Integracja SAP z KSeF – jak działa automatyzacja fakturowania w praktyce?

Wprowadzenie – dlaczego warto zautomatyzować fakturowanie w KSeF?

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorstw w Polsce. To oznacza prawdziwą rewolucję w obszarze fakturowania i rozliczeń podatkowych. Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą musiały być wystawiane, odbierane i przechowywane wyłącznie w systemie KSeF, co wyeliminuje tradycyjne faktury papierowe oraz elektroniczne w dotychczasowej formie (np. PDF).

Dla firm korzystających z SAP, integracja z KSeF jest kluczowym krokiem w dostosowaniu procesów finansowo-księgowych do nowych wymagań prawnych. Ręczne wystawianie faktur w systemie KSeF może być czasochłonne i podatne na błędy, dlatego automatyzacja tego procesu staje się nie tylko opcją, ale wręcz koniecznością.

Korzyści z automatyzacji fakturowania w SAP są znaczące:

• Zwiększona efektywność – eliminacja ręcznego wprowadzania danych i przyspieszenie obiegu dokumentów
• Minimalizacja błędów – system automatycznie sprawdza poprawność danych
• Większa przejrzystość i kontrola – faktury są w pełni zgodne z wymogami KSeF
• Oszczędność czasu i kosztów – księgowość nie musi angażować się w ręczną obsługę faktur
• Pełna zgodność z przepisami – firma spełnia wymagania ustawowe bez dodatkowego wysiłku

 

W niniejszym artykule przyjrzymy się, jak wygląda automatyzacja fakturowania z KSeF w SAP, jakie są jej kluczowe elementy oraz na co warto zwrócić uwagę, aby cały proces przebiegał sprawnie i bez zakłóceń.

 

Jak działa KSeF i jakie są jego wymagania?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Faktura KSeF ma format XML zgodny z ustandaryzowanym schematem określonym przez Ministerstwo Finansów.

Każda faktura musi zawierać:

1. Dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres, nazwa firmy)
2. Szczegóły dotyczące transakcji (kwoty, podatek VAT, forma płatności)
3. Kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu
4. Unikalny identyfikator nadany przez KSeF

 

System SAP musi być zintegrowany z KSeF, aby automatycznie generować, wysyłać i odbierać faktury.

 

Integracja SAP z KSeF – kluczowe komponenty

Automatyzacja fakturowania wymaga odpowiednich narzędzi i modułów SAP. W zależności od wersji systemu, firmy mogą korzystać z:

1. SAP VIM (Vendor Invoice Management) – optymalizacja procesu obsługi faktur przychodzących.
2. SAP DRC (Document and Reporting Compliance) – wspomaganie raportowania zgodnie z wymaganiami KSeF.
3. SAP Document Compliance – dedykowane rozwiązanie SAP do obsługi e-faktur.
4. Zewnętrznych integratorów SAP –  np. autorskie narzędzie Lukardi – Kokpit KSeF, który usprawnia procesowanie dokumentów.

 

Prawidłowa integracja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania faktur i pozwala na ich automatyczne przesyłanie do KSeF.

 

Automatyczny proces wystawiania faktur KSeF w SAP – krok po kroku

 

Krok 1: Tworzenie faktury w SAP

Pracownik księgowości lub system generuje fakturę sprzedaży w SAP. Dane są automatycznie pobierane z zamówienia lub umowy.

Krok 2: Walidacja faktury przed wysyłką do KSeF

System SAP sprawdza poprawność faktury zgodnie z wymaganiami KSeF (np. brakujące dane, poprawność VAT).

Krok 3: Przesłanie faktury do KSeF

SAP łączy się z KSeF za pomocą API i wysyła fakturę w formacie XML.

Krok 4: Nadanie unikalnego numeru KSeF

Ministerstwo Finansów zwraca unikalny numer referencyjny faktury. SAP zapisuje go w systemie jako potwierdzenie odbioru.

Krok 5: Archiwizacja i udostępnienie faktury

Faktura zostaje zarchiwizowana w systemie SAP i automatycznie przesłana do odbiorcy.

 

Automatyczne odbieranie i przetwarzanie faktur KSeF w SAP

 

Firmy muszą nie tylko wysyłać faktury do KSeF, ale także pobierać faktury zakupowe. Automatyzacja odbioru faktur działa w następujący sposób:

1. SAP łączy się z KSeF i pobiera faktury przychodzące.
2. System SAP przetwarza dane z faktur i dopasowuje je do zamówień w systemie.
3. Automatyczne księgowanie – system przypisuje odpowiednie kategorie księgowe.
4. Obsługa ewentualnych błędów – system zgłasza niezgodności i wysyła powiadomienia.

 

Dzięki temu eliminujemy ręczne wprowadzanie faktur, co oszczędza czas i redukuje błędy.

 

Najczęstsze wyzwania i jak sobie z nimi radzić?

 

1. Brak gotowej integracji SAP z KSeF
   Warto skorzystać z narzędzi SAP lub dedykowanych konektorów.
2. Błędy w fakturach odrzuconych przez KSeF
   Wdrożenie automatycznej walidacji przed wysyłką faktur do KSeF pozwala unikać problemów.
3. Brak jednoznacznych procedur w firmie
   Stworzenie jasnych zasad dotyczących obiegu faktur w organizacji.
4. Zmiany w przepisach i nowe wymagania KSeF
   Regularne aktualizowanie systemu SAP i śledzenie zmian w prawie podatkowym.

 

Korzyści z automatyzacji KSeF w SAP

1. Skrócenie czasu wystawiania i przetwarzania faktur
2. Mniej błędów i zgodność z przepisami
3. Lepsza kontrola nad obiegiem faktur
4. Bezpieczne przechowywanie dokumentów w SAP
5. Eliminacja papierowego obiegu faktur

 

Firmy, które wdrażają automatyzację KSeF w SAP, zyskują przewagę konkurencyjną, poprawiają efektywność finansową i minimalizują ryzyko problemów podatkowych.