Was ist ein elektronischer Arbeitsablauf? 

Unabhängig von der Größe eines Unternehmens ist der Umlauf von Dokumenten die Grundlage für eine effektive und effiziente Verwaltung. Die Effektivität der Entscheidungsfindung und des Tagesgeschäfts hängt davon ab, wie die Dokumente kommuniziert werden. Der elektronische Dokumenten-Workflow ist ein Instrument, das den Dokumentenmanagementprozess in einem Unternehmen organisiert und rationalisiert. 

Elektronischer Dokumenten-Workflow - was ist das und was beinhaltet er? 

Was ist ein elektronischer Arbeitsablauf?
Beginnen wir mit der Tatsache, dass jedes Unternehmen eine große Anzahl von Dokumenten verwaltet. Es erstellt, empfängt, archiviert und verarbeitet eine Vielzahl von Dokumenten - wie Rechnungen, Verträge, Mitarbeiterdokumente, Bestellungen oder offizielle Schreiben - und arbeitet dabei mit Kunden, Partnern oder Subunternehmern zusammen und leitet Teams.   

Wir sprechen von elektronischem Dokumentenumlauf, wenn Die Dokumente werden elektronisch und nach einem genau definierten Verfahren zwischen den Mitarbeitern ausgetauscht. Das heißt, sie werden nicht nur erfasst und gespeichert, sondern auch Personen zugeordnet und in einer geplanten Reihenfolge von einem Prozessteilnehmer zum anderen weitergegeben. Dies erfordert ein Workflow-Computerprogramm, das sowohl Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten als auch einen Workflow-Mechanismus enthält.   

Dieser Prozess beinhaltet die Digitalisierung und Speicherung der Dokumentationsbestände des Unternehmens in einer digitalen Umgebung - entweder auf den unternehmenseigenen Servern oder in der Cloud. Damit der elektronische Dokumenten-Workflow entsprechend seinem Konzept funktionieren kann, ist die Implementierung einer speziellen Software erforderlich. Ihre Aufgabe ist es, die praktische Umsetzung aller Voraussetzungen des elektronischen Dokumentendurchlaufs zu ermöglichen, die Arbeit zu automatisieren und die damit verbundenen Prozesse zu optimieren. Ein solches Softwarepaket wird als System der Klasse ECM (Enterprise Content Management), das ein System zur Verwaltung der Informationsressourcen eines Unternehmens ist. ECM-Systeme umfassen Software für die Organisation der Dokumentenablage (DMS) sowie viele zusätzliche Tools, einschließlich der Integration mit anderen Systemen, Workflows (einschließlich Plattformen wie die Code-arm), oder die Vorratsdatenspeicherung.   

Traditionelle und moderne Arbeitsabläufe

In vielen Unternehmen gibt es noch einen traditionellen Arbeitsablauf, bei dem die Papierrechnungen oder andere Briefe zirkulieren im Unternehmen zwischen den Empfangsberechtigten, die oft in verschiedenen Abteilungen und sogar an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Hinzu kommt die Registrierung, Bestellung, Klassifizierung und Formalisierung von Papierdokumenten. All dies nimmt viel Zeit in Anspruch und verringert die Produktivität.   

Das moderne System ermöglicht eine schnelle Übergabe von Dokumenten, die jederzeit überprüft werden können und keine Papierkopien erfordern, wenn jemand im Unternehmen etwas benötigt. Dies vereinfacht und beschleunigt die gesamte Dokumentenverarbeitung. Weniger Papierdokumente bedeuten weniger Kosten (es müssen nicht mehr so viele Dokumente in physischer Form aufbewahrt werden) und haben Auswirkungen auf die Umwelt (weniger Papierverbrauch). 

Welche Probleme löst der elektronische Dokumentenumlauf?

Elektronischer Dokumenten-Workflow Vor allem aber spart sie Zeit und Geld. Schauen wir uns die spezifischen Probleme an, die durch den Einsatz von Apps gelöst werden ECM. Auf herkömmliche Weise verarbeitete Dokumente können leicht verloren gehen oder an die falsche Person weitergegeben werden. Ein geeignetes System schützt vor einer solchen Situation, da es den Inhalt auf sicheren Medien speichert und der Zugriff auf das Dokument vollständig kontrolliert wird. Die Implementierung einer angemessenen Sicherheit und Autorisierung verhindert de facto den Verlust eines Dokuments und schützt vor unbefugtem Zugriff.   

Software, die den Prozess digital organisiert, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensabteilungen und verbessert die Arbeitsteilung. Wenn ein Unternehmen Dokumente in Papierform erhält, muss eine ausreichende Anzahl von Personen an einem bestimmten Ort arbeiten, um sie zu bearbeiten. Folglich ist es nicht möglich, vollständig auf Fernarbeit umzustellen, was manchmal, wie das Jahr 2020 gezeigt hat, eine Notwendigkeit ist. Elektronische Dokumentationssoftware ermöglicht es Ihnen, von Ihrem Heimbüro aus zu arbeiten. Viele fortschrittliche Anwendungen können auch auf mobilen Geräten ausgeführt werden, so dass der Zugriff auf Informationen überall dort möglich ist, wo es einen Netzzugang gibt.   

Im traditionellen Modell kann die Suche nach einem bestimmten Dokument mühsam sein und der Mitarbeiter verschwendet Zeit mit dem Durchsuchen von Aktenordnern. System ECM ermöglicht die einfache Suche nach Ressourcen, sowohl nach Basisdaten als auch nach dem vollständigen Inhalt von Dokumenten, was die Arbeitseffizienz erheblich steigert.  

Wie beginnt man mit der Einführung eines elektronischen Workflow-Systems?

Wir helfen Ihnen, den Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen zu verbessern!  

Wir werden den Prozess der elektronischen Dokumentenverwaltung, die Möglichkeiten des ECM-Systems und den Ansatz des Implementierungsprojekts diskutieren.