SAP Archiving and Document Access versus Core Archiving - Gemeinsamkeiten, Unterschiede und Auswahlstrategie

Einführung

Unternehmen stehen heute zunehmend vor der Herausforderung, Daten und Dokumente in einer SAP-Umgebung zu verwalten. Sicherheit, Compliance, Systemleistung und die Bereitschaft zur Migration in die Cloud werden immer wichtiger. Vor diesem Hintergrund stellt sich oft die Frage:

Sind SAP Archiving and Document Access (ADA) und Core Archiving das Gleiche?

Obwohl die beiden von OpenText angebotenen Lösungen ein gemeinsames Ziel haben - die Archivierung von Daten und Dokumenten in SAP - sind nicht dasselbe Produkt. Sie unterscheiden sich in der Architektur, dem Bereitstellungsmodell, dem Ausmaß der Integration und der Ausrichtung auf die IT-Strategie des Unternehmens.

In diesem Artikel zeigen wir, was sie gemeinsam haben, was sie voneinander unterscheidet und wann es sich lohnt, zu welchem zu greifen.

 

Gemeinsame Grundlage: SAP-Daten- und Dokumentenarchivierung

Beide SAP Archivierung und Dokumentenzugriff von OpenText (ADA), wie auch OpenText Core Archive für SAP-Lösungen (Core Archiving) ermöglichen:

• langfristige Speicherung von SAP-Anwendungsdaten außerhalb der Datenbank,
• Archivierung von ein- und ausgehenden Dokumenten (z.B. Rechnungen, Scans, PDFs),
• Integration mit SAP GUI und SAP Fiori, um direkten Zugriff auf Dokumente aus SAP-Transaktionen heraus zu ermöglichen,
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. DSGVO, GDPR, lokale Archivierungsgesetze),
• die Belastung des SAP-Systems und die mit der Datenspeicherung verbundenen Kosten zu reduzieren.

 

Die Art und Weise, wie diese Funktionen ausgeführt werden, unterscheidet sich jedoch drastisch.

 

Hauptunterschiede: Vor-Ort vs. Cloud-nativ

Bereich	SAP ADA (Archivierung und Dokumentenzugang)	Zentrale Archivierung (OpenText Kernarchiv für SAP)
Umsetzungsmodell	Vor-Ort oder hybrid	Cloud-basiert (SaaS)
Architektur	Lokale Server (z.B. OpenText Archive Server)	OpenText Cloud Platform-Dienst
Wartung	Kundenseite (IT, Updates, Sicherheit)	Auf der OpenText-Seite (verwalteter Dienst)
Integration mit SAP S/4HANA	Unterstützt auch S/4HANA, jedoch mit zusätzlicher Konfiguration	Fertige Integration mit SAP S/4HANA Cloud und RISE
Kostenmodell	Unbefristete Lizenz + Wartungsgebühren (CAPEX)	Monatliches/jährliches Abonnement (OPEX)
Durchführungszeit	Länger, abhängig von der Infrastruktur	Kurze, vorgefertigte APIs und Konfigurationen
Skalierbarkeit	Begrenzt durch die physische Infrastruktur	Automatische, native Skalierbarkeit in der Cloud

 

Wann sollte man sich für SAP ADA entscheiden und wann wäre Core Archiving besser?

 

SAP ADA - die Wahl für On-Premise-Umgebungen

Eine Lösung, die sich bei Tausenden von Unternehmen weltweit bewährt hat und hauptsächlich in Organisationen mit eigener IT-Infrastruktur eingesetzt wird. Geeignet wo:

• geltende Strategie Vor-Ort oder hybrid,
• das Unternehmen braucht volle Kontrolle über das Archiv und Dokumente,
• Die IT-Infrastruktur ist bereits für den Betrieb des OpenText Archive Servers vorbereitet.

Core Archiving - die Wahl für eine Cloud-first-Strategie

Konzipiert für volle Kompatibilität mit der Cloud, Core Archiving ist die Antwort auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen, die:

• zuwandern SAP S/4HANA Wolke oder verwenden Sie das Modell RISE mit SAP,
• anstreben Senkung der Infrastrukturkosten und Einfachheit der IT-Verwaltung,
• erwarten kurze Umsetzungszeiten und volle Skalierbarkeit.

 

Beide Lösungen unterstützen die Entlastung des SAP-Systems durch die Auslagerung historischer Daten in das Archiv. SAP Archiving and Document Access bietet jedoch zusätzlich Mechanismen zur Verwaltung und Kontextualisierung des Dokumentenzugriffs, was die operativen und analytischen Aktivitäten verbessert. Dadurch können die Anwender schneller geschäftliche Entscheidungen treffen.

 

Compliance, Sicherheit und die Zukunft

Core Archiving verfügt über integrierte Mechanismen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, zur Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten (Aufbewahrung, Legal Hold) und zur automatisierten Prüfung - eine äußerst praktische Lösung für Compliance und IT-Sicherheit.

Im Gegensatz dazu erfordert SAP ADA - obwohl es lokal konfigurierbar ist - eine aktive Verwaltung dieser Aspekte durch das IT-Team des Unternehmens.

 

Möchten Sie mehr darüber erfahren?

Wenn Ihr Unternehmen vor der Wahl einer Archivierungslösung für SAP steht, sollten Sie zunächst Ihre IT-Strategie festlegen: On-Premise, Cloud oder Hybrid? Erst auf dieser Grundlage lohnt es sich, über spezifische Tools und Integrationsszenarien nachzudenken.

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