SAP-integration med KSeF - hur fungerar fakturahanteringen i praktiken?

Introduktion - varför automatisera faktureringen på KSeF?

Från 1 februari 2026 Det nationella e-faktureringssystemet (KSeF) kommer att bli det obligatoriskt för företag i Polen. Detta innebär en verklig revolution när det gäller fakturering och skatteavräkning. Alla strukturerade fakturor kommer att behöva utfärdas, tas emot och lagras uteslutande i KSeF-systemet, vilket kommer att eliminera traditionella pappersfakturor och elektroniska fakturor i deras nuvarande form (t.ex. PDF).

För företag som använder SAP, Integrationen med KSeF är ett viktigt steg i anpassningen av finans- och redovisningsprocesserna till de nya lagkraven. Att utfärda fakturor manuellt i KSeF-systemet kan vara tidskrävande och felbenäget, därför är att automatisera denna process blir inte bara ett alternativ, utan en nödvändighet.

Fördelarna med att automatisera faktureringen i SAP är betydande:

• Ökad effektivitet - eliminerar manuell datainmatning och snabbar upp arbetsflöden
• Minimering av fel - Systemet kontrollerar automatiskt att uppgifterna är korrekta.
• Ökad transparens och kontroll - fakturorna är helt i överensstämmelse med KSeF:s krav
• Tids- och kostnadsbesparingar - bokföring behöver inte innebära manuell hantering av fakturor
• Fullständig efterlevnad av regelverk - företaget uppfyller de lagstadgade kraven utan extra ansträngning

 

I den här artikeln tar vi en titt på hur automatisering av fakturering med KSeF i SAP, vilka de viktigaste delarna är och vad man ska vara uppmärksam på så att hela processen löper smidigt och utan störningar.

 

Hur fungerar KSeF och vilka är dess krav?

Det nationella e-fakturasystemet (KSeF) är statens plattform för hantering av strukturerade fakturor. KSeF-fakturan har följande format XML i enlighet med det standardiserade system som fastställts av finansministeriet.

Varje faktura måste innehålla:

1. Uppgifter om säljare och köpare (momsregistreringsnummer, adress, företagsnamn)
2. Transaktionsuppgifter (belopp, moms, betalningsmetod)
3. QR-kod för verifiering av dokument
4. Unik identifierare tilldelad av KSeF

 

SAP-systemet måste vara integreras i KSeF, för att automatiskt generera, skicka och ta emot fakturor.

 

SAP-integration i KSeF - viktiga komponenter

Automatisering av fakturering kräver rätt SAP-verktyg och moduler. Beroende på systemversion kan företag använda:

1. SAP VIM (hantering av leverantörsfakturor) - Optimering av processen för hantering av inkommande fakturor.
2. SAP DRC (efterlevnad av dokument och rapportering) - stödja rapportering i enlighet med KSeF:s krav.
3. Efterlevnad av SAP-dokument - en särskild SAP-lösning för hantering av e-fakturor.
4. Externa SAP-integratörer - Ett exempel är Lukardis egenutvecklade verktyg, KSeF Cockpit, som effektiviserar dokumenthanteringen.

 

Korrekt integration eliminerar behovet av att registrera fakturor manuellt och tillåter att de automatiskt överförs till KSeF.

 

Automatisk steg-för-steg-process för KSeF-fakturor i SAP

 

Steg 1: Skapa en faktura i SAP

En bokföringstjänsteman eller systemet genererar försäljningsfakturan i SAP. Data hämtas automatiskt från inköpsordern eller kontraktet.

Steg 2: Validering av fakturan innan den skickas till KSeF

SAP-systemet kontrollerar att fakturan är korrekt enligt KSeF:s krav (t.ex. om uppgifter saknas eller om momsen är korrekt).

Steg 3: Skicka fakturan till KSeF

SAP ansluter till KSeF via ett API och skickar fakturan i XML-format.

Steg 4: Tilldelning av ett unikt KSeF-nummer

Finansdepartementet returnerar ett unikt referensnummer för fakturan. SAP registrerar det i systemet som en mottagningsbekräftelse.

Steg 5: Arkivering och delning av fakturan

Fakturan kvarstår arkiverad i SAP och skickas automatiskt till mottagaren.

 

Automatisk mottagning och behandling av KSeF-fakturor i SAP

 

Företagen ska inte bara skicka fakturor till KSeF, utan även ladda ner inköpsfakturor. Automatiseringen av fakturamottagningen fungerar på följande sätt:

1. SAP går samman med KSeF och inkasserar inkommande fakturor.
2. SAP-systemet behandlar fakturauppgifter och matchar dem med beställningarna i systemet.
3. Automatisk postning - systemet tilldelar lämpliga redovisningskategorier.
4. Hantering av eventuella fel - Systemet rapporterar inkonsekvenser och skickar meddelanden.

 

Detta eliminerar manuell inmatning av fakturor, vilket sparar tid och minskar antalet fel.

 

De vanligaste utmaningarna och hur man hanterar dem?

 

1. Avsaknad av färdig SAP-integration i KSeF
   Det är värt att använda verktygen SAP eller dedikerade kontakter.
2. Fel i fakturor som avvisats av KSeF
   Implementering automatisk validering innan du skickar fakturor till KSeF undviker problem.
3. Brist på tydliga rutiner i företaget
   Skapande av tydliga regler om cirkulation av fakturor inom organisationen.
4. Regelverksförändringar och nya KSeF-krav
   Regelbunden uppdatering av SAP-systemet och hålla sig uppdaterad om förändringar i skattelagstiftningen.

 

Fördelar med KSeF-automatisering i SAP

1. Minska tiden det tar att utfärda och behandla fakturor
2. Färre fel och efterlevnad
3. Bättre kontroll över fakturahanteringen
4. Säker lagring av dokument i SAP
5. Eliminering av pappersbaserad cirkulation av fakturor

 

Företag som implementerar KSeF-automatisering i SAP, få en konkurrensfördel, förbättra den finansiella effektiviteten och minimera risken för skatteproblem.