ECM-Prozessoptimierung. Kleine Veränderung - großer Nutzen

Was ist ECM?

ECM-Systeme (Enterprise Content Management), d.h. Information-Resource-Management-Systeme, werden in Unternehmen immer häufiger eingesetzt, und ihre Nutzerzahl steigt proportional zum wachsenden Volumen der von den Unternehmen bearbeiteten Inhalte. Die Massendigitalisierung von Dokumenten hat nicht nur eine Beschleunigung bisher analoger Prozesse ermöglicht, sondern auch völlig neue Gestaltungsmöglichkeiten geschaffen, die sich erheblich auf die Effizienz der Bearbeitung auswirken. 

Prozessverbesserung und -optimierung

Prozessverbesserung und -optimierung ist ein integraler Bestandteil eines jeden Unternehmens. Aufgrund des zunehmenden Bewusstseins und des wachsenden Bedarfs in diesem Bereich wird ihre Robotisierung und Automatisierung in letzter Zeit immer beliebter. Ist dies jedoch der einzige Weg in die Zukunft? Vielleicht lohnt es sich, woanders anzufangen? Als RPA-Analyst (Robotic Process Automation), und langjähriger ECM-Berater, möchte ich Erfahrungen und Geschichten aus den letzten Jahren meiner Arbeit teilen, in denen nicht die Automatisierung, sondern die bessere Nutzung der ECM-Programmierung dem Unternehmen echte Vorteile gebracht hat.  

Eines der größten, jedoch sehr unbewussten Probleme ist die unzureichende Kenntnis der verwendeten Software durch ihre Nutzer und sogar durch diejenigen, die sie einsetzen. 

Beispiel 1 - Scannen und Versenden von Rechnungen

Hier ein Beispiel für einen Prozess in einem Unternehmen, bei dem Rechnungen gescannt und an den Workflow in SAP gesendet werden.

Das Verfahren war einfach:
1. scannen
2. Füllen Sie die Standarddaten aus.
3. an das System senden.

Und so weiter für jedes Dokument. Das Unternehmen hatte eine eigene Stelle für die Person, die das Scannen durchführte. Wie groß war die Überraschung, als sich herausstellte, dass dasselbe Programm alle Dokumente auf einmal scannen und automatisch trennen konnte. Und nicht nur das, alle Dokumente konnten auch gleichzeitig an das System gesendet werden. Der Prozess lief in dem Unternehmen schon seit mehreren Jahren auf die gleiche Weise ab, und es waren mehrere Personen damit beschäftigt. Nach der Umstellung die für die Ausführung einer Tätigkeit erforderliche Zeit wurde um mindestens 80% reduziert, Dies hat zu echten Einsparungen für das Unternehmen geführt, ohne dass zusätzliche Ressourcen gebunden wurden. 

Allerdings sind die Veränderungen nicht immer so offensichtlich und sichtbar. Oftmals eröffnen erst neue Softwareversionen neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung - dieses Wissen ist aber nicht immer für die Endanwender verfügbar. Deshalb ist es wichtig, dass diejenigen, die nicht für den Prozess, sondern für die Wartung der Software verantwortlich sind, über ausreichend aktuelles Wissen verfügen. Ich möchte hier ein weiteres Beispiel für die Archivierung anführen, bei dem PDF-Dateien in das TIFF-Format archiviert werden mussten, ebenfalls in SAP. 

Das obige Beispiel macht sich die Tatsache zunutze, dass die Scan-Software selbst die Fähigkeit erlangt hat, Dateien von PDF in TIFF zu konvertieren, was in früheren Versionen der Software nicht möglich war. Dadurch konnte ein Schritt im Prozess, der zudem am meisten Zeit in Anspruch nahm, vollständig übersprungen werden. Diese Änderung war nicht nur eine Erleichterung für die mit dem Prozess befassten Personen, sondern bei den vielen Tausenden von Dokumenten, die täglich im Unternehmen anfallen, auch eine erhebliche Verbesserung der Effizienz bei der Bearbeitung. 

Daraus lässt sich schließen, dass ein guter Zeitpunkt, um die Prozesse und die damit verbundenen Softwarefunktionen etwas genauer als üblich zu betrachten, der Zeitpunkt ist, an dem sie im Unternehmen aktualisiert werden. Dann lohnt es sich, einen Blick in die Dokumentation zu werfen, mit den Anwendern und auch mit dem technischen Support zu sprechen und herauszufinden, wie die Lösungen heute tatsächlich genutzt werden und sie einer, wenn auch nur vereinfachten, Analyse im Rahmen der verfügbaren Funktionen in der Software zu unterziehen. Mit solchen kleinen Parameteränderungen oder kleinen Zusatzfunktionalitäten lassen sich nicht unerhebliche Optimierungseffekte und echte finanzielle Vorteile erzielen, ohne dass auf externe Automatisierungstools zurückgegriffen werden muss. 

Beispiel 2 - Überprüfung der Qualität der Umwandlung

Lassen Sie uns zu weiteren Beispielen greifen. Bei der Arbeit mit einem Kunden fiel mir auf, dass er einen hervorragend optimierten Archivierungsprozess hatte, indem er die Funktionalität eines der externen Archivierungsprodukte um einen speziellen Bericht in SAP erweiterte. Der Prozess hatte jedoch einen kleinen Nachteil: Bei der Massenarchivierung musste die Qualität der Dokumentenkonvertierung für jedes Dokument in einem Pop-up-Fenster bestätigt werden, so dass der Benutzer zu diesem Zeitpunkt nichts anderes tun konnte, als auf "Bestätigen" zu klicken. Obwohl der Prozess ohnehin schon schneller war als der Standard, lohnte es sich, der Sache auf den Grund zu gehen. Wir waren uns mit dem Kunden einig, dass die Qualität der Konvertierung nicht wirklich geprüft wurde, da sie noch nicht fehlerhaft war. Mit Hilfe der Änderung von nur zwei Parametern in der Software wurden die Abfragen abgeschaltet und zusätzlich haben wir eine Einstellung eingeführt, dass das Archivprogramm den ganzen Tag über in SAP angemeldet bleibt. Dies führte zu einer Zeitersparnis von 3-15 Minuten pro Tag und Person, was bei einem Team von 60 Mitarbeitern bereits erheblich ist.  

Wie man bessere Ergebnisse bei der Optimierung von ECM-Prozessen erzielt

Anhand der zitierten Geschichten möchte ich darauf hinweisen, dass es nicht immer notwendig ist, die ausgefallenen Tools von RPA zu nutzen, um eine Bar

Die Ergebnisse der ECM-Prozessoptimierung sind sehr gut. In vielen Fällen, vor allem bei Prozessen, die schon seit vielen Jahren in einer Organisation bestehen, ist es eine viel bessere Idee, die Prozesse im Hinblick auf die Funktionen der bereits implementierten Software zu überprüfen. Dies ist sowohl in Bezug auf die Kosten als auch auf die Implementierungszeit der Änderungen viel optimaler, da es in den meisten Fällen nicht zu schwierigen Implementierungssituationen kommt.  

Unter diesem Gesichtspunkt sind die folgenden Punkte hervorragend OpenText-Produkte, deren Konfigurierbarkeit die der Konkurrenz deutlich übertrifft, und außerdem werden diese Produkte ständig mit weiteren Funktionalitäten stark weiterentwickelt. So können wir mit jeder neuen Softwareversion sehr oft ein weiteres Element des ECM-Prozesses verbessern.  

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen

Wenn das Thema Prozessoptimierung Ihr Interesse geweckt hat, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team aus erfahrenen Experten unterstützt Sie nicht nur bei der Implementierung, sondern auch bei der Wartung und Optimierung Ihrer bestehenden Systeme. Unsere Berater helfen Ihnen, die Möglichkeiten Ihrer Software voll auszuschöpfen, damit sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen bestmöglich optimieren kann.