OpenText - Möglichkeiten, Implementierung

OpenText ECM for SAP-Lösungen wurden - als einzige in dieser Kategorie - von SAP in die Gruppe der so genannten Solution Extensions aufgenommen, d.h. sie werden gemeinsam mit SAP entwickelt, angeboten und gewartet. Eine weitere Bestätigung der erfolgreichen Zusammenarbeit mit SAP ist die mehrfache Auszeichnung von OpenText mit dem „SAP® Pinnacle Award”.”

Durch die Integration der Produkte der Marke Open Text + SAP ist es möglich völlig transparenter, umfassender Workflow für Rechnungen und andere Arten von Dokumenten, von der Registrierung und Genehmigung über die Buchung bis zur Archivierung. Die Abwicklung des Prozesses wird wesentlich schneller als bisher und die Bearbeitungskosten sinken.

OpenText - was ist das?

OpenText ist der Name eines kanadischen Unternehmens, das sich auf Software für die Verwaltung von Unternehmensinhalten (OpenText ECM). Das Unternehmen ist auf der ganzen Welt vertreten und hat seit 2006 auch seinen Sitz in Polen, in Poznań.

Das Flaggschiff des Unternehmens in der SAP-Produktpalette ist SAP-Rechnungsmanagement von OpenText (VIM), ein Tool, das den Umlauf verschiedener Arten von Eingangsrechnungen in SAP automatisiert, z. B. Kostenrechnungen (FI) und Lagerrechnungen (MM), Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und andere.

Dokumentorientierte Geschäftsprozesse sind typische Anwendungsfälle für VIM. Sobald Dokumente vom VIM-System erfasst werden, werden die Daten automatisch ausgefüllt und anhand vordefinierter Geschäftsregeln überprüft.

Das primäre Ziel von VIM ist es, ein Dokument so zu verarbeiten, dass ein menschliches Eingreifen nicht erforderlich ist. Sollte es jedoch erforderlich sein, bietet VIM die Möglichkeit, im Hintergrund erkannte Ausnahmen schnell und effizient zu bearbeiten und zu lösen.

Das System ermöglicht es - je nach Art des zu bearbeitenden Dokuments automatische Buchung von Rechnungen, Die Auftragsbestätigung kann verwendet werden, um automatisch einen Kundenauftrag anzulegen oder um die Daten in der Auftragsbestätigung automatisch mit den Auftragsdaten in SAP abzugleichen.

Es ermöglicht auch die elektronische Archivierung von Rechnungen und anderen Dokumenten.

VIM ist mit der Lösung Intelligent Capture for SAP Solutions (OCR) integriert, die fortschrittliche Algorithmen des maschinellen Lernens verwendet, um Metadaten aus bildbasierten Dokumenten wie PDF und TIFF zu extrahieren.

Die Verwaltung von Content und verschiedenen Dokumententypen im Unternehmen kann mit der OpenText Content Suite Platform/SAP xECM Lösung weiter stark vereinfacht werden.

Die Lösung ermöglicht die Erfassung von Inhalten (z.B. durch Scannen), die Erstellung von Arbeitsbereichen und die Zuordnung von Dokumenten zu diesen, Metadatenmanagement, Versionierung, Suche, langfristige Speicherung von Inhalten oder Gruppenarbeit.

Die Lösung kann jeden Content aus jeder Quelle speichern. Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal des OpenText-Ansatzes ist die Kombination und Synchronisation von strukturierten (in relationalen Datenbanken gespeicherten) und unstrukturierten Inhalten (meist als Scans, Dokumente und andere Inhalte in ECM-Repositories gespeichert).

Was ermöglicht die ECM-Lösung?

Die ECM (Enterprise Content Management)-Lösung wurde entwickelt, um Informationen innerhalb des Unternehmens zu organisieren, zu verwalten und auszutauschen, um die Zeit und die Beteiligung der Benutzer zu maximieren.. Das System verwendet die Enterprise Library - ein zentral verwaltetes, sicheres Repository zum Speichern und einfachen Auffinden von Daten. Dadurch wird sichergestellt, dass sie immer den richtigen Personen zur Verfügung stehen, wenn diese sie benötigen.

Die OpenText Content Suite Platform/Extended ECM Platform ermöglicht die Verwaltung von Informationen in allen Phasen ihres Lebenszyklus. Innerhalb der standardmäßig verfügbaren Module ist es möglich, ein elektronisches Dokument von seiner Erstellung bis zur Archivierung zu verwalten.

Die Content-Suite-Plattform bietet u.a:

• sichere Dokumentenverwaltung für Versionskontrolle und Zugriffsrechte, so dass die Organisation Probleme mit der Versionsverwaltung und der Verwaltung von Zugriffsrechten vermeiden kann
• Registrierung von Dokumenten auf Papier und per E-Mail
• Möglichkeit der Volltext- und kriteriengestützten Suche mit Filtern
• Workflow und Genehmigungs-/Annahme-Workflow zur Steigerung der Effizienz
• Smart User Interface (Weboberfläche) Benutzeransicht
• Verwaltung von Aufzeichnungen für die Speicherung von Unternehmensinformationen, die es der Organisation ermöglichen, die Risiken im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Rechtsvorschriften und Gerichtsverfahren zu verringern
• automatische Klassifizierung
• Möglichkeit zur Zusammenarbeit/Kommunikation zwischen Nutzern innerhalb von Arbeitsbereichen für interne und externe Teams
• Zugang über mobile Geräte
• Daten- und Dokumentenarchivierung, die es der Organisation ermöglicht, die Lagerkosten zu senken

OpenText - Funktionalitäten

Verwaltung von Dokumenten

Mit dem Dokumentenmanagement-System von OpenText lassen sich Dokumente und andere Unternehmensinhalte sicher klassifizieren, organisieren und gemeinsam nutzen.

Die Möglichkeit der Volltextsuche ist ebenfalls ein großer Vorteil; die hohe Präzision der Suche wird durch erweiterte Metadatenattribute gewährleistet.

Wichtige Funktionen von OpenText's Dokumentenmanagement-Lösungen sind außerdem integrierte Benachrichtigungsmechanismen und umfassende Prüfung der Vorgänge mit der Möglichkeit, Benachrichtigungen (sowohl individuell als auch kollektiv) per E-Mail zu versenden.

Verwaltung der Daten

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal des OpenText-Ansatzes ist die Kombination und Synchronisation von strukturiertem Content (gespeichert in relationalen Datenbanken, z.B. in SAP-Geschäftsanwendungen) und unstrukturiertem Content (meist gespeichert als Scans, Dokumente und andere Inhalte in ECM-Repositories). Geschäftsprozesse, die von SAP gesteuert werden, werden mit unstrukturierten Inhalten angereichert und geben so ausgewählten Schritten im Geschäftsprozess den richtigen Kontext.

Die xECM-Lösung bietet darüber hinaus Mechanismen für eine sichere, rechtskonforme und unternehmensinterne Langzeitspeicherung von Inhalten (Records Management).

Datenarchivierung

OpenText's Document Access oder Archivierungsanwendungen ermöglichen es Ihnen, die Informationsbestände Ihres Unternehmens mit Hilfe modernster Technologie und der Expertise von Marktführern im Bereich Business Software zu verwalten und bieten gleichzeitig ein hohes Maß an Integration, zum Beispiel mit SAP-Systemen. Sie schaffen eine einheitliche Plattform, die die sichere Verwaltung aller strukturierten und unstrukturierten Geschäftsinformationen über ein zentrales Repository ermöglicht. Sie ermöglichen auch die Verknüpfung von Dokumenteninhalten mit Geschäftsprozessen.

Zu den am häufigsten genutzten Funktionen des Systems gehört die Archivierung von Dokumenten verschiedener Art, einschließlich Finanzdokumenten wie Kostenrechnungen.

Mit der zusätzlichen Integration von Texterkennungs- und Datenextraktionstools aus gescannten und PDF-Dokumenten können Rechnungen durch einfaches Scannen klassifiziert und bei Bedarf leicht gefunden werden, ohne dass sie neu geschrieben werden müssen.

OpenText - Möglichkeiten

Es wird geschätzt, dass Sogar 90% der Geschäftsinformationen werden in unstrukturierter Form gespeichert, d.h. ohne offensichtliche Verbindungen zu Geschäftsprozessen, von. Ein elektronisches Workflow-System ermöglicht die Verknüpfung dieser Informationen und Prozesse.

OpenTex Content Suite/xECM verwaltet Inhalte in allen Phasen ihres Lebenszyklus, beginnend mit ihrer Erstellung. Inhalte können elektronisch in Anwendungen wie Office 365 oder als Papierdokumente wie Rechnungen erstellt werden. Unabhängig von ihrem Ursprung kann die Content Suite Inhalte in digitaler Form erfassen und verwalten, so dass sie leicht zu finden und zu nutzen sind. Sie ermöglicht es Einzelpersonen, Inhalte gemeinsam zu nutzen und mit ihnen zu kommunizieren, um Aufgaben auszuführen und Probleme zu lösen, und die Informationen zu nutzen, um den Verlauf und den Abschluss von Prozessen zu unterstützen. Eines der wichtigsten Merkmale der Content Suite ist ihre Fähigkeit, ein konsistentes und systematisches Content Management im Einklang mit den Compliance-Vorschriften zu gewährleisten, um das Risiko von Vorschriften zu minimieren. Sobald der Inhalt vollständig ist, d. h. nicht mehr im Rahmen eines Geschäftsprozesses aktualisiert oder geändert wird, kann er archiviert und auf kostengünstige Speicherplattformen verschoben werden, bis er schließlich gelöscht wird.

OpenText Vendor Invoice Management (VIM) ist eigentlich ein ABAP Add-on (Overlay/Add-on) für SAP ECC und SAP S / 4HANA.

VIM automatisiert die Verarbeitung von eingehenden Dokumenten in SAP.

Dokumentorientierte Geschäftsprozesse wie die Verarbeitung von Eingangsrechnungen von Lieferanten oder von Kundenbestellungen sind typische VIM-Anwendungsfälle. Nach der Erfassung werden die Daten automatisch ausgefüllt und anhand vordefinierter Geschäftsregeln überprüft.

Für Manager bietet VIM eine umfassende Reihe von operativen und analytischen Berichten. Darüber hinaus bietet VIM Werkzeuge zur Ermittlung häufiger Ausnahmen, die behoben werden müssen, um ein noch höheres Maß an Automatisierung zu erreichen.

Anwender können zwischen der klassischen SAP-GUI-Oberfläche und der modernen SAP-Fiori-Oberfläche wählen.

SAP Fiori bietet eine reaktionsfähige, webbasierte Benutzeroberfläche, die Desktops und mobile Geräte unterstützt.

VIM unterstützt eine Vielzahl von Eingabekanälen, darunter Scannen, Fax, E-Mail und Webdienste.

Außerdem unterstützt es verschiedene Eingabeformate, darunter Papier, PDF, TIFF, IDoc und XML.

Außerdem gibt es Module zur Verbesserung der Kommunikation - OpenText StreamServe Customer Communications Management (CCM) ist eine Lösung, die die Erstellung und Verteilung von Dokumenten und personalisierten Inhalten über verschiedene Kommunikationskanäle ermöglicht.

OpenText - Implementierung und Vorteile

Die Abschaffung papiergestützter Arbeitsabläufe und die Automatisierung dieses Prozesses in Verbindung mit der Behandlung von Ausnahmen ermöglicht es den eine höhere Effizienz bei der Bearbeitung verschiedener Arten von Dokumenten zu erreichen, einschließlich Rechnungen, Briefköpfe, Verträge usw.. und damit die Kosten des gesamten Prozesses zu senken.

Dank der bei der Systemkonfiguration festgelegten Regeln, der Prozess wird transparent. Dies ermöglicht es, Folgendes zu erhalten vollständige Kontrolle über den Dokumentenumlauf.

Hauptmerkmale und Vorteile der OpenText-Lösungen

• Erfassen Sie Dokumente aus beliebigen Quellen (z. B. Unternehmensnetzwerke, EDI, XML, E-Mail, Scan) und übertragen Sie sie direkt an das Hostsystem;
• volle native Integration mit SAP, S/4HANA - das System läuft innerhalb von SAP (Add-on zu SAP)
• SAP GUI und SAP Fiori Schnittstelle
• die Möglichkeit der Bearbeitung von Aufgaben über mobile Geräte dank SAP Fiori
• Rückverfolgbarkeit in jeder Phase des Prozesses
• Integration von Intelligent Capture for SAP/OCR zur optischen Zeichenerkennung auf Dokumenten (sowohl Kopfzeilen als auch Zeilen)
• Prozessautomatisierung für Auftragseingang/Verkaufsrechnungen Selbstfakturierung
• Automatisierung der Erstellung von Kundenaufträgen
• Automatisierung der Eingabe von Rechnungsdaten durch den Einsatz fortschrittlicher Datenerkennungsmechanismen, einschließlich maschinellen Lernens
• Automatisierung der Bearbeitung von Auftragsbestätigungen, usw.
• vordefinierte Arbeitsabläufe zur Verkürzung der Implementierungszeit
• automatische Aufgabenzuweisung an Benutzer, die einer Rolle zugewiesen sind, auf der Grundlage von durch das System erkannten geschäftlichen Ausnahmen
• jederzeit die Historie eines Dokuments einsehen
• eine große Anzahl integrierter Geschäftsregeln für die unterstützten Dokumenttypen, einschließlich der automatischen Erkennung von Preisdiskrepanzen, der automatischen Erkennung von Duplikaten, der automatischen Erkennung von Diskrepanzen bei den Zahlungsbedingungen, der Erkennung von unzureichenden Lagerbeständen, der Erkennung von Incoterms-Diskrepanzen, der Erkennung, ob das in der Rechnung enthaltene Material in SAP eingegeben wurde, der Erkennung von Preisdiskrepanzen, von mehreren Lieferterminen auf einem Dokument und vielen anderen Geschäftsregeln und Prüfungen als Standard)
• vom SAP Integration and Certification Center (SAP ICC) zertifizierte Lösung
• Standardberichte verfügbar, einschließlich Grafiken
• geteilter Bildschirm in jeder Phase des Prozesses, so dass der Benutzer das Dokument in Bearbeitung sehen kann
• Möglichkeit, Anhänge in verschiedenen Formaten beizufügen
• automatische Extraktion und Eingabe von Daten aus verschiedenen Arten von Dokumenten
• eine erhebliche Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten
• Möglichkeit der Interaktion mit dem Geschäftspartner während des Prozesses (Möglichkeit, eine E-Mail mit einem Anhang zu senden - keine Notwendigkeit, die E-Mail zu öffnen)
• automatische Speicherung der vom Benutzer manuell eingegebenen Daten durch das System
• Unterstützung für die polnische Sprache
• eine beliebige Anzahl von Arbeitsbereichen kann erstellt werden
• die Möglichkeit, Formulare für bestimmte Arten von Dokumenten zu erstellen (unterhalb der Formularansicht für den Rechnungsworkflow)
• eine Aufgabenliste für verschiedene Arten von Dokumenten (je nach Berechtigung)
• Rückverfolgbarkeit der Dokumentenhistorie
• Möglichkeit, das Dokument in jeder Phase des Prozesses zu betrachten (geteilter Bildschirm)
• Möglichkeit, in jeder Phase des Prozesses Kommentare hinzuzufügen
• Unterstützung für mobile Geräte (iOS und Android)
• Möglichkeit der Modellierung von Arbeitsabläufen für verschiedene Arten von Dokumenten (Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Geschäftsbriefe)
• die Möglichkeit, im Überarbeitungsmodus an der endgültigen Fassung eines bestimmten Dokuments zu arbeiten
• die Möglichkeit, ein Dokument anhand einer Kundenvorlage zu erstellen