Kostenreduzierung in SAP: Entfernung inaktiver Benutzer - Optimierung von SAP-Lizenzen

Der folgende Eintrag enthält eine Zusammenfassung von Arbeiten, die für einen Kunden der SAST durchgeführt wurden und deren Kern die Optimierung von Berechtigungen und Benutzerzugriffen sowie die Neugestaltung des Berechtigungskonzeptes war. Im Rahmen der Umsetzung wurde unter anderem geprüft, ob alle Zugriffe wirklich notwendig sind, und das Projekt umfasste auch die Optimierung der SAP-Lizenzen. Projekte wie das Projekt zur Reorganisation des Berechtigungswesens und die Umsetzung des neuen Konzepts zahlen sich aus, denn sie führen zu einer Klassifizierung der Benutzer und der Einschränkung des Zugangs, was zur Folge hat reduzierte SAP-Lizenzkosten.

SAP führt jedes Jahr ein Audit der Kundensysteme durch und verlangt auf dieser Basis oft eine zusätzliche Lizenzgebühr für redundante Nutzer. Es ist bekannt, dass alle aktiven SAP-Dialogbenutzer von der Lizenzgebühr betroffen sind. Aktiv“ bedeutet in diesem Zusammenhang eine zeitliche Begrenzung der Gültigkeit des Benutzerkontos, nicht eine Administratorsperre.

Die Verringerung der Zahl der aktiven Master-User-Datensätze wirkt sich also direkt und spürbar auf die Kosteneinsparungen aus. Viele Unternehmen entscheiden sich im Zweifelsfall dafür, einige der aktiven Benutzer zu belassen, weil sie befürchten, dass die tägliche Arbeit gestört werden könnte. Die Befürchtung ist auch, dass ein bestimmter Benutzer weiterhin als technischer Benutzer eingesetzt wird, um beispielsweise Hintergrundaufgaben zu erledigen. Es stellt sich dann die naheliegende Frage:

Wie erhalten Sie Einblick in die Benutzeraktivitäten in SAP-Systemen und wie können Sie die verschiedenen Arten des Benutzerzugriffs effektiv analysieren?

Ist der Nutzer aktiv? Keine Besonderheiten

Offensichtlich besteht die Tendenz, aktive Benutzer zu belassen, weil man befürchtet, dass ihre Entfernung eine Unterbrechung des Geschäftsprozesses zur Folge haben könnte. Dies ist in erster Linie auf einen Mangel an spezifischem Wissen über die (indirekte und direkte) Verwendung der Benutzerstammsätze zurückzuführen.

Betrachtet man den Zeitstempel der Anmeldung eines Benutzers, so ist dies keine präzise Information, wenn man zusätzlich komplexe (Multisystem-)Umgebungen oder z. B. Web-Tools berücksichtigt. Die Komplexität einer solchen Analyse erhöht sich, wenn wir RFC- oder SOAP- und OData-Verbindungen betrachten - hier fehlen oft die Kenntnisse und Lösungen, die für eine effektive Bewertung der Zugriffe erforderlich sind.

Analyse - Chancen und Schwierigkeiten

Eine Möglichkeit, die Nutzung von Transaktionen zu analysieren, ist ST03N (STAD - Business Transaction Analysis). Diese Transaktion ermöglicht die Analyse der Verwendung verschiedener Arten von Kommunikation:

Die Analyse zeigt, welche Nutzer das System mit einer bestimmten Art von Kommunikation belasten. Aus diesen Daten ist ersichtlich, welche Nutzer aktiv sind, aber es gibt einige Einschränkung - Daten beziehen sich nur auf ein bestimmtes Datum. Für eine tiefer gehende Analyse benötigen wir mehr Zeit, insbesondere wenn wir weitreichende Schlussfolgerungen ziehen müssen. ST03N ermöglicht uns die Analyse von Transaktionen und Programmaufrufen. Mit nur einem Doppelklick können Sie die Benutzer anzeigen, die eine bestimmte Transaktion oder ein ABAP-Programm verwendet haben.

Zweifelsohne die Herausforderung besteht darin, beide Datenquellen zu kombinieren. Ohne dies werden wir kein vollständiges Bild erhalten. Die Standard-SAP-Tools liefern uns nur Datenquellen. Leider haben wir nicht die Möglichkeit einer flexiblen Analyse (zum Beispiel für einzelne Benutzer). Daher ist eine manuelle Analyse und Aggregation der Daten erforderlich, um die relevanten Informationen zu erhalten.

Best Pratice - Analyse der Transaktionsverwendung durch SAST

Ein Kundenbeispiel - ein Mix von Zugriffen, ohne spezifisches Wissen darüber, wie die Benutzer Transaktionen nutzen. Bei der Analyse haben wir uns allgemeine Informationen über die Zugriffe angeschaut - dazu gehörten alle Nutzungsebenen (Dialog, Batch, RFC, http, etc...).

Um die Analysezeit zu optimieren, haben wir die Funktion SAST Suite verwendet, die eine detaillierte Analyse der Transaktionsnutzung ermöglicht. Diese Analyse wurde für alle aktiven Nutzer auf der Grundlage des CCMS durchgeführt. Alle Ebenen der Kommunikation mit dem System über einen längeren Zeitraum als einen Tag wurden umfassend analysiert. Wir geben auch Auskunft über die Häufigkeit des Zugriffs auf diese Art und Weise (Transaction Usage oder Transaction Usage Analysis and Frequency).

25% inaktive Nutzer - messbar niedrigere Kosten

In diesem Fall umfasste die Analyse Elemente wie:

• Informationen über alle Benutzer (einschließlich technischer Benutzer),
• Analysezeitraum sechs Monate.

Infolgedessen erhielten wir Informationen darüber, welche Benutzer in diesem Zeitraum keine Spuren von Aktivitäten hinterlassen hatten - diese Benutzer wurden somit zu Kandidaten für eine Löschung. Dies ist also ein direktes Beispiel dafür, wie die SAP-Lizenzoptimierung angegangen werden kann.

Ergebnis:

• mit SAST-Informationen über inaktive Benutzer,
• ihre Entfernung erfolgte ohne Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb,
• fast 25% Nutzer (von insgesamt 1.350) waren inaktive Nutzer,
• bestimmte ungenutzte Konten zu löschen,
• eine sofortige, signifikante Investitionsrendite.

Optimierungsverfahren:

Phase 1 - Vorbereitung

- Projektvorbereitung
- SAST-Einrichtung

Phase 2 - Analyse

- Auswertung der Benutzerstammsatzaktivität
- Datenverbindung
- Tätigkeitsnachweise
- Koordinierung mit dem Verwalter

Phase 3 - Umsetzung

- Informieren Sie das Unternehmen (relevante Abteilungen)
- Löschung von inaktiven UMR