RECHNUNGEN UND FINANZEN
DOKUMENTENUMLAUF UND ARCHIVIERUNG
E-COMMERCE
SICHERHEIT
ANALYTIK
VERMARKTUNG
INHALT DIGITALISIERUNG
PROZESS ROBOTISIERUNGJak SAP DRC i SAP VIM pomagają w integracji z KSeF
- Umlauf der Dokumente
Wprowadzenie do KSeF i wyzwań integracyjnych
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system fakturowania elektronicznego w Polsce, który ma na celu usprawnienie procesów rozliczeniowych, eliminację nadużyć podatkowych i automatyzację obiegu dokumentów. Zgodnie z aktualnymi informacjami Ministerstwa Finansów, KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku.
Wdrożenie KSeF wiąże się z szeregiem wyzwań technologicznych, w tym:
- Koniecznością integracji systemów ERP z KSeF,
- Automatyzacją przesyłania i odbioru faktur,
- Obsługą błędów i statusów faktur,
- Zapewnieniem zgodności z wymaganiami prawnymi.
W tym kontekście SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) i SAP Vendor Invoice Management (SAP VIM) to kluczowe narzędzia, które ułatwiają integrację z KSeF i optymalizację procesów związanych z fakturowaniem.
SAP DRC – klucz do zgodności z KSeF
Czym jest SAP DRC?
SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) to rozwiązanie SAP umożliwiające automatyczne generowanie, przesyłanie i monitorowanie dokumentów elektronicznych zgodnie z wymaganiami lokalnych przepisów podatkowych. SAP DRC obsługuje raportowanie e-faktur w różnych krajach, co sprawia, że jest idealnym narzędziem do integracji z KSeF.
Jak SAP DRC wspiera KSeF?
- Automatyczna generacja e-Faktur – SAP DRC umożliwia tworzenie faktur w formacie XML zgodnym z KSeF bez konieczności ręcznej konwersji.
- Bezpieczna transmisja do KSeF – system automatycznie przesyła faktury do KSeF, eliminując błędy i minimalizując ryzyko opóźnień.
- Obsługa statusów i błędów – SAP DRC monitoruje przesłane faktury i odbiera statusy zwrotne z KSeF, pozwalając na szybkie wykrycie i korektę ewentualnych błędów.
- Einhaltung der Vorschriften – dzięki regularnym aktualizacjom, SAP DRC zapewnia zgodność z polskimi i międzynarodowymi regulacjami dotyczącymi e-fakturowania.
SAP VIM – optymalizacja procesu obiegu faktur
Co to jest SAP VIM?
SAP Vendor Invoice Management (SAP VIM) to narzędzie do automatyzacji procesów związanych z obsługą faktur zakupowych (AP – Accounts Payable). SAP VIM wspiera firmy w skanowaniu, rozpoznawaniu, zatwierdzaniu i archiwizacji faktur, co znacząco usprawnia obieg dokumentów i zmniejsza liczbę błędów.
Jak SAP VIM wspomaga integrację z KSeF?
- Automatyczne przetwarzanie faktur zakupowych – SAP VIM automatycznie pobiera faktury zakupowe z KSeF i integruje je z systemem ERP.
- Rozpoznawanie treści i weryfikacja danych – narzędzie analizuje otrzymane faktury, sprawdzając poprawność danych, co eliminuje ryzyko błędów księgowych.
- Workflow zatwierdzania faktur – SAP VIM pozwala na automatyczne przekierowanie faktur do odpowiednich osób w organizacji celem ich akceptacji.
- Archiwizacja i audyt – faktury przechowywane są zgodnie z wymogami prawnymi, co ułatwia ich audyt i późniejsze rozliczenia.
Ansicht der Aufgabenliste
Przetwarzanie dokumentu – ekran księgowego
Korzyści z wdrożenia SAP DRC i SAP VIM w kontekście KSeF
Firmy, które zdecydują się na wdrożenie SAP DRC i SAP VIM, zyskają liczne korzyści, takie jak:
- Pełna automatyzacja procesu fakturowania, eliminacja manualnych operacji i zmniejszenie liczby błędów,
- Oszczędność czasu i kosztów dzięki integracji i automatyzacji procesów,
- Zgodność z przepisami prawa – brak ryzyka kar za nieprawidłowo wystawione lub zgłoszone faktury,
- Łatwiejsza kontrola i raportowanie – możliwość szybkiego monitorowania statusów faktur i zgodności z KSeF,
Sicherheit der Daten – dzięki integracji z SAP, dane są chronione i przechowywane w zgodzie z regulacjami.
Zusammenfassung
Integration mit KSeF to jedno z kluczowych wyzwań dla firm w Polsce, które od 1 lutego 2026 roku będą zobowiązane do przesyłania faktur elektronicznych do systemu Ministerstwa Finansów. Wymaga to zarówno dostosowania procesów księgowych, jak i wdrożenia odpowiednich narzędzi technologicznych, które zapewnią zgodność z regulacjami, automatyzację oraz bezpieczeństwo operacyjne.
Lösungen SAP DRC i SAP VIM oferują kompleksowe wsparcie w tym zakresie:
SAP DRC ułatwia zgodność z przepisami poprzez automatyczne generowanie e-faktur, ich bezpieczne przesyłanie do KSeF oraz monitorowanie statusów i błędów. To rozwiązanie eliminuje ryzyko niezgodności z regulacjami i zapewnia pełną automatyzację procesów fakturowania sprzedażowego.
SAP VIM optymalizuje procesy związane z fakturami zakupowymi, automatycznie pobierając i przetwarzając faktury z KSeF. Dzięki inteligentnej analizie danych, integracji z systemami ERP i funkcjom workflow zatwierdzania, firmy mogą znacząco przyspieszyć obieg dokumentów i zminimalizować liczbę błędów księgowych.
Wdrożenie tych narzędzi w organizacji to nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale także:
- Poprawa efektywności operacyjnej – eliminacja manualnej pracy i przyspieszenie procesów księgowych,
- Większa przejrzystość – pełna kontrola nad fakturami i szybki dostęp do ich statusów,
- Verringerung des Fehlerrisikos – dzięki automatycznej weryfikacji i integracji z KSeF,
- Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – zapewnienie pełnej audytowalności oraz zgodności z wymogami Ministerstwa Finansów.
Firmy, które już teraz zdecydują się na przygotowanie do KSeF i wdrożenie odpowiednich rozwiązań SAP, będą miały przewagę konkurencyjną, unikną potencjalnych problemów związanych z nowymi regulacjami i zoptymalizują swoje procesy biznesowe.
Nie czekaj na ostatnią chwilę!
Wdrożenie KSeF to proces wymagający planowania i testów, dlatego warto sprawdzić, jak SAP DRC i SAP VIM mogą pomóc Twojej firmie w tej transformacji.
Dodatkowe materiały:
- Więcej o SAP DRC (kliknij tutaj)
- Więcej o SAP VIM (kilknij tutaj)
- Case Study z wdrożenia SAP VIM
- Ebok: Obieg dokumentów w SAP
Więcej z kategorii
- Umlauf der Dokumente
Joanna Komsa
Marketing Manager. Od 15 lat zajmuje się marketingiem online, budowaniem strategii i komunikacją. W Lukardi odpowiedzialna jest m.in. za wizerunek firmy, tworzenie kampanii, organizację webinarów i konferencji oraz budowanie strategii - w tym contentowej. Pasjonatka nowych technologii, AI i neuropsychologii. Lubi rozmawiać z ludźmi, poznawać ich potrzeby i wdrażać niestandardowe rozwiązania.
