OpenText - möjligheter, genomförande

OpenText ECM för SAP-lösningar har - som de enda i denna kategori - kvalificerats av SAP till gruppen av så kallade Solution Extensions, vilket innebär att de utvecklas, erbjuds och servas gemensamt med SAP. Ytterligare en bekräftelse på det framgångsrika samarbetet med SAP är att OpenText flera gånger tilldelats „SAP® Pinnacle Award”

Genom att integrera Open Text + SAP-varumärkesprodukterna är det möjligt att helt transparent och heltäckande arbetsflöde för fakturor och andra typer av dokument, från registrering och godkännandeprocess, publicering till arkivering. Hanteringen av processen blir mycket snabbare än tidigare och hanteringskostnaderna minskar.

OpenText - vad är det?

OpenText är namnet på ett kanadensiskt företag som specialiserar sig på Programvara för hantering av företagsinnehåll (OpenText ECM). Företaget är verksamt över hela världen och har sedan 2006 även sitt huvudkontor i Polen, i Poznań.

Företagets flaggskeppsprodukt i SAP-serien är SAP fakturahantering av OpenText (VIM), är ett verktyg som automatiserar förmedlingen av olika typer av inkommande fakturor till SAP, t.ex. kostnadsfakturor (FI) och lagerfakturor (MM), följesedlar, orderbekräftelser, inköpsorder m.m.

Dokumentorienterade affärsprocesser är typiska VIM-användningsfall. När dokumenten har registrerats av VIM-systemet fylls uppgifterna i automatiskt och kontrolleras mot fördefinierade affärsregler.

Det primära målet med VIM är att bearbeta ett dokument på ett sådant sätt att mänsklig inblandning inte är nödvändig, men om behovet uppstår erbjuder VIM möjligheten att snabbt och effektivt hantera och lösa undantag som upptäcks i bakgrunden.

Systemet gör det möjligt att - beroende på vilken typ av dokument som behandlas automatisk bokföring av fakturor, Orderbekräftelsen kan användas för att automatiskt skapa en försäljningsorder eller för att automatiskt verifiera uppgifterna i orderbekräftelsen med orderuppgifterna i SAP.

Det gör det också möjligt att arkivera fakturor och andra typer av dokument elektroniskt.

VIM integreras med lösningen Intelligent Capture for SAP Solutions (OCR), som använder avancerade maskininlärningsalgoritmer för att extrahera metadata från bildbaserade dokument som PDF och TIFF.

Hanteringen av innehåll och olika typer av dokument i företaget kan förenklas ytterligare med OpenText Content Suite Platform/SAP xECM-lösningen.

Lösningen möjliggör förvärv av innehåll (t.ex. genom skanning), skapande av arbetsytor och tilldelning av dokument till dem, metadatahantering, versionshantering, sökning, långtidslagring av innehåll eller grupparbete.

Lösningen kan lagra allt innehåll från alla källor. En viktig skillnad i OpenText-strategin är kombinationen och synkroniseringen av strukturerat (lagrat i relationsdatabaser) och ostrukturerat innehåll (mestadels lagrat som skanningar, dokument och annat innehåll i ECM-arkiv).

Vad möjliggör ECM-lösningen?

ECM-lösningen (Enterprise Content Management) är utformad för att organisera, hantera och dela information inom företaget för att maximera tidsåtgången och användarnas engagemang.. Systemet använder Enterprise Library - en centralt hanterad, säker lagringsplats för att lagra och enkelt hitta data. Detta säkerställer att de alltid levereras till rätt personer när de behöver dem.

OpenText Content Suite Platform/Extended ECM Platform gör det möjligt att hantera information i alla skeden av dess livscykel. Inom de moduler som finns tillgängliga som standard är det möjligt att hantera ett elektroniskt dokument från skapande till arkivering.

Content Suite-plattformen tillhandahåller bland annat:

• säker dokumenthantering för versionshantering och åtkomsträttigheter, vilket säkerställer att organisationen undviker problem med versionshantering och åtkomsträttigheter
• registrering av dokument på papper och via e-post
• möjlighet till fulltext- och kriteriebaserad sökning med hjälp av filter
• arbetsflöde och arbetsflöde för godkännande/acceptans för att öka effektiviteten
• Smart User Interface (webbgränssnitt) användarvy
• registerhantering för lagring av företagets informationstillgångar, vilket gör det möjligt för organisationen att minska riskerna i samband med bristande efterlevnad av lagstiftning och rättsliga förfaranden
• automatisk klassificering
• möjlighet till samarbete/kommunikation mellan användare inom arbetsytor för interna och externa team
• åtkomst från mobila enheter
• arkivering av data och dokument, vilket gör att organisationen kan minska sina lagringskostnader

OpenText - funktionaliteter

Dokumenthantering

OpenText's dokumenthanteringssystem gör det möjligt att på ett säkert sätt klassificera, organisera och dela dokument och annat företagsinnehåll.

Möjligheten att göra fulltextsökningar är också en stor fördel; den höga precisionen i sökningarna garanteras av utökade metadataattribut.

Viktiga funktioner i OpenText's dokumenthanteringslösningar inkluderar också integrerade anmälningsmekanismer och omfattande revision av verksamheten med möjlighet att skicka meddelanden (både individuella och kollektiva) via e-post.

Hantering av data

En viktig skillnad i OpenText-strategin är kombinationen och synkroniseringen av strukturerat innehåll (lagrat i relationsdatabaser, t.ex. i SAP-affärsapplikationer) och ostrukturerat innehåll (mestadels lagrat som skanningar, dokument och annat innehåll i ECM-arkiv). Affärsprocesser, som styrs av SAP, berikas med ostrukturerat innehåll, vilket ger utvalda steg i affärsprocessen rätt sammanhang.

xECM-lösningen tillhandahåller också mekanismer för säker, laglig och företagsintern policy för långtidslagring av innehåll (records management).

Arkivering av data

OpenText's Document Access eller Archiving-applikationer gör att du kan hantera ditt företags informationstillgångar med hjälp av toppmodern teknik och expertis från marknadsledare för affärsprogramvara, samtidigt som du tillhandahåller en hög integrationsnivå, till exempel med SAP-system. De skapar en enhetlig plattform som möjliggör säker hantering av all affärsinformation, både strukturerad och ostrukturerad, med hjälp av ett centralt arkiv. De gör det också möjligt att koppla dokumentinnehåll till affärsprocesser.

Bland de mest använda funktionerna i systemet finns arkivering av dokument av olika slag, inklusive finansiella dokument som t.ex. kostnadsfakturor.

Med ytterligare integrering av verktyg för textigenkänning och datautvinning från skannade dokument och PDF-dokument kan fakturor klassificeras och lätt hittas när de behövs, utan att de behöver skrivas om

OpenText - möjligheter

Det uppskattas att Till och med 90% av affärsinformationen lagras i ostrukturerad form, dvs. utan uppenbara kopplingar till affärsprocesser, av. Ett elektroniskt arbetsflödessystem gör det möjligt att koppla samman denna information och dessa processer.

OpenTex Content Suite/xECM hanterar innehåll i alla skeden av dess livscykel, från det att det skapas. Innehållet kan skapas elektroniskt i applikationer som Office 365 eller som pappersdokument som t.ex. fakturor. Oavsett ursprung kan Content Suite fånga och hantera innehåll i digitalt format, vilket gör det lätt att hitta och använda. Det gör det möjligt för individer att dela och kommunicera med innehåll för att utföra uppgifter och lösa problem, och använda informationen för att stödja utvecklingen och slutförandet av processer. En av de viktigaste funktionerna i Content Suite är dess förmåga att tillhandahålla konsekvent och systematisk innehållshantering i linje med efterlevnadsbestämmelser för att minimera regleringsrisken. När innehållet är färdigt, det vill säga inte längre uppdateras eller ändras som en del av någon affärsprocess, kan det arkiveras och flyttas till billiga lagringsplattformar tills det slutligen raderas.

OpenText Vendor Invoice Management (VIM) är faktiskt ett ABAP-tillägg (overlay / add-on) för SAP ECC och SAP S / 4HANA.

VIM automatiserar hanteringen av inkommande dokument till SAP.

Dokumentorienterade affärsprocesser, t.ex. hantering av inkommande fakturor från leverantörer eller inkommande försäljningsorder från kunder, är typiska användningsområden för VIM. När data har samlats in fylls de automatiskt i och kontrolleras mot fördefinierade affärsregler.

För chefer erbjuder VIM en omfattande uppsättning operativa och analytiska rapporter. Dessutom erbjuder VIM verktyg för att identifiera vanliga undantag som behöver åtgärdas för att uppnå en ännu högre grad av automatisering.

Användarna kan välja mellan det klassiska SAP GUI-gränssnittet eller det moderna SAP Fiori-gränssnittet.

SAP Fiori erbjuder ett responsivt webbaserat användargränssnitt som stöder stationära datorer och mobila enheter.

VIM stöder en mängd olika inmatningskanaler, inklusive skanning, fax, e-post och webbtjänster.

Den stöder också olika inmatningsformat, t.ex. papper, PDF, TIFF, IDoc och XML.

Det finns också moduler som syftar till att förbättra kommunikationen - OpenText StreamServe Customer Communications Management (CCM) är en lösning som möjliggör generering och distribution av dokument och personligt innehåll över flera kommunikationskanaler.

OpenText - implementering och fördelar

Elimineringen av pappersbaserade arbetsflöden och automatiseringen av denna process, i kombination med undantagshantering, gör det möjligt för uppnå en högre grad av effektivitet i hanteringen av olika typer av dokument, inklusive fakturor, brevpapper, kontrakt etc.. och därmed minska kostnaderna för hela processen.

Tack vare de regler som fastställts under systemkonfigurationen, Processen blir transparent.. Detta gör det möjligt att få fram total kontroll över dokumentcirkulationen.

Huvudfunktioner och fördelar med OpenText-lösningar

• Fånga dokument från alla källor (t.ex. affärsnätverk, EDI, XML, e-post, skanning) och överför dem direkt till värdsystemet;
• full native integration med SAP, S/4HANA - systemet körs inuti SAP (add-on till SAP)
• SAP GUI och SAP Fiori-gränssnitt
• möjlighet att hantera uppgifter via mobila enheter tack vare SAP Fiori
• spårbarhet i varje steg av processen
• integrering av Intelligent Capture för SAP/OCR för optisk teckenigenkänning på dokument (både rubriker och rader)
• processautomatisering för inkommande order/försäljningsfakturor självfakturering
• automatisering av skapandet av försäljningsorder
• automatisering av inmatning av fakturauppgifter genom användning av avancerade mekanismer för igenkänning av uppgifter, inklusive maskininlärning
• automatisering av bearbetning av orderbekräftelse etc.
• fördefinierade arbetsflöden för att minska implementeringstiden
• automatisk tilldelning av uppgifter till användare som tilldelats en roll baserat på affärsundantag som upptäckts av systemet
• visa historiken för ett dokument när som helst
• en stor uppsättning inbyggda affärsregler för de dokumenttyper som stöds, inklusive automatisk upptäckt av prisavvikelser, automatisk upptäckt av dubbletter, automatisk upptäckt av avvikelser i betalningsvillkor, upptäckt av otillräckligt lager i lagret, upptäckt av avvikelser i Incoterms, upptäckt av om materialet i fakturan har lagts in i SAP, upptäckt av prisavvikelser, flera leveransdatum på ett dokument och många andra affärsregler och kontroller som standard)
• lösning som certifierats av SAP Integration and Certification Center (SAP ICC)
• standardrapporter tillgängliga, inklusive grafik
• delad skärm vid varje steg i processen, så att användaren kan se det dokument som håller på att skrivas
• möjlighet att bifoga bilagor i olika format
• automatisk extrahering och inmatning av data från olika typer av dokument
• en betydande minskning av den tid det tar att behandla dokument
• möjlighet att interagera med affärspartnern under processen (möjlighet att skicka ett e-postmeddelande med en bilaga - inget behov av att gå till e-post)
• automatisk memorering i systemet av manuellt inmatade uppgifter från användaren
• stöd för det polska språket
• valfritt antal arbetsytor kan skapas
• möjlighet att skapa formulär för specifika typer av dokument (nedanför formulärvyn för fakturaarbetsflödet)
• en uppgiftslista för olika typer av dokument (enligt behörigheter)
• spårbarhet av dokumenthistorik
• möjlighet att se dokumentet i vilket skede som helst av processen (delad skärm)
• möjlighet att lägga till kommentarer i alla skeden av processen
• stöd för mobila enheter (iOS och Android)
• möjlighet att modellera arbetsflödet för olika typer av dokument (fakturor, order, kontrakt, kontorsbrev)
• möjlighet att arbeta i revisionsläge med den slutliga versionen av ett visst dokument
• möjlighet att skapa ett dokument med hjälp av en kundmall