FAKTUROR OCH FINANS
CIRKULATION OCH ARKIVERING AV DOKUMENT
E-COMMERCE
SÄKERHET
ANALYTIK
MARKNADSFÖRING
DIGITALISERING AV INNEHÅLL
ROBOTISERING AV PROCESSERKSeF cockpit för SAP
Integrering av SAP-systemet med KSef, automatisering och full kontroll av e-fakturering i ditt företag
KSeF cockpit för SAP - Lukardis egenutvecklade verktyg för integration med KSeF
KSeF cockpit är en toppmodern lösning som ger fullständig och sömlös integration z Nationellt system för e-fakturor (KSeF). Det gör det möjligt för ditt företag att automatiskt utfärda, ta emot och övervaka elektroniska fakturorvilket eliminerar risken för fel och förseningar.
Från 1 februari 2026 e-fakturering kommer att bli Obligatoriskt - KSeF cockpit gör att de nya lagkraven kan uppfyllas i en intuitivt, snabbt och kompatibelt.
Automatisk överföring av fakturor - direktkommunikation med KSeF, inget behov av manuell datainmatning.
Mottagning och arkivering av dokument - snabb åtkomst till e-fakturor på ett och samma ställe.
Statusuppföljning - feedback i realtid från KSeF om godkännande eller avslag av en faktura.
Avancerad rapportering - full kontroll över e-faktureringsprocesser och efterlevnad av revisionskrav.
KOKPIT KSeF-funktioner för SAP
Försäljningsfakturor i SAP
Implementering av datautdragare för KSeF
Automatisk återsändning vid fel i KSeF
Förbättringar i processen för generering av JPK_V7M
Automatisering av affärsprocesser relaterade till fakturor
Automatisering av processer som är indirekt relaterade till fakturaprocesser
Ytterligare funktioner för rapportering
Justering av stamdata för kunder
Försäljningsfakturor utanför SAP
Operationer för datatransformation
Visualisering av fakturor på flera språk
Utökad felhantering
Hantering av bilagor
Operationer för datatransformation
Inköpsfakturor
Automatisk nedladdning av fakturor från KSeF
Visualisering av fakturor
Förenklat arbetsflöde för godkännande
Lägga till KSeF-numret på bokföringsdokument
Avisering av nya fakturor
Verifiering av nedladdade fakturor mot SAP Master File-data
Verifiering av inkasserade fakturor mot undantag
Automatisk klassificering av fakturor i arbetsflöden
SAP-verktyg för verksamhetsstöd
Stöd i samordning med leverantörer
Rättigheter, arkivering, administration
Behörighet och auktorisering av SSO
Tilldelningsmekanism
Tillgång till KSeF
Bemyndigande av verksamhet i KSeF
Arkiveringsfunktionen omfattar: lagring av xml-filer för försäljnings- och inköpsfakturor.
Visning av PDF-bilden. från SAP-användarnivå.
Skärm för manuell hämtning av fakturor från arkivet.
Administrationspanel: schemaversionering, statusrapporter (Power BI), applikationsövervakning, verifieringskedja och loggar.
KSeF Cockpit-funktioner för SAP
De viktigaste funktionerna i SAP:s faktureringsprocess är följande:
- Implementering av en datautdragare för KSeF:
- Automatisk insamling av alla fakturor som utfärdats under en viss period och generering av en XML-fil som uppfyller KSeF:s krav.
- Automatisk överföring av filer till KSeF (periodisk kommunikation mellan SAP och KSeF).
- Konfigurera systemet för att ange vilka typer av fakturor som kräver manuell bekräftelse innan de skickas till KSeF.
- Validering av fakturor och skicka e-postmeddelanden om fel till fakturaskapare eller till den konfigurerade ansvariga personen (vid automatisk fakturaskapande).
- Läsa status för levererade dokument i KSeF.
- Utökning av fakturaobjekt med KSeF-nummer och datum.
- Automatisk återsändning i händelse av fel i KSeF:
- Mekanism för automatisk återsändning av fakturor i händelse av fel i KSeF-systemet.
- Förbättringar i processen för generering av JPK_V7M:
- Införande av förbättringar och utökningar av genereringen av den gemensamma kontrollfilen för skatt på varor och tjänster (JPK_V7M).
Ytterligare information:
- Datautdraget för KSeF säkerställer att processen för att överföra fakturor till det nationella e-fakturasystemet automatiseras.
- Systemet kan konfigureras på ett flexibelt sätt för att passa individuella användarbehov.
- En validerings- och aviseringsfunktion minimerar risken för fel och effektiviserar faktureringsprocessen.
Ytterligare funktioner i SAP:s försäljningsprocess inkluderar:
- Automatisering av affärsprocesser relaterade till fakturor :
- Generering av KSeF-fakturor när en försäljningsfaktura registreras i SAP FI:s redovisningsmodul.
- Spara genererade fakturor i övergångsbufferten.
- Automatisering av processer som är indirekt relaterade till fakturaprocesser:
- Implementering av ytterligare automatiseringsprocesser för att stödja faktureringen.
- Ytterligare rapporteringsfunktioner:
- Utökade rapporteringsmöjligheter för fakturarelaterad data.
- Justering av stamdata för kunder:
- Modifiering av kundmasterdata i systemet.
Kärnfunktioner för försäljningsprocessen utanför SAP inkluderar:
- Datatransformationsoperationer:
- Stöd för ordböcker och substitution.
- Integration av flera datakällor.
- Utföra matematiska och logiska omvandlingar.
- Möjlighet att lägga till data manuellt.
- Visualisering av fakturor på flera språk:
- Visning av fakturor på andra språk än polska.
- Utökad felhantering:
- Implementering av en avancerad felhanteringsmekanism.
- Hantering av bilagor:
- Mekanism för hantering av fakturabilagor
- Automatisk generering av e-postmeddelanden med bilagor
- Webbportal för hantering av bilagor.
Ytterligare funktioner i säljprocessen utöver SAP inkluderar:
- Datatransformationsoperationer:
- Stöd för ordböcker och substitution.
- Integration av flera datakällor.
- Utföra matematiska och logiska omvandlingar.
- Möjlighet att lägga till data manuellt.
- Visualisering av fakturor på flera språk:
- Visning av fakturor på andra språk än polska.
- Utökad felhantering:
- Implementering av en avancerad felhanteringsmekanism.
- Hantering av tillbehör:
- Mekanism för hantering av fakturabilagor
- Automatisk generering av e-postmeddelanden med bilagor.
- Webbportal för hantering av bilagor.
De viktigaste funktionerna i inköpsprocessen inkluderar:
- Automatisk nedladdning av fakturor från KSeF: Systemet frågar regelbundet det nationella e-fakturasystemet (KSeF) och hämtar automatiskt nya inköpsfakturor.
- Visualisering av fakturor: Nedladdade fakturor konverteras till PDF-format för enkel visning och arkivering.
- Förenklat arbetsflöde för godkännande:
- Fakturor importeras automatiskt till SAP-systemet och skapas som objekt i MIR7/MIRO-transaktioner.
- På grundval av en identifierare (t.ex. leverantörens momsregistreringsnummer) genererar systemet en godkännandeuppgift för den relevanta innehållspersonen.
- Innehållspersonen beskriver fakturan och efter godkännande skickar systemet dokumentet vidare till nästa person enligt de definierade godkännandenivåerna.
- När dokumentet är fullständigt godkänt vidarebefordras det till ekonomiavdelningen för bokföring och betalningshantering.
- Lägga till KSeF-numret på bokföringsdokument: Bokföringsdokument som rör inköp kompletteras automatiskt med KSeF-numret.
- Notifieringar om nya fakturor: Systemet genererar aviseringar när nya inköpsfakturor kommer in i systemet.
Ytterligare information:
- Systemet säkerställer att KSeF felsöks med jämna mellanrum, vilket garanterar att uppgifterna är aktuella.
- Godkännandeprocessen är konfigurerbar, vilket gör att den kan skräddarsys efter organisationens individuella behov.
- Systemet överför automatiskt dokument mellan avdelningarna.
De centrala funktionerna i befogenheterna inkluderar:
- SSO och behörighet
en autentiserings- och auktoriseringsmodul som tillhandahåller funktionalitet Enkel inloggning (SSO) för alla komponenter i systemet som ska implementeras (med undantag för SAP). - Tilldelningsmekanism
- Mekanism för tilldelning av åtkomst baserad på tilldelning av användare till en eller flera behörighetsgrupper
- Tillgång till KSeF
- Beviljande av tillgång till KSeF kommer att ske direkt i ansökan Finansdepartementet (MF) av en behörig medarbetare.
- Valfri åtkomsthantering för enskilda anställda för KseF.
- Bemyndigande av verksamhet i KSeF
- Auktoriseringsmekanism som gör det möjligt att utföra operationer i KSeF utan användarens inblandningvilket eliminerar behovet av att använda elektronisk signatur eller elektronisk stämpel.
Arkiveringsfunktionen omfattar:
- Lagring av xml-filer för försäljnings- och inköpsfakturor.
- Visning av PDF-bilden. från SAP-användarnivå.
- Skärm för manuell hämtning av fakturor från arkivet.
Ytterligare funktioner:
- Lagring av data i ett arkiv som en databas för vidare analys och rapportering,
- Optimering av förvaringskostnader i arkivet.
- Versionering av schemat (i förhållande till datumet)
- Statusrapporter (Power BI)
- Övervakning av applikationer
- Verifieringskedja och loggar
- Stöd för flera samtidiga användare
- Panel för administration
Uppgifter som utförs av KSeF Cockpit för SAP
- Skapande av elektroniska fakturor i XML-format (SD, FI)
- Auktorisering med hjälp av en auktoriseringstoken eller kvalificerad stämpel
- Manuell eller automatisk överföring av fakturor till KSeF via en interaktiv session
- Mottagande och registrering av KSeF:s registreringsnummer och datum
- Stöd för alla dokument som omfattas av KSeF: faktura, förskotts- och slutfakturor, korrigeringsfakturor
- Mekanism för att stödja inkassering av fakturor från leverantörer
- För inköpsfakturor - konvertering av .xml till .pdf
- Dedikerad lösning i SAP
- Möjlighet att skicka en faktura till kunden (i pdf-format) efter godkännande av KSeF
KSeF-integrationsprocess för SAP
Så här förbereder du dig för genomförandet av KSeF Cockpit - steg 1
För att på ett effektivt sätt förbereda genomförandet av KSeF Cockpitbör företagare vidta flera viktiga åtgärder. Ett viktigt steg är att genomföra analys av befintliga finans- och redovisningsprocesserför att identifiera områden som behöver anpassas till de nya reglerna.
Hur man förbereder sig för genomförandet av KSeF Cockpit - steg 2
Lika viktigt är att implementera lämplig programvara för att möjliggöra överföring av filer enligt de standarder som krävs. Det är också viktigt att se till att utbilda de anställda så att de har den kunskap och de färdigheter som krävs för att använda det nya systemet på ett effektivt sätt.
Hur man förbereder sig för genomförandet av KSeF Cockpit - steg 3
Handlarna bör se till att de uppgifter som samlas in är komplett och exakt. Det är viktigt att noggrant analysera alla finansiella transaktioner för att minimera risken för felvilket kan leda till sanktioner.
Affärsnyttan med att implementera KSeF Cockpit för SAP
o 90% färre fel
Minskning av bokföringsfel med 90% - automatisk validering och eliminering av avvikelser.
o 40% kortare tid
Spara tid och resurser - jämn 40% kortare tid för fakturahantering, vilket eliminerar manuella arbetsmoment.
Efterlevnad av regelverk
Fullständig efterlevnad av regelverk - automatisk överföring av fakturor till KSeF i enlighet med gällande bestämmelser.
Datasäkerhet
Krypterad överföring och efterlevnad av de högsta standarderna för informationsskydd.
Hur implementeringsprocessen ser ut
Vi kommer att vägleda dig genom processen att implementera KSeF Cockpit.
0 - Utbildning och inledande workshop | Presentation av den nuvarande omfattningen av KSeF-kraven, diskussion om omfattningen av schemat, presentation av KSeF:s standardoperationsmodell. Vi kommer sedan att föra en inledande diskussion om situationen i din organisation och tillhandahålla en tidslinje för arbetet. |
1 - Bekanta dig med dokumentationen | Analys av fakturaprocessbeskrivningar, datamappningar, teknisk dokumentation och annan dokumentation som beskrivs i anbudskraven. |
2 - Detaljverkstad | En serie workshops med kundens anställda för att klargöra krav och ställa frågor som uppstår vid analysen av dokumentationen. Antalet workshops och deras längd beror på kvaliteten på den dokumentation som tillhandahålls. |
3 - Utarbetande av preliminär arkitektur | Utarbetande av ett förslag till tekniskt koncept som ska bekräftas med företagets intressenter. Konceptet kan fortfarande inkludera scenariolösningar som ska beslutas gemensamt med kunden |
3 - Validering av den ursprungliga arkitekturen | Workshop för intressenter för att bekräfta den ursprungliga arkitekturen |
4 - Förberedelse av målarkitekturen | Färdigställande av dokumentation baserat på resultaten från valideringsworkshopen. |
Lukardi - din partner i digital transformation
Konsultation före implementeringen
Analys av krav
Affärsmässiga och tekniska workshops
Utarbetande av konceptet
Kartläggning av SAP-system
Implementering av en standardlösning
Installation av SAP-anteckningar
Konfiguration av applikationer, gränssnitt och rapporter
Implementering av tillägg och optimeringar
Genomföra tester
Förberedelse av dokumentation
Hypercare-stöd efter implementeringen
Dina behov,
vårt stöd.
Låt oss prata
Dina behov, vårt stöd.
Låt oss prata
Dina behov, vårt stöd. Låt oss prata om det
