Lukardi

Optimera dina SAP-licenser innan du börjar förbereda dig för migreringen till S4/HANA

Udostępnij

Zrób porządek na ECC, by oszczędzić na FUE 

Att migrera till SAP S/4HANA är ett steg som allt fler företag tar för att anpassa sin organisation till kraven i den moderna affärsvärlden. Men innan du påbörjar den här processen finns det ett viktigt steg som kan leda till betydande besparingar - att optimera dina SAP-licenser. 

Zanim rozpoczniesz analizę przedmigracyjną:

Migracja do systemu SAP S/4HANA to proces, który wymaga starannego planowania i przygotowania. Przejście na nowoczesny system ERP może przynieść wiele korzyści, ale również stanowić wyzwanie dla organizacji. Przed rozpoczęciem migracji warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu całego przedsięwzięcia a co najważniejsze przynieść wymierne oszczędności (w porównaniu do wartości licencji S/4 w przypadku nieefektywnego przygotowania się). 

Krok 0 – Uporządkuj licencje na SAP ECC zanim otrzymasz ofertę na SAP S/4HANA 

Klasycznym przykładem migracji jest ten, w którym rozpoczyna się mapowanie obecnych licencji użytkowników nazwanych w systemie ECC na te, które są obecne w S/4HANA.  

Uważaj na te pułapki:

  1. Nowe typy licencji – trudność w bezpośrednim zmapowaniu licencji użytkowników. 
  2. Czy wszyscy obecni użytkownicy rzeczywiście potrzebują dostępu do SAP
  3. Czy obecni użytkownicy mają odpowiednie typy licencji (zgodne z tym, co dziś używają)? 
  4. Konsolidacja użytkowników (w przypadku większej ilości systemów produkcyjnych). 

Każde z powyższych stanowi osobne poziom wyzwań. Odpowiednie zaadresowanie tych tematów może pozwolić na obniżkę (z naszego doświadczenia – znaczną) ilości licencji koniecznych do zakupu dla środowiska S/4. Zatem kolejno: 

1/ Nowe typy licencji – Oszczędności rzędu 10-30% 

Pierwszą rzeczą, która powinna zwrócić naszą uwagę jest to, że istnieją nowe typy użytkowników. Nie korespondują one bezpośrednio z tymi, które znamy ze środowisk SAP ECC. Dla uproszczenia skoncentrujemy się tylko na licencjach dla dialogowych użytkownikach nazwanych (pomijam Engine Use, Technical Use oraz Engine Use). 

Nowymi typami licencji użytkowników nazwanych (dialogowi, użytkownicy biznesowi) są: 

  • Professional Use 
  • Functional Use 
  • Productivity Use 
  • Developer Use 

Zwracamy od razu uwagę na brak Limited Profesional, co już samo w sobie może stanowić wyzwanie braku możliwości bezpośredniego przeniesienia korespondującej licencji na nowe środowisko dla tych użytkowników, którzy SP posiadają dziś. 

Dodatkowym przykładem jest to, że w SAP ECC wszyscy użytkownicy zajmujący się sprzedażą mieli konieczność przypisania drogiej licencji Professional User. W nowym środowisku, jeśli użytkownik zajmuje się częścią z aktywności sprzedażowych nie ma konieczności przypisywania mu najwyższego poziomu licencyjnego, ponieważ Functional Use już posiada te aktywności.  

Oto fragment standardowej umowy z SAP:

S/HANA Enterprise Management for Functional Use
Sales (Sales Quotation Management, Sales Contract Management, Sales Order Management, Incentive and Commisions Management, Sales lead Management, Activity Management, account and Contact Management, Sales Master Data Management, Sales Billing, Solution Billing, Sales Rebates Management, Claims, Returns and Refounds Management, Sales Monitoring and Analytics)

Następny przykład – licencja Worker User. Tu również nie ma możliwości bezpośredniego przełożenia licencji ze starego typu na nowy. W zależności od aktywności danego użytkownika Worker – może on być przypisany w S/4 do Productivity bądź Functional Use.  

Oto fragment standardowej umowy z SAP:

S/HANA Enterprise Management for Functional Use
– Suply Chain (Goods Movement, Inventory Analytics, Returnable Packing Logistics, Warehouse Management, Delivery Management, Transportation Management, Available to Promise Physical Inventory, Handle Unit Management, Serial Number Management)

– Manufactoring (Material Requirements Planning, External Processing, Production Execution, Subcontracting, Just-in-time Processing, Kanban, Production Control, Repetitive Manufacturing, Quality Planning, Quality Improvement, Quality Inspection, Production BOM Management, Recipe/Routing Management, Manufacturing Analytics)

– Asset Management (Maintenence Planning and Scheduling, Maintenence Execution)

S/HANA Enterprise Management for Productivity Use
– Supply Chain (Goods Movement, Warehouse Management, Delivery Management, Available to Promisse, Transportation Management, Physical Inventory, Handling Unit Management, Batch Management, Serial Number Management)

– Asset Management (Maintenence Execution)

– Manufacturing (Material Requrement Planning, Production Execution, Production Control)

Rozwiązanie: 

Zweryfikuj, jak zachowują się Twoi użytkownicy. Dla środowiska ECC konieczna jest walidacja tego jakie transakcje w rzeczywistości wykorzystują użytkownicy. Jeśli znasz odpowiedź na to pytanie (a ono znajduje się na przykład w ST03) możesz przystąpić do kroku drugiego – kontekstowe potwierdzenie konkretnego typu licencji.  

Rule-set transakcji dla użytkownika Professional

Dodatkowo powinno się przyjrzeć tym, którzy nie logowali się do SAP przez kilka miesięcy. Czy oni potrzebują użytkownika? Może już nie pracują? Albo to zewnętrzni konsultanci, których już nie ma na projektach? 

Rozwiązanie: 

Regularna analiza użytkowników nieaktywnych. Pozwoli to na update, który może skutkować zwolnieniem nieużywanej licencji przez usera. Albo w przypadku przejścia z ECC do S/4 – ocenę kontekstową tego w jaki sposób i którzy użytkownicy rzeczywiście potrzebują licencji na nowym środowisku. 

3/ Czy użytkownik ma dziś odpowiednią licencję? 

Oszczędności rzędu 5-15% 

Z naszych doświadczeń wynika, że w każdym systemie, który nie jest wspierany zautomatyzowaną identyfikacją poprawności przypisanej licencji – znajduje się pula użytkowników, która w sposób znaczący ma przypisane licencje odbiegające od optymalnych. 

Jeśli na ECC użytkownik ma drogą i zbyteczną (dla niego) licencję Profesional, to korespondująca licencja w środowisku S/4 (Profesional Use) również będzie z dużym prawdopodobieństwem nieodpowiednia (czyli za droga, i niepotrzebna). 

Odpowiednie przypisanie licencji dziś zatem może nie tyle zaoszczędzić pieniądze dla obecnego środowiska, ale znacząco wpłynąć na niższą wartość docelowych licencji dla S/4. Tym bardziej, że w przypadku modelu FUE – opłaty ponoszone są comiesięcznie.  

Warto zwrócić uwagę na rozłożenie wag FUE: 

1 FUE = 0.5 SAP S/4HANA Cloud developer access
1 FUE = 1 SAP S/4HANA Cloud for advanced use
1 FUE = 5 SAP S/4HANA Cloud for core use
1 FUE = 30 SAP S/4HANA Cloud for self-service use 

Rozwiązanie: 

Na systemie ECC koniecznie wykonaj analizę, która pozwoli odpowiedzieć na pytanie, czy dany typ licencji nie może zostać zastąpiony (dla konkretnego użytkownika) inną, bardziej optymalną, licencją. Pozwoli to na weryfikację czy oszczędność możesz rozpocząć zanim przejdziesz na nowe środowisko.  

4/ Konsolidacja użytkowników – czy użytkownicy są liczeni podwójnie? 

Oszczędności rzędu 5% (dla 2+ systemów produkcyjnych) 

W przypadku środowisk zawierających więcej niż jedno środowisko produkcyjne konieczna jest realizacja konsolidacji. Jeśli Twoi pracownicy posiadają użytkowników na większej ilości systemów, wówczas (zgodnie z zapisami umownymi) licencja powinna być naliczana tylko raz. Bierze się pod uwagę wtedy tylko tą o najwyższej wartości.  

Przykład w poniższej tabeli obrazuje to w jaki sposób jest liczona licencja dla każdego z userów w wielosystemowym środowisku. 

Błędy, które wynikają z niepoprawnej konsolidacji (albo mówiąc wprost – wynikają z jej braku), to dla powyższego przykładu następujący scenariusz:

Rozwiązanie: 

Konieczność mapowania pracowników względem posiadanych użytkowników na wielu systemach. Tylko wtedy jesteś w stanie zagwarantować, że nie płacisz za licencje tam, gdzie nie jest to potrzebne. 

Podsumowanie 

W przypadku migracji do S/4 oprócz oczywistych tematów wynikających z przygotowania funkcjonalnej roadmapy dla nowego środowiska – potrzebne jest rzetelna analiza licencji użytkowników nazwanych, by nie generować niepotrzebnych kosztów. 

Realizacja wyceny bez analizy kontekstowej przypisanych typów licencji może drastycznie wpłynąć na ostateczną ilość kupionych FUE. 

Poniżej przykładowa wycena dla środowiska dla 1000 użytkowników przed i po optymalizacji licencji. 

Z powyższego widać, że po optymalizacji jesteśmy w stanie zaoszczędzić 227 FUE, zachowując liczbę użytkowników, a licencje bezpośrednio będą zgodne z umową subskrypcyjną.  

Licencje SAP stanowią znaczący element kosztów związanych z korzystaniem z systemu ERP tej firmy. Przed przeprowadzeniem migracji na S/4HANA warto dokładnie przeanalizować swoje obecne licencje, aby upewnić się, że są one zoptymalizowane pod kątem rzeczywistego wykorzystania systemu. 


Zapraszamy na webinar

Już 20 marca o godzinie 12:30 nasz ekspert Tomasz Jurgielewicz opowie więcj o tym jak podejść do analizy i optymalizacji licencji SAP przed migracja na S4/HANA. Zarejestruj się już teraz!

Tomasz Jurgielewicz

Head of Security Department w Lukardi. Od 10 lat prowadzi zespół specjalistów SAP Security, dostarczając kompleksowe usługi i narzędzia do zabezpieczenia systemów SAP oraz optymalizacji licencji. Doświadczenie w obszarze: - identyfikacji konfliktów uprawnień i reorganizacji autoryzacji, - identyfikacja podatności SAP, - integracja rozwiązań SIEM z SAP, - optymalizacja licencji SAP.