FAKTUROR OCH FINANS
SÄKERHET
CIRKULATION OCH ARKIVERING AV DOKUMENT
E-COMMERCE
ANALYTIK
MARKNADSFÖRING
DIGITALISERING AV INNEHÅLLTILLVERKNINGSINDUSTRIN
SAP fakturahantering av OpenText
SAP-lösningar | Fakturor och ekonomi
TILLVERKNINGSINDUSTRIN
Kundprofil
Lactalis är en global ledare inom mejeriindustrin och erbjuder ett brett sortiment av produkter som mjölk, ost, yoghurt och smör i mer än 50 länder. Företaget fokuserar på att tillhandahålla högkvalitativa, hälsosamma och välsmakande mejeriprodukter baserade på naturliga råvaror. Lactalis är engagerat i innovation, hållbarhet och miljöansvar och strävar efter att minska sitt koldioxidavtryck. Företaget stöder lokala mjölkbönder, respekterar traditioner och är engagerat i forskning och utveckling.
Syfte med genomförandet
Effektivisering och optimering av affärsprocesser genom: införande av automatisk dataregistrering av finansiella dokument med elektronisk cirkulation, arkivering och införande av bästa praxis för fakturahantering;
Implementering av ett arbetsflöde för godkännande av dokument för fakturor som inte avser remisser;
Automatisera bokföringsprocesserna för orderrefererande fakturor genom att automatiskt matcha order, kvitto och faktura.
Implementering av en lösning för att hantera fakturor i XML-format i samband med införandet av ANAF (e-fakturasystem);
Skapa en enda, säker lagringsplats för finansiella dokument av fakturatyp (elektroniskt arkiv) och bygga en åtkomstmodell för alla organisatoriska enheter som är involverade i arbetsflödet baserat på lämpliga behörighetsprofiler;
Eliminering av papperscirkulation av finansiella dokument;
Eliminering av risken för dubbla betalningar;
Minska kostnaderna för fakturahantering och öka kapaciteten för fakturahantering.
Vi slutförde projektet framgångsrikt och levererade de förväntade resultaten. Det viktiga är att detta inte var slutet på vårt samarbete - det blev snarare början på nästa fas. Efter implementeringen beslutade kunden att utveckla systemet med ytterligare tillägg, och idag hjälper vi dem att underhålla och ytterligare optimera lösningen som en del av den löpande supporten efter implementeringen.
Projektledare på Lukardi / Anna Kushenin
Nyckelinformation om projektet
Omfattning av arbetet
Implementering av Vendor Invoice Management (VIM) - VIM stöder hanteringen av leverantörsfakturor, vilket möjliggör automatisering av processer relaterade till cirkulation och godkännande av redovisningsdokument. En viktig del av implementeringen är integrationen med OCR-teknik, som möjliggör automatisk identifiering och bearbetning av leverantörsfakturainformation samt automatisk inmatning och hantering av fakturor i XML-format.
Implementering av ett digitalt arkiv - implementeringen omfattar även digitalisering och arkivering av redovisningsdokument. Arkiveringen kommer att förbättra tillgången till dokumentation och påskynda revisionen och den finansiella analysprocessen.
Projektets faser
Analys av verksamhetskrav
Konfiguration och implementering av tillägg
Systemtester och sgrundlig utbildning av användare och administratörer
Driftsättning av systemet i en produktionsmiljö
Genomförande av projekt
Etapp I - Analys av verksamhetskrav
I detta skede genomfördes en detaljerad analys av kundens behov och ett dokument med ett affärskoncept togs fram. I detta dokument togs hänsyn till processernas särdrag och kraven på att anpassa systemet till organisationens individuella förväntningar.
Steg II - Konfiguration och implementering av tillägg
Implementeringen omfattade konfiguration av viktiga systemmoduler och implementering av identifierade tillägg, vilket gjorde att lösningen bättre kunde anpassas till affärsbehoven.
Fas III - Systemtester följt av utbildning för slutanvändare och administratörer
Innan systemet lanserades genomfördes detaljerade tester för att verifiera att processerna fungerade korrekt och att de antagna kvalitets- och funktionalitetsstandarderna uppfylldes.
Som förberedelse för arbetet med systemet anordnades utbildning för slutanvändare och administratörer för att ge dem den kunskap som krävs för att själva kunna använda systemet.
Steg IV - Driftsättning av systemet i en produktionsmiljö
Efter testning och utbildning lanserades systemet i en produktionsmiljö, vilket gjorde det möjligt för kunden att dra full nytta av dess funktionalitet.
Milstolpar
De viktigaste stegen i implementeringen var: utveckling av affärsidén, genomförande av systemtester och lansering av systemet i produktionsmiljön. Tack vare de implementerade lösningarna kunde systemet optimeras för att uppfylla kundens specifika krav och säkerställa en effektiv hantering av fakturerings- och dokumentarkiveringsprocessen.
Projektets effekter
Som ett resultat av implementeringen har kunden uppnått betydande förbättringar i effektiviteten i sina redovisningsprocesser och sitt arbetsflöde. Viktiga resultat inkluderar:
Stöd för XML-fakturor och kompatibilitet med ANAF:s e-fakturor
Systemet har anpassats för att stödja XML-fakturor, vilket gör det möjligt att uppfylla de nya lagkraven för ANAF:s e-fakturor. 100% av XML-fakturor behandlas nu automatiskt av systemet.
Automatisering av redovisningsprocesser
Mekanismer infördes för att möjliggöra automatisk bokföring av fakturor kopplade till påverkade order: minskad tid för kontering, minskade bokföringsfel på grund av automatisk verifiering av data.
Elektronisk cirkulation och godkännande av fakturor
Ett digitalt system för godkännande av fakturor infördes, vilket eliminerade behovet av manuell hantering av dokument och möjliggjorde: en minskning av tiden för godkännande av fakturor, full transparens och spårning av fakturans status i systemet.
Optisk teckenigenkänning (OCR)
OCR-tekniken har gjort det möjligt att automatiskt läsa av data från pappers- och PDF-fakturor. 100% PDF-fakturor behandlas nu automatiskt utan behov av manuell inmatning av data. Dessa förändringar har gett kunden effektivare, snabbare och mer kompatibla redovisningsprocesser, vilket har lett till tidsbesparingar och minskade driftskostnader.
Dina behov,
vårt stöd.
Låt oss prata
Dina behov, vårt stöd.
Låt oss prata
Dina behov, vårt stöd. Låt oss prata om det
