Vad är ett elektroniskt arbetsflöde? 

Oavsett företagets storlek är dokumentcirkulationen grunden för en effektiv och ändamålsenlig förvaltning. Effektiviteten i beslutsfattandet och den dagliga verksamheten beror på hur dokumenten kommuniceras. Electronic Document Workflow är ett verktyg som organiserar och effektiviserar dokumenthanteringsprocessen i ett företag. 

Arbetsflöde för elektroniska dokument - vad är det och vad innebär det? 

Vad är ett elektroniskt arbetsflöde?
Låt oss börja med det faktum att varje företag hanterar ett stort antal dokument. Det skapar, tar emot, arkiverar och bearbetar en mängd dokument - t.ex. fakturor, avtal, personalhandlingar, order eller officiella brev - i samarbete med kunder, partners eller underleverantörer och ledningsgrupper.   

Vi talar om elektronisk dokumentcirkulation när dokument flyttas mellan anställda elektroniskt och enligt ett väldefinierat förfarande. Med andra ord ska de inte bara registreras och lagras, utan också tilldelas individer och skickas från en processdeltagare till en annan i en planerad sekvens. Detta kräver ett datorprogram för arbetsflöden som innehåller såväl dokumenthanteringsfunktioner som en arbetsflödesmekanism.   

Denna process innebär att företagets dokumentationstillgångar digitaliseras och lagras i en digital miljö - antingen på företagets egna servrar eller i molnet. För att det elektroniska dokumentarbetsflödet ska fungera enligt sitt koncept är det nödvändigt att implementera särskild programvara. Dess uppgift är att möjliggöra det praktiska genomförandet av alla antaganden om elektronisk dokumentcirkulation, att automatisera arbetet och optimera de relaterade processerna. En sådan uppsättning programvara kallas ett system av klass ECM (Enterprise Content Management), vilket är ett system för att hantera ett företags informationsresurser. ECM-system inkluderar programvara för att organisera dokumentlagring (DMS), samt många ytterligare verktyg, inklusive integration med andra system, arbetsflöden (inklusive plattformar som låg kod), eller lagring av data.   

Traditionella och moderna arbetsflöden

I många företag finns det fortfarande ett traditionellt arbetsflöde där pappersfakturor eller andra brev cirkulerar inom företaget mellan de personer som är behöriga att ta emot dem och som ofta arbetar på olika avdelningar och till och med på olika platser i företaget. Till detta kommer registrering, beställning, klassificering och formalisering av pappersdokument. Allt detta tar mycket tid i anspråk och minskar produktiviteten.   

Det moderna systemet gör det möjligt att snabbt lämna över dokument som alltid kan kontrolleras och inte kräver att papperskopior görs om någon i företaget behöver något. På så sätt förenklas och påskyndas all dokumenthantering. Färre pappersdokument innebär lägre kostnader (det finns inget behov av att lagra så många dokument i fysisk form) och har en miljöpåverkan (mindre pappersförbrukning). 

Vilka problem löser elektronisk dokumentcirkulation?

Arbetsflöde för elektroniska dokument Framför allt sparar det tid och pengar. Låt oss titta på de specifika problem som användningen av appar löser ECM. Dokument som behandlas på traditionellt sätt kan lätt komma bort eller ges till fel person. Ett lämpligt system skyddar mot en sådan situation, eftersom det lagrar innehållet på säkra medier och tillgången till dokumentet är helt kontrollerad. Genom att införa lämpliga säkerhets- och behörighetsregler förhindrar man de facto att ett dokument går förlorat och skyddar mot obehörig åtkomst.   

Programvara som organiserar processen digitalt underlättar samarbetet mellan företagets avdelningar och förbättrar arbetsfördelningen. Om ett företag tar emot dokument i pappersform måste tillräckligt många personer arbeta på en viss plats för att hantera dem. Följaktligen är det inte möjligt att helt övergå till distansarbete, vilket ibland, som 2020 har visat, blir en nödvändighet. Programvara för elektronisk dokumentation gör att du kan arbeta från ditt hemmakontor. Många avancerade applikationer kan också köras på mobila enheter, vilket ger tillgång till information varhelst det finns nätverksåtkomst.   

I den traditionella modellen kan det vara besvärligt att söka efter ett specifikt dokument och medarbetaren slösar tid på att leta igenom pärmar. Systemet ECM gör det möjligt att enkelt söka efter resurser, både efter grundläggande data och efter dokumentens hela innehåll, vilket ökar arbetseffektiviteten på ett spektakulärt sätt.  

Hur börjar man implementera ett elektroniskt arbetsflödessystem?

Låt oss hjälpa dig att förbättra ditt företags arbetsflöde!  

Vi kommer att diskutera processen för elektronisk dokumenthantering, ECM-systemets möjligheter och tillvägagångssättet för implementeringsprojektet.