Licensoptimering - Namngivna användare och digital åtkomst

Aktie
  • Optimering av licenser

SAP-system utvecklades på 1970-talet och utlöste en teknisk revolution på världsscenen. Systemet har befäst sin plats på teknikmarknaden i årtionden. SAP-systemet består av ett antal fullt integrerade moduler som täcker i stort sett alla aspekter av företagsledning.
SAP är nummer 1 på ERP-marknaden. 

Ingenting på SAP sägs ha förändrats sedan dess och allt har förblivit detsamma förutom några få uppdateringar och förbättringar. 

SAP utvecklas dock ständigt. Bortsett från själva versionen, som det synliga elementet på designsidan är migreringen från ECC till S/4HANA,
Dessutom har SAP lösningar i sin portfölj som sträcker sig långt bortom ERP-lagret. Inom alla områden finns det utmaningar från åtkomst- och revisionssidan av licensmätningen.
Idag ska vi fokusera på själva ERP-lagret. 

Inte att förglömma - nedan följer 2022 års Fortune Business Insights-rapport som beskriver de största aktörernas andel av ERP-marknaden.

S4/HANA

Stödet för SAP Business Suite 7, som inkluderar flaggskeppslösningen SAP ERP 6.0, upphör i slutet av 2027. Vissa företag kommer att kunna förlänga det till slutet av 2030 för mer pengar, men efter det kommer det bara att finnas ett alternativ kvar - SAP S/4HANA. Supporten för detta system har förlängts till åtminstone slutet av 2040. 

Det verkar som om det inte finns något att oroa sig för: ERP-systemet som du körde i början av 2000 fungerar bra, allt är konfigurerat och allt är bekant. Men om du arbetar med ett ERP-system i flera år och inte uppdaterar det, blir ett sådant „fruset” system mer och mer föråldrat för varje år. Kostnaderna för att underhålla det fortsätter att stiga. När du till slut bestämmer dig för att migrera till S/4HANA kommer du att stöta på många obehagliga nyanser: någonstans stämmer inte versionen, någonstans kan du inte köra validering, moduler fungerar inte. Allt detta kommer att göra migreringen mycket svår eller mycket dyr. Här är det viktiga elementet att välja rätt migreringsmetod: grönt eller brunt fält.
Detta är direkt relaterat till genomförandet av själva projektet i förhållande till verksamhetskraven.

Nya utmaningar vid ECC-migrering till S/4HANA

 

Ett system som är föråldrat idag kommer att vara föråldrat om 7 år. Det är bättre att inte lägga den här tiden på kostsamt underhåll av det gamla affärssystemet, utan på att lära sig om de nya funktionerna i S/4HANA som kommer att gynna ditt företag. S/4HANA handlar om hög prestanda, realtidsanalys, sömlös integration med Internet of Things och Big Data-plattformar, möjligheten att använda molnlösningar och ett enkelt, användarvänligt gränssnitt. 

År 2027 är inte så långt borta som man kan tro. Att påbörja migreringen till SAP S/4HANA för sent kan innebära att den inte hinner slutföras i tid. Genom att påbörja processen några år innan supporten upphör kan du ägna ett år åt förberedelser och sedan ytterligare ett år åt att uppgradera moduler och systemkomponenter. Du kommer inte att ha tid att migrera till SAP S/4HANA i lugn och ro. 

Och du har fortfarande saker att göra: du måste sköta bokföring och skattedeklarationer, beställa material och utrustning, anställa nya medarbetare och sluta avtal med partners. Ditt ERP-system uppdateras med nya data varje dag. En enorm mängd data har samlats in under årens lopp, och det kommer att finnas mycket mer under de kommande 7-10 åren. Att migrera den ackumulerade historiska datan till den nya versionen av SAP S/4HANA är en av de viktigaste uppgifterna vid en systemuppgradering. Ju mindre volymen av dessa data är, desto billigare och snabbare blir migreringen till S/4HANA. Till detta kommer kostnaderna för att uppgradera hårdvara eller arkivera befintliga, ständigt växande datavolymer för att hålla ERP-systemets prestanda på en acceptabel nivå. Därför är det klokt att redan nu börja med en teknisk utvärdering av övergången till S/4HANA.

Optimering av SAP-licenser - två tillvägagångssätt och utmaningar

Vanligtvis kostar S/4HANA-licenser 35% mer, Det är därför viktigt att kunderna förstår exakt vad de har nu och vad de kommer att behöva i framtiden, för att uppnå bästa möjliga resultat i SAP:s avtalsförhandlingar.

För att kunna göra detta måste man spåra möjligheterna att optimera värdet på licensen (vi noterar att båda områdena inte bara gäller migreringen till S/4, utan även kommer att återspeglas i ECC-miljön).  

Det finns två huvudområden med stor potential för optimering av SAP-licenser:

     

      1. Digital åtkomst - område relaterat till generering av data i SAP från externa system (utanför SAP:s ekosystem)
      2. Namngiven användare - åtkomster och tilldelade SAP-licenser som är lämpliga för åtkomsterna. 
     

    Område ett - Digital åtkomst 

    Under 2018 införde SAP ett krav på kunderna om den så kallade "kundupplevelsen". Licensiering för indirekt tillgång, vilket har lett till att kunderna har fått betala ytterligare avgifter för att använda system som: 

    - kräver inte direkt inloggning till SAP-systemet, 

    - är inte SAP-applikationer, 

    - integrera med SAP-system. 

    Tidigare var det licensiering under indirekt tillgång, namngivna användare, P2P och O2C. Frågan om indirekt tillgång har fått en framträdande plats i

    [https://lexplorers.pl/sap-vs-diageo-czyli-ile-moze-kosztowac-indirect-access/]  

    Situationen och SAP:s betoning på revision av indirekt åtkomst, Frågan har orsakat en våg av negativa diskussioner bland SAP:s kunder. SAP började därför leta efter ett alternativ för att kunna fortsätta att ta betalt för licenser för indirekt åtkomst, men bygga upp dem så att de kunde övervakas på ett mer tekniskt sofistikerat sätt. Den tidigare licensformeln för indirekt tillgång var mycket ogenomskinlig och tidskrävande. Det krävdes för mycket material att analysera, och materialet kunde inte analyseras automatiskt. 

    SAP har presenterat ett nytt koncept för indirekt åtkomsthantering och kallar det Digital åtkomst. Den tidigare formeln byggde endast på namngivna användare, det nya konceptet föreslår 2 lösningsvägar samtidigt. Detta är den tidigare nämnda åtkomsten på grundval av den namngivna användaren och på grundval av Dokument. 

    Enligt detta koncept finns det nio olika typer av dokument som kan komma att bli föremål för avgifter i framtiden.

     

    Var och en av dokumenttyperna har sin egen viktningsidentifierare, där de två sista dokumenttyperna är fem gånger mindre än de andra.  

    Det ovan beskrivna förslaget var i april 2018 fortfarande en idé, till vilken ett koncept vid namn Uppskattning. I maj 2019. SAP har utvecklat ytterligare ett tillägg som kallas Lösning för pass.  

    Vad är en SAP Estimation Note? 

    Uppskattningsverktyget tillhandahålls av SAP via SAP Notes. Det är utformat för att ge en uppskattning av antalet dokument som kommer att skapas i SAP direkt och indirekt. Estimeringsverktyget mäter dokument som skapas direkt och indirekt. Detta medför i sin tur ett krav på att utföra ytterligare analys för att på lämpligt sätt uppskatta dokument som skapas indirekt. 

    För att använda funktionen Not om uppskattning, Kunden bör veta vilket system och mandat som ska verifieras. Dessutom bör tekniska SAP-användare som är kopplade till icke-SAP-applikationer (utgående teknisk användare) analyseras och verifieras. De analyserade uppgifterna placeras i Uppskattning och vi kan granska dokumenten. Denna funktion omfattar inte historik, så om vi vill göra en översikt över data måste rapporten hämtas och resultaten sparas i en fil. Det är inte möjligt att hämta rapporter i bulk för flera SAP-system.

    Vad är SAP Passport Solution?

    Förenklat kan man säga att alla dokument, oavsett vilket system de kommer ifrån (SAP eller icke-SAP), hamnar i databaserna. Passpot-funktionen ger varje dokument en flagga för att skilja mellan dokument som skapats direkt eller indirekt. Och allt detta för att (i teorin) kunna identifiera rätt antal dokument.  

    Flaggan som tilldelas av SAP Passport är helt enkelt den relevanta datastrukturen. Den läggs tekniskt till som ett huvud till det mottagna dokumentet av kommunikationsprotokoll (t.ex. RFC, HTTPS). 

    Passporrt Solution är fortfarande relativt nytt och har redan fått ett antal uppdateringar. Verktyget är inte idiotsäkert. Analysen av de data som produceras av systemet kräver ytterligare analys för att extrahera den relevanta information som behövs för att korrekt räkna dokument. 

    För- och nackdelar med båda tillvägagångssätten

     Proffs Minuspoäng 
    Uppskattning Not - låg implementeringsinsats, - möjlig mätning omedelbart baserat på historiska data. - inledande analys krävs för att välja teknisk användare - kan inte skilja mellan direkt och indirekt - ytterligare analys krävs - beräkningar av uppskattningar - kan leda till för höga värden - ingen arkivering av rapporten - varje ny vy måste genereras på nytt - omarbetning av uppskattningar kan ta upp till 4 månader (ju större organisation desto mer arbete) 
    Lösning för pass - mer exakt mätning än EN, - möjlig åtskillnad mellan direkt och indirekt, - låg förberedelseinsats (t.ex. ingen inledande analys av användare) - detaljerad informationsnivå för dokumentnummer - historiska mätningar tillgängliga - Hög implementeringsinsats - Mätning påbörjas först efter att systemet har uppdaterats och konfigurerats - Ingen information tillgänglig om användaren som skapade dokumentet - Verktyget är fortfarande inte tillförlitligt. Kräver oberoende analys när utdata har mottagits. SAP kommer sannolikt att släppa flera uppdateringar för att förbättra detta verktyg. - det tar vanligtvis cirka 1 år att få exakta siffror 
    För- och nackdelar med metoderna Estimation Note och Passport Solution 

    Sammanfattningsvis kan det leda till höga kostnader om ett företag har flera kommunikationskanaler mellan externa applikationer och SAP. Om ett företag dessutom endast skapar ett fåtal eller till och med inga dokument i den mening som avses med Digital Access, men endast redigerar eller raderar sådana dokument i den mening som avses med uppdateringar - är sådana aktiviteter inte föremål för beräkning. 

    Kom ihåg - i Digital Access räknas endast skapandet av ett dokument. Det finns ingen avgift för uppdateringar av dokument. Gör din due diligence för att identifiera uppdateringar och räkna endast den första skapelsen av dokumentet. 

    Andra området: Namngivna användare 

    Nedan kommer vi att presentera ett scenario för licensoptimering i SAP vid migrering från ECC till S/4HANA. 

    Steg 1 Vilka licenser som klienten har tilldelat användare. 

    Steg 2. hur dessa namngivna användare utnyttjar sina rättigheter (i vilken utsträckning den licens som är kopplad till en användare är relevant för användarens behov) 

    Steg 3 Simulering av licensnivåer under SAP-migreringen baserat på faktiska åtkomster som används av användare.

    Sammanfattning

    Det är värt att erkänna att övergången till S/4 HANA inte bara ger kunderna ett nytt landskap och nya funktioner, utan också en ny prislista för SAP:s tjänster och produkter.  

    Det är oerhört viktigt att förstå att de SAP-licensvillkor som tidigare förhandlats fram för ECC inte kommer att vara desamma för S/4 HANA. Licenspriserna för den nya SAP-versionen har ändrats, så när du köper S/4 HANA måste dessa förhandlingar göras igen.  

    Dessutom förändras också namngivna användartyper i S/4HANA-världen. Det finns till exempel ingen Limited Proffesional User i S/4. Lämplig tilldelning av LPU-användare med ECC i S/4-miljön kan därför leda till att det krävs en betydande kostnadsökning när användarens PU-licens förbrukas i S4.

    Licensoptimering - Namngivna användare och digital åtkomst

    Alina Bączek