

Nationales System für die elektronische Rechnungsstellung und europäische Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter
Nationales System für elektronische Rechnungen (KSeF)
Was ist KSeF?
KSeF ist die Plattform des Bundes für die Ausstellung und den Empfang von strukturierten Rechnungen in elektronischer Form. Das System wurde bereits im Jahr 2022 eingeführt und funktioniert vorerst als freiwillige Lösung, als eine der möglichen Formen der Dokumentation von Transaktionen neben Papierrechnungen und unstrukturierten elektronischen Rechnungen (z.B. in Form von PDF-Dateien).
Obligatorisch KSeF
KSeF wird bald eine obligatorische Lösung sein: Die Novelle des Mehrwertsteuergesetzes vom Juni 2024 verschiebt die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen auf den 1. Februar 2026.
Die Nutzung des KSeF wird für Unternehmer mit Sitz oder ständiger Niederlassung in Polen vorgeschrieben sein und Transaktionen zwischen Unternehmern (sog. B2B) abdecken. Das System deckt keine Verkaufstransaktionen an Verbraucher (B2C) ab.
Europäische Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter
Herausforderungen der digitalen Wirtschaft
Die Einführung des KSeF ist Teil eines umfassenderen Digitalisierungsplans, den die EU-Regierungen verfolgen. Die traditionellen Steuersysteme sind nicht in der Lage, den Herausforderungen der digitalen Wirtschaft gerecht zu werden. So ist z. B. die Meldung von Mehrwertsteuererklärungen bei innergemeinschaftlichen Handelsgeschäften anfällig für Betrug, da die Daten erst Monate nach dem Vorfall überprüft werden. Dies bedeutet oft, dass die Mitgliedstaaten zu langsam sind, um bei Nichtzahlung von Steuern einzugreifen.
Vorschläge der Europäischen Kommission
Deshalb wird im Dezember 2022. Die Europäische Kommission hat Änderungen an den MwSt-Vorschriften vorgeschlagen, um die Rechnungslegung an die Herausforderungen des digitalen Zeitalters (das sogenannte "digitale Zeitalter") anzupassen. Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter), das zwischen 2024 und 2028 eingeführt wird und für alle Steuerpflichtigen gilt. Dieses Paket umfasst:
- Modernisierung der MwSt.-Meldevorschriften zur Anpassung an die Herausforderungen des digitalen Zeitalters (DRR - Digital Reporting Requirements),
- Regulierung der digitalen Plattformen
- Regeln für die einheitliche MwSt-Registrierung (SVR).
Ziel dieser Verordnungen ist es, das System zu straffen, die Mehrwertsteuer effizienter zu erheben und Betrug in der EU-Wirtschaft zu bekämpfen.
Vorteile und künftige Herausforderungen
Es ist zu erwarten, dass die steuerlichen Regelungen der einzelnen EU-Länder, die Aufzeichnungs- und Meldepflichten für Transaktionen einführen, weiter intensiv digitalisiert und gleichzeitig an gemeinsame europäische Standards angepasst werden.
Aus Unternehmersicht ist es daher wichtig, dass die heute für KSeF eingesetzte Lösung für die nächsten Herausforderungen der Digitalisierung des Geschäftsablaufs und des Reportings nach gesetzlichen Vorgaben gerüstet ist.
Eine solche Lösung ist SAP Document & Reporting Compliance.
Einhaltung der nationalen und europäischen Rechtsvorschriften
Automatische Ausstellung von Verkaufsrechnungen
Einblick in Echtzeit
Vollständige Prüfung der Transaktionen
Erweiterung mit zusätzlichen Modulen




Wir sind ein Silber-Partner der Technologieführer




Wie SAP DRC KSeF behandelt
Verkaufsrechnungen
Automatisierung der Rechnungsstellung
Die Ausstellung von Rechnungen an KSeF ist automatisiert, und die integrierten SAP-Tools bieten Echtzeiteinblicke und einen vollständigen Prüfpfad für Transaktionen.
Beginn des Prozesses
Der Prozess beginnt standardmäßig: Der Lieferant stellt die Rechnung im SAP-ERP-System im SD- oder FI-Modul aus, oder außerhalb des SAP-Systems mit einer entsprechenden Registrierung dieser Transaktion im FI-Modul.
Erstellen eines E-Dokuments
Wenn eine Rechnung gebucht wird, erstellt die SAP DRC-Komponente ein E-Dokument, das auf eine XML-Struktur gemäß der entsprechenden Vorlage (FA2-Schema) abgebildet wird. Es werden nur Dokumente mit dem Status "gebucht" verarbeitet, während Rechnungen mit dem Status "vorgebucht" oder "vorerfasst" ignoriert werden.
Übermittlung eines Dokuments an KSeF
Danach erfolgt die Verschlüsselung des Dokuments und der Aufbau einer interaktiven Sitzung mit einem Autorisierungs-Token über die SAP BTP-Cloud-Plattform, und die xml-Datei wird zur Validierung an KSeF gesendet.
Überwachung des Status der Rechnungen
Im SAP DRC-Cockpit können Sie z.B. die Bearbeitungsstände einzelner Rechnungen in Echtzeit einsehen: Dokument erstellt, Dokument gesendet, Dokument von KSeF abgelehnt, Dokument von KSeF akzeptiert, Dokument von KSeF akzeptiert. Das DRC-Cockpit bietet auch die Möglichkeit, Dokumente zu verwalten, z. B. zur Korrektur oder Löschung zurückzusenden.
Bestätigung und Anmeldung
Wenn die Rechnung von KSeF akzeptiert wird, erhält man in der Rückmeldung eine UPO-Bestätigung und eine KSeF-Nummer, die automatisch in der SAP-Verkaufstransaktion erfasst werden.
Einsicht und Archivierung
Der SAP DRC-Benutzer kann die Beleghistorie, die Transaktionsdaten und die von KSeF erzeugten Nachrichten einsehen. Es wird empfohlen, UPO-Bestätigungen zu archivieren, da dies im Falle eines Programmfehlers oder von Wartungsarbeiten seitens KSeF der Beweis dafür ist, dass der Beleg korrekt verarbeitet wurde.






Eingang von Eingangsrechnungen
Automatischer Empfang von Rechnungen von KSeF
Der Empfang von Eingangsrechnungen aus KSeF erfolgt dank einer automatischen Aufgabe auf der SAP DRC-Seite, die im Hintergrund läuft und die Rechnungen für den Einzug prüft. Das System kann so konfiguriert werden, dass KSeF in der geeigneten Häufigkeit abgefragt wird, z. B. einmal pro Tag, sowie mit einem Filter, z. B. nach Umsatzsteuernummer. Dies vereinfacht die Suche und die Verwaltung der Weiterleitung von Eingangsrechnungen.
Herunterladen und Präsentieren von Dokumenten
SAP DRC sendet Anfragen an KSeF, ruft alle verfügbaren Belege ab und zeigt dem Benutzer diejenigen an, die bearbeitet werden müssen. Durch die Überprüfung des Bearbeitungsstatus schützt das System vor der Buchung von Duplikaten.
Digitalisierung und Verarbeitung von Dokumenten
Im XML-Format heruntergeladene Belege können im lesbaren HTML-Format visualisiert werden und stehen für die weitere Bearbeitung und Verbuchung auf der SAP ERP-Seite zur Verfügung.
Integration mit Workflow-Systemen
Dieser Prozess kann in ein bestehendes Workflow-System integriert werden oder es kann ein integriertes Modul verwendet werden. SAP-Lieferanten-Rechnungsmanagement, das die Bearbeitung von Eingangsrechnungen umfassend abwickelt.







SAP DRC - das ist nicht nur KSeF Erweitern Sie Ihr System mit zusätzlichen Modulen
Als Antwort auf die rasant steigenden Anforderungen der Digitalisierung und der veränderten Geschäftsregeln bietet SAP mit SAP Document and Reporting Compliance ab 2021 eine eigene Lösung an.
SAP DRC ist ein umfassendes Werkzeug, das die Erstellung, Verarbeitung und Überwachung von Transaktionsdokumenten und periodischen Berichten unter Einhaltung der länderspezifischen Vorschriften ermöglicht. Das System automatisiert die Abläufe und sorgt für eine reibungslose Abwicklung durch Standardisierung auf Basis einer leistungsfähigen und integrierten SAP-Umgebung. Die Funktionen und der Umfang des Systems werden laufend an neue und sich ändernde lokale und internationale gesetzliche Vorschriften angepasst.
Wenn Ihr Unternehmen SAP ECC oder SAP S/4HANA einsetzt, ist eine Komponente in Form von SAP DRC eine natürliche Erweiterung, um die Einhaltung von KSeF und anderen Vorschriften sicherzustellen.
SAP ECC
S/4HANA
SAP BTP
Geschäftliche Vorteile von SAP DRC
Verkürzung der Auftragsabwicklungszeit um 40%
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen die Bearbeitungszeiten von Aufgaben um bis zu 40% reduzieren, was zu einer höheren betrieblichen Effizienz führt und es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.
Senkung der Betriebskosten um 30%
Die Einführung von SAP kann durch die Automatisierung von Prozessen, die Beseitigung von manuellen Fehlern und ein verbessertes Ressourcenmanagement zu einer erheblichen Senkung der Betriebskosten führen, wodurch die Kosten um 30% gesenkt werden können.
Verringerung des Risikos der Nichteinhaltung von Vorschriften durch 70%
SAP sorgt für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, was das Risiko von Geldstrafen und Bußgeldern um 70% reduziert. Mit eingebauten Sicherheitsmechanismen schützt SAP außerdem Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff und Bedrohungen.
Verkürzung der Entscheidungszeit für 50%
Mit fortschrittlichen Analysewerkzeugen und Echtzeitberichten ermöglicht SAP Unternehmen einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen und verkürzt die Zeit, die für 50%-Geschäftsentscheidungen benötigt wird.
Warum Lukardi?
Wir begleiten Sie durch den Umstellungsprozess und helfen Ihnen beim Einstieg in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung.
Beratung vor der Implementierung
Analyse der Anforderungen
Geschäftliche und technische Workshops
Ausarbeitung des Konzepts
SAP-Systemabbildung
Implementierung einer Standardlösung
Installation von SAP-Hinweisen
Konfiguration von Anwendungen, Schnittstellen und Berichten
Implementierung von Erweiterungen und Optimierungen
Durchführung von Tests
Vorbereitung der Dokumentation
Unterstützung durch Hypercare nach der Implementierung




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