Optimera dina SAP-licenser innan du börjar förbereda dig för migreringen till S4/HANA

Aktie
  • Optimering av licenser

Skaffa din ECC för att spara på FUE 

Att migrera till SAP S/4HANA är ett steg som allt fler företag tar för att anpassa sin organisation till kraven i den moderna affärsvärlden. Men innan du påbörjar den här processen finns det ett viktigt steg som kan leda till betydande besparingar - att optimera dina SAP-licenser. 

Innan du påbörjar din analys före migreringen:

Att migrera till SAP S/4HANA är en process som kräver noggrann planering och förberedelser. Övergången till ett modernt ERP-system kan ge många fördelar, men det kan också vara en utmaning för organisationen. Innan migreringen påbörjas är det värt att uppmärksamma några viktiga frågor som kan vara avgörande för att hela projektet ska lyckas och, viktigast av allt, ge påtagliga besparingar (jämfört med värdet på S/4-licensen vid ineffektiva förberedelser). 

Steg 0 - Få ordning på dina SAP ECC-licenser innan du tar in en offert på SAP S/4HANA 

Ett klassiskt exempel på migrering är när mappningen av nuvarande användarlicenser i ECC-systemet till de som finns i S/4HANA påbörjas.  

Se upp för dessa fällor:

  1. Nya typer av licenser - Svårigheter med att mappa användarlicenser direkt. 
  2. Behöver alla nuvarande användare verkligen tillgång till SAP? 
  3. Har nuvarande användare de relevanta licenstyperna (som överensstämmer med vad de använder idag)? 
  4. Konsolidering av användare (om det finns mer än ett produktionssystem). 

Var och en av ovanstående punkter innebär en separat utmaning. Om man tar itu med dessa ämnen på rätt sätt kan man minska (enligt vår erfarenhet - betydligt) antalet licenser som behöver köpas för S/4-miljön. Så i tur och ordning: 

1/ Nya typer av licenser - Besparingar av 10-30% 

Det första som bör uppmärksammas är att det finns nya användartyper. Dessa motsvarar inte direkt de som vi känner igen från SAP ECC-miljöer. För enkelhetens skull kommer vi endast att fokusera på licenserna för dialognamngivna användare (jag utelämnar Engine Use, Technical Use och Engine Use). 

De nya typerna av licenser för namngivna användare (dialog, företagsanvändare) är 

  • Professionell användning 
  • Funktionell användning 
  • Produktivitet Användning 
  • Användning av utvecklare 

Vi noterar redan från början avsaknaden av Limited Profesional, vilket i sig kan innebära en utmaning i att inte direkt kunna överföra motsvarande licens till den nya miljön för de användare som har SP idag. 

Ett ytterligare exempel är att i SAP ECC var alla användare som arbetade med försäljning tvungna att tilldelas en dyr Professional User-licens. I den nya miljön, om en användare är involverad i några av försäljningsaktiviteterna, finns det inget behov av att tilldela den högsta licensnivån till den användaren eftersom Functional Use redan har dessa aktiviteter.  

Här följer ett utdrag ur standardavtalet med SAP:

S/HANA Enterprise Management för funktionell användning
- Försäljning (hantering av säljofferter, hantering av säljkontrakt, hantering av säljorder, hantering av incitament och provisioner, hantering av säljkontakter, aktivitetshantering, konto- och kontakthantering, hantering av masterdata för försäljning, fakturering av försäljning, fakturering av lösningar, hantering av försäljningsrabatter, hantering av krav, returer och reklamationer, övervakning och analys av försäljning)

Nästa exempel - Worker User-licensen. Inte heller här är det möjligt att direkt överföra licensen från den gamla typen till den nya. Beroende på vilken aktivitet den aktuella Worker User har kan den tilldelas till Productivity eller Functional Use i S/4.  

Här följer ett utdrag ur standardavtalet med SAP:

S/HANA Enterprise Management för funktionell användning
- Varuförsörjningskedjan (varuflöden, lageranalys, returförpackningslogistik, lagerhantering, leveranshantering, transporthantering, fysisk inventering, hantering av hanteringsenheter, hantering av serienummer)

- Tillverkning (materialbehovsplanering, extern bearbetning, produktionsutförande, underleverantörer, just-in-time-bearbetning, Kanban, produktionsstyrning, repetitiv tillverkning, kvalitetsplanering, kvalitetsförbättring, kvalitetsinspektion, produktionsstycklista, recept-/rutthantering, tillverkningsanalys)

- Asset Management (planering och schemaläggning av underhåll, utförande av underhåll)

S/HANA Enterprise Management för produktivitetsanvändning
- Supply Chain (varuflöde, lagerhantering, leveranshantering, tillgänglig för utlovande, transporthantering, fysisk inventering, hantering av hanteringsenheter, batchhantering, hantering av serienummer)

- Kapitalförvaltning (underhållsgenomförande)

- Tillverkning (materialbehovsplanering, produktionsutförande, produktionsstyrning)

Lösning: 

Verifiera hur dina användare beter sig. För en ECC-miljö är det nödvändigt att validera vilka transaktioner som dina användare faktiskt använder. Om du vet svaret på den här frågan (och det gör du till exempel i ST03) kan du gå vidare till steg två - kontextuell validering av en specifik licenstyp.  

Transaktioner med regeluppsättning för Professional-användare

Dessutom bör man titta på dem som inte har loggat in i SAP på flera månader. Behöver de en användare? Kanske arbetar de inte längre? Eller är det externa konsulter som inte längre är ute på projekt? 

Lösning: 

Regelbunden analys av inaktiva användare. Detta möjliggör en uppdatering som kan resultera i att en användare släpper en oanvänd licens. Eller, i fallet med en flytt från ECC till S/4, en kontextuell bedömning av hur och vilka användare som faktiskt behöver en licens i den nya miljön. 

3/ Har användaren rätt licens idag? 

Besparingar av 5-15% 

Enligt vår erfarenhet finns det i alla system som inte stöds av automatiserad identifiering av korrektheten i den tilldelade licensen en pool av användare som tilldelas licenser som avviker från det optimala. 

Om en användare har en dyr och överflödig (för dem) Professional-licens på ECC, är det troligt att motsvarande licens i S/4-miljön (Professional Use) också är olämplig (dvs. för dyr och onödig). 

En korrekt tilldelning av licenser idag kan därför inte så mycket spara pengar för den nuvarande miljön, men väsentligt påverka det lägre värdet av mållicenserna för S/4. Ännu mer så i fallet med FUE-modellen - avgifter uppstår varje månad.  

Det är värt att notera fördelningen av FUE-vikter: 

1 FUE = 0,5 Tillgång till SAP S/4HANA Cloud-utvecklare
1 FUE = 1 SAP S/4HANA Cloud för avancerad användning
1 FUE = 5 SAP S/4HANA Cloud för kärnverksamhet
1 FUE = 30 SAP S/4HANA Cloud för självbetjäning 

Lösning: 

I ett ECC-system är det viktigt att du gör en analys för att få svar på frågan om en viss typ av licens kan ersättas (för en viss användare) med en annan, mer optimal licens. På så sätt kan du kontrollera om du kan börja spara pengar innan du går över till en ny miljö.  

4/ Konsolidering av användare - dubbelräknas användare? 

Besparingar med 5% (för 2+ produktionssystem) 

För miljöer som innehåller mer än en produktionsmiljö måste konsolidering genomföras. Om dina anställda har användare på mer än ett system, ska licensen (enligt avtalsbestämmelserna) endast debiteras en gång. Endast den med det högsta värdet tas då med i beräkningen.  

Exemplet i tabellen nedan illustrerar hur licensen beräknas för varje användare i en miljö med flera system. 

Fel som uppstår till följd av felaktig konsolidering (eller, för att uttrycka det enkelt, till följd av bristande konsolidering) är, för ovanstående exempel, följande scenario:

Lösning: 

Behovet av att kartlägga anställda mot ägda användare på flera system. Först då kan man säkerställa att man inte betalar för licenser där de inte behövs. 

Sammanfattning 

När det gäller migreringen till S/4 krävs - förutom de uppenbara frågor som uppstår vid utarbetandet av en funktionell färdplan för den nya miljön - en sund analys av namngivna användarlicenser för att inte generera onödiga kostnader. 

Att genomföra en offert utan en kontextuell analys av de tilldelade licenstyperna kan drastiskt påverka det slutliga antalet FUE:er som köps in. 

Nedan visas ett exempel på prissättning för en miljö med 1.000 användare före och efter licensoptimering. 

Av ovanstående framgår att vi efter optimering kan spara 227 FUE genom att bibehålla antalet användare och att licenserna kommer att vara i direkt överensstämmelse med abonnemangsavtalet.  

SAP-licenser utgör en betydande del av de kostnader som är förknippade med att använda företagets ERP-system. Innan du migrerar till S/4HANA är det värt att noggrant gå igenom dina nuvarande licenser för att säkerställa att de är optimerade för den faktiska användningsområden system. 

Välkommen till webbinariet

Den 20 mars kl. 12.30 berättar vår expert Tomasz Jurgielewicz mer om hur man går tillväga för att analysera och optimera SAP-licenser innan man migrerar till S4/HANA. Registrera dig nu!

Tomasz Jurgielewicz

Chef för säkerhetsavdelningen på Lukardi. Han har lett ett team av SAP Security-specialister i 10 år och tillhandahåller omfattande tjänster och verktyg för att säkra SAP-system och optimera licenser. Erfarenhet inom följande områden: - identifiering av behörighetskonflikter och omorganisering av behörigheter, - identifiering av SAP-sårbarheter, - integration av SIEM-lösningar med SAP, - optimering av SAP-licenser.