Hur implementerar man KSeF på ett effektivt sätt i ett företag? Viktiga steg och bästa praxis

KSeF kommer att bli obligatoriskt i Polen från och med den 1 februari 2026.

För företagare vars försäljningsvärde (inklusive skattebeloppet) överstiger 200 miljoner PLN år 2025 kommer denna skyldighet att träda i kraft 1 februari 2026, medan det för andra företagare från 1 April 2026.

De nya reglerna syftar till att förbättra cirkulationen av fakturor och bekämpa orättvisa skattemetoder. För många företag är det dock en stor teknisk och operativ utmaning att implementera KSeF.

Hur lyckas du med att byta till e-fakturering och minimera risken för fel?

I denna artikel kommer vi att diskutera de viktigaste stegen i implementeringen av KSeF och visa hur systemen SAP Dokument- och rapporteringsöverensstämmelse (SAP DRC) i SAP leverantörsfakturahantering (SAP VIM) kan underlätta denna process.

 

Vad är KSeF och vem gäller det för?

National e-Invoice System är finansministeriets centrala plattform för att utfärda, ta emot och arkivera fakturor i strukturerat XML-format.

Nyckelantaganden i KSeF:

• Varje faktura kommer att behöva gå igenom finansministeriets centrala system.

• En faktura anses utställd först när den har tilldelats ett identifikationsnummer av KSeF.

• Handlarna kommer att kunna övervaka statusen för sina fakturor och kontrollera att de är korrekta.

• KSeF kommer att omfatta både försäljnings- och inköpsfakturor.

• De nya reglerna kommer att påverka redovisningsrutiner och skatterapportering, vilket kräver anpassning av IT-verktyg.

 

Utmaningar vid genomförandet av KSeF

Övergången till KSeF kräver en anpassning av redovisnings- och finanssystemen, vilket kan ge upphov till ett antal frågor, bland annat

• Integration med befintliga ERP-system - företag som använder SAP och andra system måste anpassa sina processer till KSeF:s krav.
• Validering och korrekthet av data - Fakturorna måste följa ett strukturerat XML-format och uppfylla skattekraven.
• Hantering av inköpsfakturor - Mottagning, godkännande och arkivering av fakturor kräver nya rutiner och verktyg.
• Säkerhet och efterlevnad av regelverk - lagring och överföring av fakturor måste ske i enlighet med bestämmelserna om dataskydd.
• Utbildning av personal - Införandet av KSeF kräver att redovisnings- och IT-avdelningarna får lämplig utbildning för att säkerställa att systemet fungerar smidigt.

 

SAP-lösningar som t.ex. SAP DRC i SAP VIM, gör det möjligt att hantera dessa processer på ett effektivt sätt och minimera risker och fel.

 

Hur stödjer SAP DRC hanteringen av KSeF?

SAP Dokument- och rapporteringsöverensstämmelse (SAP DRC) - centralt verktyg för hantering av efterlevnad av skatteregler

SAP DRC är en modul som gör det möjligt: 

• Automatisk generering av KSeF-kompatibla fakturor. 
• Skicka försäljningsfakturor till KSeF och ta emot deras behandlingsstatus. 
• Kontroll av att fakturorna är korrekta innan de skickas ut.
• Övervakning och rapportering av fakturastatus i realtid.
• Arkivering av dokument i enlighet med rättsliga krav.
• Möjlighet att automatiskt upptäcka fel och korrigera dem före avsändning.

 

Med SAP DRC kan företagen i hantera försäljningsfakturor automatiskt och säkert, vilket eliminerar fel och påskyndar faktureringsprocessen.

 

Hur stöder SAP VIM processer för inköpsfakturor?

SAP leverantörsfakturahantering (SAP VIM) - effektiv hantering av inköpsfakturor

SAP VIM tillåter:

• Verifiering av uppgifter på inköpsfakturor.
• Integration med ett arbetsflödessystem för godkännande och cirkulation av dokument.
• Meddelanden om fel och saknade uppgifter.
• Automatisk tilldelning av fakturor till relevanta affärsenheter.
• Möjlighet att helt automatisera acceptansprocesser.

 

Med SAP VIM kan du avsevärt effektivisera processen för godkännande av fakturor, säkerställa att de är korrekta och faktureras i rätt tid. Detta minskar den tidskrävande manuella hanteringen av fakturor och minimerar fel som beror på den mänskliga faktorn.

Bästa praxis för KSeF-implementering i ett företag

• Förberedelse av organisationen - revision av faktureringsprocesser och anpassning av ERP-system.
• Välja rätt verktyg - SAP DRC för försäljningsfakturor och SAP VIM för inköpsfakturor.
• Testning och validering - validering av integrationen med KSeF före genomförandet.
• Utbildning av personal - säkerställa att redovisnings- och ekonomiteamet har rätt kunskap.
• Övervakning och optimering - löpande kontroll av processer och anpassning av systemet till förändrade regelverk.
• Anpassning av IT-infrastruktur - Implementera analytiska verktyg för att övervaka effektiviteten i fakturahanteringen och efterlevnaden av regelverket.

 

Sammanfattning

Den obligatoriska övergången till KSeF är en utmaning, men också en möjlighet att optimera faktureringsprocesserna. Tack vare SAP DRC och SAP VIM, kan företag automatisera hanteringen av försäljnings- och inköpsfakturor, säkerställa efterlevnad av regler och eliminering av fel.

Med hjälp av moderna SAP-verktyg kan organisationer inte bara uppfylla KSeF-kraven, utan också öka den finansiella och redovisningsmässiga effektiviteten genom att minska driftskostnaderna.

Vill du veta mer om hur du kan implementera KSeF i ditt företag?

Ta kontakt med oss!