Quo Vadis faktura? Tiden för e-fakturering i Polen är på väg

Pappersfakturor hör till det förflutna

Första pappersfakturan utfärdades 1504 i Nederländerna och denna form av dokumentation av handel har funnits med oss sedan dess. I den utbredda digitaliseringens tidevarv var genombrottet för utbytet av räkenskapsinformation möjligheten att skicka skannade eller digitalt genererade dokument, vilket i sin tur innebar en mer strömlinjeformad övergripande process.

Denna process hade dock fortfarande vissa nackdelar - det var fortfarande nödvändigt att mata in de mottagna uppgifterna i redovisningssystemet, vilket ofta innebar manuell inmatning. Detta kanske inte är något större problem för små volymer av dokument, men när det handlar om tusentals fakturor per månad är det redan ett stort besvär, och dessutom är det lätt att det blir fel.

Systemen kom till undsättning här OCR (optisk teckenigenkänning), som gjorde det möjligt att skanna dokument samtidigt som värden lästes. I takt med att tekniken utvecklades och kombinerades med artificiell intelligens kunde system som OpenText Intelligent Caputre, som kan „lära sig” fakturor och automatiskt känna igen de relevanta fälten på själva dokumenten och på ett effektivt sätt mata in deras värden direkt i målsystemet.

Nationellt system för e-fakturering (KSeF) träder i kraft

År 2022 och 2023 kommer dock att bli revolutionerande när det gäller fakturaväxling i Polen. Allt detta beror på en ny förordning som träder i kraft Nationellt system för e-fakturor (KSeF). Vad är KSeF? Det är ett centralt, statligt ägt system för att förmedla det elektroniska utbytet av fakturor mellan företag.

Vad kommer att förändras?

Framför allt kommer vi inte längre att behöva hantera pappers- eller PDF-fakturor mellan polska entreprenörer. Från och med nu kommer allt som betyder något att vara ren information och torra data, grupperade på ett förutbestämt och enhetligt sätt för alla i form av xml-filer, nästan helt osynliga för användarna. Företagssystem kommer att generera och ta emot filer automatiskt med hjälp av KSeF:s centrala förvaringsplats.

Innebär detta att pappersfakturering avskaffas?

Säkert inte för alla. Företag med utrikeshandel kommer inte att kunna undvika att använda pappersfakturor, eller åtminstone deras visualiserade elektroniska form, under en tid framöver.

Enkel integration?

De utmaningar som företagen kommer att ställas inför är först och främst behovet av att integrera sina nuvarande, ofta mycket komplexa system med KSeF. Dessutom finns det också en faktor av tidspress här, eftersom de ska vara redo att kommunicera med KSeF från och med den 1 april 2023. I de allra flesta fall kommer detta att kräva ett ytterligare gränssnitt, eftersom systemen ännu inte har sina ursprungliga lösningar anpassade till KSeF-kraven.

En av fördelarna med ett sådant gränssnitt är att ett antal olika system kan anslutas centralt och att fakturatrafiken kan fördelas mellan dem på motsvarande sätt. Detta minskar också kostnaderna, eftersom anslutningen använder de redan inbyggda mekanismerna i dessa system, som översätts direkt i gränssnittet från/till lämpligt xml-format.

Dra nytta av våra tjänster. Kolla in vårt erbjudande!

Om ämnet fakturaväxling och integration med KSeF har väckt ditt intresse, vänligen kontakta oss.