BAUGEWERBE

SAP-Rechnungsmanagement von OpenText

SAP-Lösungen | Rechnungen und Finanzen

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Kundenprofil

Ein führender Zementhersteller in Polen, Teil einer internationalen Gruppe, einem der größten Baukonzerne der Welt. Das Unternehmen ist auf die Herstellung von hochwertigem Zement spezialisiert, der in einer Vielzahl von Bauprojekten - von Infrastruktur bis hin zum Wohnungsbau - verwendet wird. Das Unternehmen hat sich der Innovation, der nachhaltigen Entwicklung und der Minimierung der Umweltauswirkungen verschrieben und gewährleistet gleichzeitig die höchsten Standards im Kundenservice.

Herausforderungen

Der Kunde suchte eine Lösung für den elektronischen Umlauf von Kostenrechnungen - nativ integriert mit dem SAP ERP-System. Besonders wichtig war dem Kunden die Automatisierung der Prozesse, damit möglichst viele Kostenrechnungen (FI) und Lagerrechnungen (MM) automatisch gebucht werden - ohne Benutzereingriff, basierend auf dem 3-Way Matching Verfahren. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Implementierung eines sicheren Repositories für die langfristige Dokumentenablage gemäß den SOX-Anforderungen.

Zweck der Durchführung

Die Organisation und Optimierung der Geschäftsprozesse des Unternehmens durch: die Einführung der automatischen Datenerkennung von Finanzdokumenten mit elektronischem Umlauf, Archivierung und bewährten Standards für die Rechnungsbearbeitung;

Erweiterung der derzeitigen Workflow-Logik für die Auftragsannahme des Unternehmens, um alle erforderlichen Geschäftsbereiche einzubeziehen;

Maximierung der Fälle, in denen die Rechnung vollständig mit dem Auftrag und dem PZ/GR-Beleg übereinstimmt, wodurch sich die Zahl der Fälle erhöht, in denen die Rechnung automatisch im Auftragsbezug gebucht wird;

Schaffung eines einzigen, sicheren Aufbewahrungsortes für Finanzdokumente des Typs Rechnung (elektronisches Archiv) und Aufbau eines Zugriffsmodells für alle am Arbeitsablauf beteiligten Organisationseinheiten auf der Grundlage entsprechender Berechtigungsprofile;

Abschaffung des Papierumlaufs von Finanzdokumenten, die die Grundlage für Zahlungen bilden;

Beseitigung des Risikos von Doppelzahlungen;

Reduzieren Sie die Kosten für die Rechnungsbearbeitung und erhöhen Sie die Kapazität der Rechnungsbearbeitung.

"Wir sind sehr beeindruckt von der

IT-Leiter / CIO

Wichtige Informationen über das Projekt

Umfang der Arbeiten

Implementierung von Vendor Invoice Management (VIM) - VIM unterstützt die Verwaltung von Lieferantenrechnungen und ermöglicht die Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Umlauf und der Genehmigung von Buchhaltungsdokumenten. Ein Schlüsselelement der Implementierung ist die Integration mit OCR-Technologie, die die automatische Erkennung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungsinformationen ermöglicht.

Einführung eines digitalen Archivs - die Einführung umfasst auch die Digitalisierung und Archivierung von Buchhaltungsunterlagen. Die Archivierung wird den Zugang zu den Unterlagen verbessern und den Prozess der Rechnungsprüfung und Finanzanalyse beschleunigen.

Erweiterung der Genehmigungsstrategie für die Beschaffung - Erweiterung des bestehenden Genehmigungssystems für die Beschaffung um neue Kriterien und Genehmigungswege. Ziel ist es, die Kontrolle über den Beschaffungsprozess zu erhöhen und detailliertere Genehmigungsszenarien einzuführen.

Projektphasen

Sammlung von Anforderungen Wirtschaft und Analyse

Konfiguration der Umgebung System und die Implementierung von Erweiterungen

 

Systemprüfungen und dann Ausbildung für Endnutzer und Administratoren

Start Produktion des Systems

Durchführung des Projekts

Phase I - Erfassung und Analyse der Geschäftsanforderungen

In dieser Phase führten wir eine gründliche Analyse der Geschäftsanforderungen durch und entwickelten ein Geschäftskonzeptdokument, das die detaillierten Prozesse und Bedürfnisse des Kunden berücksichtigte, um das System auf seine spezifischen Anforderungen zuzuschneiden.

Phase II - Konfiguration der Systemumgebung und Implementierung der identifizierten Erweiterungen

Die Implementierung umfasste die Konfiguration der Rechnungsworkflow-Lösungsumgebung - einschließlich des Repository, OCR, einer Lösung zum automatischen Einfügen von Barcodes (Strichcodes) in das Rechnungsbild und der Implementierung von identifizierten Erweiterungen, die das System besser an die Anforderungen des Kunden anpassbar machten.

Stufe III - Systemtests mit anschließender Schulung der Endnutzer und Administratoren

Wir führten umfassende Unit- und Integrationstests (SIT) durch. Während der Abnahmetests (UAT) leisteten wir aktive Benutzerunterstützung, um sicherzustellen, dass alle Prozesse korrekt funktionieren und die Erwartungen an Qualität und Funktionalität erfüllen.

Wir haben auch Schulungen organisiert und durchgeführt, damit Endnutzer und Administratoren die Funktionen des Systems kennen lernen und es selbst bedienen können.

Phase IV - Produktionsstart des Systems

Schließlich wurde das System in einer Produktionsumgebung in Betrieb genommen, so dass der Kunde alle Vorteile seiner Funktionen nutzen konnte.

Meilensteine

Zu den wichtigsten Meilensteinen des Projekts gehörten die Entwicklung und Abnahme des Geschäftskonzepts durch den Kunden, der Abschluss der Tests und die Einführung des Systems in einer Produktionsumgebung.

Auswirkungen des Projekts

Mit der Durchführung des Projekts haben wir unsere Ziele erreicht und die Erwartungen des Auftraggebers erfüllt.

Höhere Produktivität und Arbeitsqualität durch einen automatisierten und gestrafften Prozess, einschließlich mobiler Genehmigungen

Verstärkte Kontrolle in der Organisation durch transparente Prozesshistorie

Umlagefähigkeit der Kosten im Rahmen des Working Capital Management

Beschleunigung des Prozesses durch automatische Erkennung von Rechnungsdaten, Automatisierung von Prozessen und Kontrollen

Stetige Zunahme der Anzahl der automatisch gebuchten Eingangsrechnungen - ohne menschliches Zutun

Erhöhte Sicherheit, z.B. kein unberechtigter Zugriff auf Daten

Verringerung der manuellen Fehler durch optische Texterkennung (OCR)

Übertragung eines Teils der Zuständigkeiten der Buchhaltung an andere Abteilungen

Für befugte Personen - schneller Zugriff auf Informationen über die Bearbeitungsphase einer Rechnung

Saubere Schreibtische in der Buchhaltung - kein Papier auf den Schreibtischen

Alle notwendigen Informationen an einem Ort

Ihre Bedürfnisse,
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Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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