveras till TIFF-format, även det i SAP. 

I exemplet ovan utnyttjas det faktum att själva skanningsprogrammet har fått möjlighet att konvertera filer från PDF till TIFF, vilket inte var möjligt i tidigare versioner av programmet. Det gjorde det möjligt att helt hoppa över ett steg i processen, som dessutom var det mest tidskrävande. Den här förändringen var inte bara en fördel för dem som hanterade processen, utan med tanke på de många tusen dokument som kommer in till företaget varje dag var det en betydande förbättring av effektiviteten i hanteringen. 

Vi kan konstatera att en bra tidpunkt att titta lite mer än vanligt på processerna och de tillhörande programvarufunktionerna är när de uppdateras i företaget. Det är då det lönar sig att titta på dokumentationen, prata med användare och även med teknisk support och ta reda på hur lösningarna faktiskt används idag och göra en, om inte annat, förenklad analys av dem mot bakgrund av de tillgängliga funktionerna i programvaran. Sådana små förändringar av parametrar eller små tilläggsfunktioner gör det möjligt att uppnå inte obetydliga optimeringseffekter och verkliga ekonomiska fördelar utan att behöva använda externa automatiseringsverktyg. 

Exempel 2 - Kontroll av konverteringens kvalitet

Låt oss ta fram fler exempel. När jag arbetade med en kund märkte jag att han hade en mycket väl optimerad arkiveringsprocess genom att utöka funktionaliteten hos en av de externa arkiveringsprodukterna med en särskild rapport i SAP. Processen hade dock en liten nackdel - under massarkiveringen måste kvaliteten på dokumentkonverteringen bekräftas i ett popup-fönster för varje dokument, vilket gjorde att användaren inte kunde göra något annat än att klicka på bekräfta. Även om processen redan var snabbare än standard ändå, var det värt att undersöka vad som hände. Vi kom överens med kunden om att kvaliteten på konverteringen egentligen inte kontrollerades, eftersom det ännu inte hade hänt att den var felaktig. Med hjälp av att bara ändra två parametrar i programvaran stängdes uppmaningarna av och dessutom införde vi en inställning som gjorde att arkivprogrammet var inloggat i SAP under hela dagen. Detta gav en vinst på 3-15 minuter per dag och person, vilket med ett team på 60 personer redan var betydande.  

Hur man får bättre resultat genom att optimera ECM-processer

Genom de berättelser som citeras vill jag påpeka att det inte alltid finns ett behov av att använda RPA:s fina verktyg för att erhålla bar

Resultaten av optimeringen av ECM-processerna är mycket goda. Många gånger, och särskilt när det gäller processer som har funnits i en organisation i många år, är det en mycket bättre idé att se över processerna med avseende på de funktioner som den programvara som redan har implementerats har. Detta är mycket mer optimalt när det gäller såväl kostnader som implementeringstid för förändringarna, eftersom det i de flesta fall inte leder till svåra implementeringssituationer.  

Följande företag är utmärkta i detta avseende OpenText-produkter, vars konfigurerbarhet är betydligt bättre än konkurrenternas, och dessutom utvecklas dessa produkter ständigt med ytterligare funktioner. Resultatet är att vi med varje ny programversion ofta kan förbättra ytterligare en del av ECM-processen.  

Vi ser fram emot att arbeta tillsammans med dig

Om ämnet processoptimering har väckt ditt intresse, tveka inte att kontakta oss. Vårt team av erfarna experter kan hjälpa dig, inte bara med implementeringen, utan även med underhåll och optimering av dina befintliga system. Våra konsulter hjälper dig att få ut mesta möjliga av din programvara, så att den kan optimera ditt företags verksamhet i största möjliga utsträckning.