Lukardi

Optimierung der Lizenzen - Benannte Nutzer und digitaler Zugang

Udostępnij

System SAP powstał w latach 70-tych wywołując rewolucję technologiczną na arenie światowej. Od dekad system ten umacnia się na rynku technologii. System SAP składa się z szeregu w pełni zintegrowanych modułów, które obejmują praktycznie każdy aspekt zarządzania przedsiębiorstwem.
SAP jest numerem 1 na rynku systemów klasy ERP

Mówi się, że od tego czasu nic w SAP się nie zmieniło i wszystko pozostało na tym samym miejscu za wyjątkiem kilku aktualizacji i usprawnień. 

Jednakże SAP ciągle się rozwija. Oprócz samej wersji, którą widocznym elementem od strony projektowej jest migracja z ECC do S/4HANA,
to dodatkowo SAP posiada w portfolio rozwiązań takie, które znacznie wykraczają poza warstwę ERP. We wszystkich obszarach pojawiają się wyzwania od strony dostępów i audytów pomiaru licencji.
Dziś skoncentrujemy się na samej warstwie ERP. 

By nie być gołosłownym – poniżej raport Fortune Business Insights z 2022 opisujący udział głównych graczy w rynku ERP.

S4/HANA

Z końcem 2027 roku zakończy się wsparcie dla SAP Business Suite 7, który obejmuje flagowe rozwiązanie SAP ERP 6.0. Niektóre firmy będą mogły przedłużyć je do końca 2030 roku za większe pieniądze, ale później pozostanie tylko jedna opcja – SAP S/4HANA. Wsparcie dla tego systemu zostało przedłużone co najmniej do końca 2040 roku. 

Wydaje się, że nie ma się czym martwić: system ERP, który uruchomiłeś na początku 2000 roku, działa dobrze, wszystko jest skonfigurowane i wszystko jest znane. Ale jeśli pracujesz z systemem ERP przez lata i nie aktualizujesz go, to taki “zamrożony” system z roku na rok staje się coraz bardziej przestarzały. Koszty jego utrzymania stale rosną. Kiedy w końcu zdecydujesz się na migrację do S/4HANA, z pewnością napotkasz wiele nieprzyjemnych niuansów: gdzieś wersja się nie zgadza, gdzieś nie możesz uruchomić walidacji, moduły nie działają. Wszystko to sprawi, że migracja będzie bardzo trudna lub bardzo kosztowna. Tu istotnym elementem jest odpowiednie dobranie metody migracji: green lub brown field.
Ma to bezpośredni związek z samą realizacją projektu względem wymogów biznesowych.

Nowe wyzwania migracji ECC do S/4HANA

 

System, który dziś jest przestarzały, będzie przestarzały za 7 lat. Lepiej poświęcić ten czas nie na kosztowną konserwację starego ERP, ale na poznanie nowych funkcji S/4HANA, które przyniosą korzyści Twojej firmie. S/4HANA to wysoka wydajność, analityka w czasie rzeczywistym, płynna integracja z Internetem Rzeczy i platformami Big Data, możliwość korzystania z rozwiązań chmurowych i prosty, przyjazny dla użytkownika interfejs. 

Rok 2027 nie jest tak odległy, jak można to sobie wyobrażać. Zbyt późne rozpoczęcie migracji do SAP S/4HANA może sprawić, że nie uda się jej ukończyć na czas. Rozpoczynając proces na kilka lat przed zakończeniem wsparcia, można poświęcić rok na przygotowania, a następnie kolejny rok na aktualizację modułów i elementów systemu. Nie będziesz mieć czasu na spokojną migrację do SAP S/4HANA. 

A wciąż masz co robić: musisz prowadzić księgowość i rozliczenia podatkowe, zamawiać materiały i sprzęt, zatrudniać nowych pracowników, zawierać umowy z partnerami. Twój system ERP jest codziennie aktualizowany o nowe dane. Ogromna ilość danych została zgromadzona w ciągu ostatnich lat, a w ciągu najbliższych 7-10 lat będzie ich znacznie więcej. Migracja zgromadzonych danych historycznych do nowej wersji SAP S/4HANA jest jednym z kluczowych zadań upgrade’u systemu. Im mniejsza objętość tych danych, tym tańsza i szybsza będzie migracja do S/4HANA. Do tego dochodzą koszty modernizacji sprzętu lub archiwizacji istniejących, stale rosnących wolumenów danych w celu utrzymania wydajności systemu ERP na akceptowalnym poziomie. Dlatego warto zacząć już teraz od technicznej oceny przejścia na S/4HANA.

Optymalizacja licencji SAP – dwa podejścia i wyzwania

Zazwyczaj licencje S/4HANA kosztują o 35% więcej, więc konieczne jest, aby klienci dokładnie rozumieli, co mają teraz i czego będą potrzebować w przyszłości, aby osiągnąć najlepszy możliwy wynik w negocjacjach umów SAP.

Aby to zrobić, należy prześledzić możliwości optymalizacji wartości licencji (zwracamy uwagę, że oba obszary nie dotyczą tylko migracji do S/4, ale również będą miały swoje odzwierciedlenie w środowisku ECC.  

Istnieją dwa główne obszary ze sporym potencjałem optymalizacji licencji SAP:

     

      1. Digital Access – obszar związany z generowaniem danych w SAP pochodzących z zewnętrznych systemów (spoza ekosystemu SAP)
      2. Named User – dostępy oraz przydzielone adekwatne do dostępów licencje SAP. 
     

    Obszar pierwszy – Digital Access 

    W 2018 roku firma SAP wprowadziła wymóg dla klientów dotyczący tzw. indirect access licensing, co spowodowało konieczność uiszczania przez klientów dodatkowych płatności związanych z wykorzystaniem systemów, które: 

    – nie wymagają bezpośredniego logowania do systemu SAP, 

    – nie są aplikacjami SAP, 

    – integrują się z systemami SAP. 

    Wcześniej było to licencjonowanie w ramach indirect access, użytkowników nazwanych, P2P oraz O2C. O temacie indirect access zrobiło się głośno w

    [https://lexplorers.pl/sap-vs-diageo-czyli-ile-moze-kosztowac-indirect-access/]  

    Zaistniała sytuacja oraz nacisk SAP na audytowanie indirect access, spowodowała falę negatywnych dyskusji wśród klientów SAP. W związku z tym firma SAP zaczęła szukać alternatywy, żeby móc dalej pobierać opłaty za licencjonowanie dostępów pośrednich, ale zbudować to w taki sposób żeby można było to monitorować w bardziej zaawansowany technicznie sposób. Poprzednia formuła licencjonowania dostępów pośrednich była wysoce nieprzejrzysta i czasochłonna. Wymagała zbyt dużo materiałów do analizy, przy czym materiały nie mogły być analizowane automatycznie. 

    Firma SAP przedstawiła nową koncepcję zarządzania dostępem pośrednim nazywając ją Digital Access. Poprzednia formuła zbudowana była jedynie na użytkownikach nazwanych, nowa koncepcja proponuje 2 ścieżki rozwiązania na raz. Jest to już wspomniany powyżej dostęp na podstawie użytkownika nazwanego oraz na podstawie Dokumentu. 

    Wedle tej koncepcji istnieje 9 różnych typów dokumentów, które mogą w przyszłości podlegać opłatom.

     

    Każdy z typów dokumentów posiada swój identyfikator wagi, gdzie dwa ostatnie rodzaje dokumentów moją pięciokrotnie mniejszą wartość, niż pozostałe.  

    Powyżej opisana propozycja w kwietniu 2018 wciąż była pomysłem, do którego później dodano koncepcję o nazwie Estimation note. W maju 2019 r. SAP wypracował kolejny dodatek o nazwie Passport solution.  

    Co to jest SAP Estimation Note? 

    Narzędzie do szacowania jest dostarczane przez SAP za pośrednictwem notatek SAP. Zostało ono zaprojektowane w celu zapewnienia szacunkowej liczby dokumentów, które zostaną utworzone w systemie SAP bezpośrednio i pośrednio. Narzędzie Estimation Tool mierzy dokumenty utworzone bezpośrednio i pośrednio. To z kolei wprowadza wymóg, by przeprowadzić dalszą analizę, by odpowiednio oszacować dokumenty utworzone w sposób niebezpośredni. 

    Żeby skorzystać z funkcji Estimation note, klient powinien wiedzieć który system oraz mandant chce zweryfikować. Ponadto należy wykonać analizę i zweryfikować użytkowników technicznych SAP, którzy powiązani są z aplikacjami niesapowymi (outgoing technical user). Przeanalizowane dane umieszczamy w Estimation note i możemy przejrzeć dokumenty. Funkcja ta nie zawiera historii, więc jeśli chcemy zrobić przegląd danych, należy wywołać raport i wyniki zapisywać do pliku. Nie ma możliwości masowego wywołania raportów dla kilku systemów SAP.

    Co to jest SAP Passport Solution?

    Najprościej mówiąc – wszystkie dokumenty, niezależnie od tego z jakich systemów pochodzą (SAPowe lub nie-SAPowe) trafiają do baz danych. Funkcja Passpot nadaje każdemu dokumentowi flagę, by odróżnić dokumenty powstałe bezpośrednio lub pośrednio. A to wszystko po to, by móc (w teorii) określić odpowiednią liczbę dokumentów.  

    Flaga nadawana przez SAP Passport to po prostu odpowiednia struktura danych. Technicznie dopisywana jest jako nagłówek do odbieranego dokumentu przez protokoły komunikacyjne (na przykład RFC, HTTPS). 

    Rozwiązanie Passporrt Solution jest jeszcze relatywnie nowe i już doczekało się szeregu aktualizacji. Narzędzie nie jest niezawodne. Analiza wyprodukowanych danych przez system wymaga dodatkowe analizy, by móc wyciągnąć odpowiednie informacje potrzebne by dokładnie zliczyć dokumenty. 

    Plusy i minusy obu podejść

     Plusy Minusy 
    Estimation Note - mały nakład pracy związanej z wdrożeniem, - możliwy pomiar od razu na podstawie danych historycznych. - wymagana wstępna analiza potrzebna do wyboru użytkownika technicznego - brak możliwości rozróżnienia pomiędzy direct i indirect – wymagana dodatkowa analiza - obliczenia szacunkowe – mogą prowadzić do zbyt wysokich wartości - brak archiwizacji raportu – każdy nowy widok musi być wygenerowany na nowo - przeprocesowanie oszacowania może zająć nawet do 4 miesięcy (im większa organizacja tym więcej pracy) 
    Passport Solution - badziej precyzyjny pomiar niż EN, - możliwe rozróżnienie między direct i indirect, - niski nakład pracy na przygotowanie (np. brak wstępnej analizy użytkowników) - szczegółowy poziom informacji dla numerów dokumentów -  dostępne pomiary z historyczne - wysoki nakład pracy związanej z wdrożeniem - pomiar rozpoczyna się dopiero po wykonaniu aktualizacji i konfiguracji systemu - brak dostępnych informacji o użytkowniku, który utworzył dokument - narzędzie nadal nie jest niezawodne. Wymaga niezależnej analizy po otrzymaniu danych wyjściowych. SAP prawdopodobnie wyda kilka aktualizacji w celu ulepszenia tego narzędzia. - aby móc otrzymać dokładne dane liczbowe zwykle potrzeba około 1 roku na uzyskanie miarodajnych wyników 
    Plusy i minusy podejść Estimation Note i Passport Solution 

    Podsumowując, jeśli firma posiada wiele kanałów komunikacji między aplikacjami zewnętrznymi a SAP, może to prowadzić do wysokich kosztów. Ponadto, jeśli firma tworzy tylko kilka lub nawet nie tworzy żadnych dokumentów w rozumieniu Digital Access, a jedynie edytuje lub usuwa takie dokumenty w sensie aktualizacji – takie działania nie podlegają zliczaniu. 

    Pamiętaj – w Digital Access tylko utworzenie Dokumentu jest zliczane. Dla aktualizacji Dokumentów nie są pobierane opłaty. Dochowaj wszelkiej staranności, by zidentyfikować aktualizacje i liczyć tylko inicjalne utworzenie Dokumentu. 

    Obszar drugi: Named Users 

    Poniżej przedstawimy scenariusz optymalizacji licencji w SAP podczas migracji z ECC do S/4HANA. 

    Krok 1. Jakie licencje ma klient przypisane do użytkowników. 

    Krok 2. Jak ci nazwani użytkownicy konsumują swoje uprawnienia (na ile przypięta do użytkownika licencja jest adekwatna do potrzeb tego użytkownika) 

    Krok 3. Symulacja poziomów licencyjnych podczas migracji SAP na podstawie rzeczywiście wykorzystanych dostępów przez użytkowników.

    Podsumowanie

    Die Umstellung auf S/4 HANA bedeutet für die Kunden nicht nur eine neue Landschaft und neue Funktionalitäten, sondern auch eine neue Preisliste für SAP-Services und -Produkte.  

    Niezwykle ważne jest zrozumienie, tego, iż warunki licencjonowania w SAP wynegocjowane wcześniej dla ECC nie będą takie same dla S/4 HANA. Ceny na licencje nowej wersji SAP się zmieniły, wiec przy zakupie S/4 HANA należy dokonać tych negocjacji ponownie.  

    Dodatkowo w świecie S/4HANA zmianie ulegają również typy użytkowników nazwanych. Dla przykładu nie ma w S/4 użytkownika Limited Proffesional User. Odpowiednia alokacja użytkowników LPU z ECC na środowisku S/4 może zatem spowodować konieczność znacznego zwiększenia kosztów, gdy skonsumuje ten użytkownik licencję PU na S4.

    Alina Bączek