FAKTUROR OCH FINANS
SÄKERHET
CIRKULATION OCH ARKIVERING AV DOKUMENT
E-COMMERCE
ANALYTIK
MARKNADSFÖRING
DIGITALISERING AV INNEHÅLLBYGGBRANSCHEN
SAP fakturahantering av OpenText
SAP-lösningar | Fakturor och ekonomi
BYGGBRANSCHEN
Kundprofil
En ledande cementtillverkare i Polen, som ingår i en internationell koncern, en av de största byggkoncernerna i världen. Företaget är specialiserat på produktion av högkvalitativa cement som används i en mängd olika byggprojekt, från infrastruktur till bostäder. Företaget är engagerat i innovation, hållbar utveckling och minimering av miljöpåverkan, samtidigt som man säkerställer högsta standard på kundservice.
Utmaningar
Kunden letade efter en lösning för elektronisk cirkulation av kostnadsfakturor - nativt integrerad med SAP ERP-systemet. Det var särskilt viktigt för kunden att automatisera processerna så att så många kostnadsfakturor (FI) och lagerfakturor (MM) som möjligt skulle bokföras automatiskt - utan att användaren behövde ingripa, baserat på 3-Way Matching-proceduren. En annan viktig aspekt var implementeringen av ett säkert arkiv för långtidslagring av dokument, i enlighet med SOX-kraven.
Syfte med genomförandet
Organisering och optimering av bolagets affärsprocesser genom att införande av automatisk dataigenkänning av finansiella dokument med elektronisk cirkulation, arkivering och beprövade standarder för fakturahantering;
Utökning av organisationens nuvarande arbetsflödeslogik för ordermottagning till att omfatta alla nödvändiga affärsområden;
Maximera antalet fall av fullständig överensstämmelse mellan fakturan och ordern samt PZ/GR-dokumentet, och därigenom öka antalet fall av automatisk kontering av fakturan i orderreferensen;
Skapa en enda, säker lagringsplats för finansiella dokument av fakturatyp (elektroniskt arkiv) och bygga en åtkomstmodell för alla organisatoriska enheter som är involverade i arbetsflödet baserat på lämpliga behörighetsprofiler;
Eliminering av papperscirkulation av finansiella dokument som ligger till grund för betalningar;
Eliminering av risken för dubbla betalningar;
Minska kostnaderna för fakturahantering och öka kapaciteten för fakturahantering.
"Vi är mycket imponerade av
IT-chef / CIO
Nyckelinformation om projektet
Omfattning av arbetet
Implementering av Vendor Invoice Management (VIM) - VIM stöder hanteringen av leverantörsfakturor, vilket möjliggör automatisering av processer relaterade till cirkulation och godkännande av redovisningsdokument. En viktig del av implementeringen är integrationen med OCR-teknik, som möjliggör automatisk identifiering och bearbetning av leverantörsfakturainformation.
Implementering av ett digitalt arkiv - implementeringen omfattar även digitalisering och arkivering av redovisningsdokument. Arkiveringen kommer att förbättra tillgången till dokumentation och påskynda revisionen och den finansiella analysprocessen.
Utvidgning av godkännandestrategin för upphandlingar - utvidgning av det befintliga systemet för godkännande av upphandlingar med nya kriterier och godkännandevägar. Syftet är att öka kontrollen över upphandlingsprocessen och införa mer detaljerade godkännandescenarier.
Projektets faser
Sammanställning av krav affärer och analys
Konfiguration av miljön system och implementeringen av tillägg
Systemtester och sedan utbildning för slutanvändare och administratörer
Start produktion av systemet
Genomförande av projekt
Fas I - Insamling och analys av affärskrav
I detta skede genomförde vi en grundlig analys av verksamhetskraven och tog fram ett dokument med ett affärskoncept, med hänsyn till kundens detaljerade processer och behov, för att skräddarsy systemet efter deras specifika krav.
Steg II - Konfiguration av systemmiljön och implementering av identifierade tillägg
Implementeringen omfattade konfigurering av miljön för lösningen för arbetsflödet för fakturor - inklusive Repository, OCR, en lösning för att automatiskt infoga streckkoder i fakturabilden och implementering av identifierade tillägg som gjorde systemet mer anpassningsbart till kundens krav.
Fas III - Systemtester följt av utbildning för slutanvändare och administratörer
Vi genomförde omfattande enhets- och integrationstester (SIT). Vi gav aktivt användarstöd under acceptanstesterna (UAT) för att säkerställa att alla processer fungerar korrekt och uppfyller kvalitets- och funktionsförväntningarna.
Vi har också organiserat och genomfört utbildningar så att slutanvändare och administratörer kan lära sig om systemets funktioner och själva använda det.
Fas IV - Produktionsstart av systemet
Slutligen lanserades systemet i en produktionsmiljö, vilket gjorde det möjligt för kunden att dra full nytta av dess funktioner.
Milstolpar
Viktiga milstolpar i projektet var bland annat att kunden utvecklade och godkände affärsidén, att testerna slutfördes och att systemet lanserades i en produktionsmiljö.
Projektets effekter
Genom att genomföra projektet uppnådde vi våra mål, vilket motsvarade kundens förväntningar.
Ökad produktivitet och kvalitet i arbetet genom en automatiserad och strömlinjeformad process, inklusive mobila godkännanden
Stärkt kontroll i organisationen genom transparent processhistorik
Kostnadsfördelbarhet i samband med förvaltning av rörelsekapital
Snabba upp processen genom att automatiskt känna igen fakturadata och automatisera processer och kontroller
Stadig ökning av antalet PO-fakturor som bokförs automatiskt - utan mänsklig inblandning
Ökad säkerhet, t.ex. ingen obehörig åtkomst till data
Minskning av manuella fel genom optisk textigenkänning (OCR)
Delar av redovisningsavdelningens ansvar delegerat till andra avdelningar
För behöriga personer - snabb tillgång till information som rör bearbetningsfasen av en faktura
Rena skrivbord i redovisningsavdelningen - inga papper på skrivborden
All nödvändig information samlad på ett ställe
Dina behov,
vårt stöd.
Låt oss prata
Dina behov, vårt stöd.
Låt oss prata
Dina behov, vårt stöd. Låt oss prata om det
