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PROZESS ROBOTISIERUNGKSeF-Cockpit für SAP
Integration des SAP-Systems mit KSef, Automatisierung und vollständige Kontrolle der elektronischen Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen
KSeF-Cockpit für SAP - Lukardis eigenes Tool für die Integration mit KSeF
KSeF-Cockpit ist eine hochmoderne Lösung, die Folgendes bietet vollständige und nahtlose Integration z Nationales System für elektronische Rechnungen (KSeF). Sie ermöglicht es Ihrem Unternehmen automatisch elektronische Rechnungen ausstellen, empfangen und überwachenDadurch wird das Risiko von Fehlern und Verzögerungen vermieden.
Von 1. Februar 2026 Die elektronische Rechnungsstellung wird Obligatorisch - KSeF-Cockpit ermöglicht es, die neuen gesetzlichen Anforderungen in einem intuitiv, schnell und regelkonform.
Automatische Übermittlung von Rechnungen - direkte Kommunikation mit KSeF, keine manuelle Dateneingabe erforderlich.
Empfang und Archivierung von Dokumenten - schneller Zugriff auf elektronische Rechnungen an einem Ort.
Statusverfolgung - Echtzeit-Feedback von KSeF über die Annahme oder Ablehnung einer Rechnung.
Fortgeschrittene Berichterstattung - volle Kontrolle über die elektronischen Rechnungsprozesse und Einhaltung der Prüfungsanforderungen.
KOKPIT KSeF-Funktionen für SAP
Verkaufsrechnungen in SAP
Implementierung des Datenextraktors für KSeF
Automatischer Rückversand bei Fehlern im KSeF
Verbesserungen im Prozess der JPK_V7M-Erstellung
Automatisierung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit Rechnungen
Automatisierung von Prozessen, die indirekt mit Rechnungsprozessen zusammenhängen
Zusätzliche Funktionen für die Berichterstattung
Anpassung der Kundenstammdaten
Verkaufsrechnungen außerhalb von SAP
Datenumwandlungsoperationen
Visualisierung von Rechnungen in mehreren Sprachen
Erweiterte Fehlerbehandlung
Handhabung von Anhängen
Datenumwandlungsoperationen
Einkaufsrechnungen
Automatisches Herunterladen von Rechnungen aus KSeF
Visualisierung von Rechnungen
Vereinfachter Genehmigungs-Workflow
Hinzufügen der KSeF-Nummer zu den Buchungsbelegen
Benachrichtigung über neue Rechnungen
Überprüfung der heruntergeladenen Rechnungen anhand der Daten der SAP-Stammdatei
Überprüfung der eingezogenen Rechnungen anhand von Ausnahmen
Automatische Klassifizierung von Rechnungen in Workflows
SAP-Werkzeuge zur Betriebsunterstützung
Unterstützung bei der Koordination mit Lieferanten
Berechtigungen, Archivierung, Verwaltung
SSO-Zulassung und -Genehmigung
Zuteilungsmechanismus
Zugang zum KSeF
Genehmigung von Maßnahmen in KSeF
Die Archivierungsfunktion umfasst: Speicherung von xml-Dateien für Verkaufs- und Einkaufsrechnungen.
Anzeige des PDF-Bildes. aus der SAP-Benutzerebene.
Bildschirm für den manuellen Abruf von Rechnungen aus dem Archiv.
Administrationsbereich: Schema-Versionierung, Statusberichte (Power BI), Anwendungsüberwachung, Audit Trail und Protokolle.
KSeF-Cockpit-Funktionen für SAP
Zu den Kernfunktionen des SAP-Rechnungsstellungsprozesses gehören:
- Implementierung eines Datenextraktors für KSeF:
- Automatisches Sammeln aller in einem bestimmten Zeitraum ausgestellten Rechnungen und Generieren einer XML-Datei, die den KSeF-Anforderungen entspricht.
- Automatische Übertragung von Dateien an KSeF (periodische Kommunikation zwischen SAP und KSeF).
- Konfiguration des Systems, um die Arten von Rechnungen festzulegen, die vor dem Versand an KSeF manuell bestätigt werden müssen.
- Validierung von Rechnungen und Versand von E-Mail-Benachrichtigungen bei Fehlern an die Rechnungsersteller oder an die konfigurierte verantwortliche Person (im Falle der automatischen Rechnungserstellung).
- Ablesen des Status der zugestellten Dokumente in KSeF.
- Erweiterung der Rechnungsobjekte um die KSeF-Nummer und das Datum.
- Automatische Rücksendung bei Fehlern im KSeF:
- Mechanismus für die automatische Rücksendung von Rechnungen im Falle von Fehlern im KSeF-System.
- Verbesserungen im JPK_V7M Generierungsprozess:
- Einführung von Verbesserungen und Erweiterungen bei der Erstellung der Einheitlichen Kontrolldatei für die Waren- und Dienstleistungssteuer (JPK_V7M).
Zusätzliche Informationen:
- Der Datenextraktor für KSeF sorgt dafür, dass der Prozess der Übertragung von Rechnungen in das nationale elektronische Rechnungssystem automatisiert wird.
- Das System lässt sich flexibel konfigurieren, um den individuellen Bedürfnissen der Benutzer gerecht zu werden.
- Ein Validierungs- und Benachrichtigungsmechanismus minimiert das Fehlerrisiko und rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess.
Weitere Funktionen im SAP-Verkaufsprozess sind:
- Automatisierung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit Rechnungen :
- Generierung von KSeF-Rechnungen, wenn eine Verkaufsrechnung im SAP FI-Buchhaltungsmodul erfasst wird.
- Speichern der erstellten Rechnungen im Übergangspuffer.
- Automatisierung von Prozessen, die indirekt mit Rechnungsprozessen zusammenhängen:
- Einführung zusätzlicher Automatisierungsprozesse zur Unterstützung der Rechnungsstellung.
- Zusätzliche Berichtsfunktionen:
- Erweiterte Berichtsfunktionen für rechnungsbezogene Daten.
- Anpassung der Kundenstammdaten:
- Änderung der Kundenstammdaten im System.
Zu den Kernfunktionen für den Verkaufsprozess außerhalb von SAP gehören:
- Datenumwandlungsoperationen:
- Unterstützung für Wörterbücher und Substitution.
- Integration von mehreren Datenquellen.
- Durchführung von mathematischen und logischen Transformationen.
- Möglichkeit, Daten manuell hinzuzufügen.
- Visualisierung von Rechnungen in mehreren Sprachen:
- Anzeige der Rechnungen in anderen Sprachen als Polnisch.
- Erweiterte Fehlerbehandlung:
- Implementierung eines erweiterten Mechanismus zur Fehlerbehandlung.
- Handhabung von Anhängen:
- Mechanismus für die Bearbeitung von Rechnungsanhängen
- Automatische Generierung von E-Mails mit Anhängen
- Webportal für die Verwaltung von Anhängen.
Weitere Funktionen im Verkaufsprozess, die über SAP hinausgehen, sind:
- Datenumwandlungsoperationen:
- Unterstützung für Wörterbücher und Substitution.
- Integration von mehreren Datenquellen.
- Durchführung von mathematischen und logischen Transformationen.
- Möglichkeit, Daten manuell hinzuzufügen.
- Visualisierung von Rechnungen in mehreren Sprachen:
- Anzeige der Rechnungen in anderen Sprachen als Polnisch.
- Erweiterte Fehlerbehandlung:
- Implementierung eines erweiterten Mechanismus zur Fehlerbehandlung.
- Handhabung von Anhängen:
- Mechanismus für die Bearbeitung von Rechnungsanhängen
- Automatische Erstellung von E-Mails mit Anhängen.
- Webportal für die Verwaltung von Anhängen.
Zu den Kernfunktionen des Einkaufsprozesses gehören:
- Automatisches Herunterladen von Rechnungen aus KSeF: Das System fragt in regelmäßigen Abständen das nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) ab und lädt automatisch neue Eingangsrechnungen herunter.
- Visualisierung von Rechnungen: Heruntergeladene Rechnungen werden zur einfachen Ansicht und Archivierung in das PDF-Format konvertiert.
- Vereinfachter Genehmigungs-Workflow:
- Rechnungen werden automatisch in das SAP-System importiert und als Objekte in MIR7/MIRO-Transaktionen angelegt.
- Anhand eines Identifikators (z.B. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten) generiert das System eine Annahmeaufgabe für den zuständigen Sachbearbeiter.
- Die Person, die den Inhalt erstellt, beschreibt die Rechnung, und nach der Genehmigung leitet das System das Dokument entsprechend den festgelegten Genehmigungsstufen an die nächsten Personen weiter.
- Nach der vollständigen Genehmigung wird der Beleg zur Buchung und Zahlungsabwicklung an die Buchhaltung weitergeleitet..
- Hinzufügen der KSeF-Nummer zu den Buchhaltungsunterlagen: Buchhaltungsdokumente, die sich auf Einkäufe beziehen, werden automatisch mit der KSeF-Nummer angereichert.
- Benachrichtigung über neue Rechnungen: Das System erzeugt Benachrichtigungen, wenn neue Eingangsrechnungen im System eingehen.
Zusätzliche Informationen:
- Das System sorgt dafür, dass der KSeF regelmäßig überprüft wird, um die Aktualität der Daten zu gewährleisten.
- Der Genehmigungsprozess ist konfigurierbar, so dass er auf die individuellen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten werden kann.
- Das System leitet die Dokumente automatisch zwischen den Abteilungen weiter.
Zu den Kernfunktionen der Befugnisse gehören:
- SSO und Autorisierung
ein Authentifizierungs- und Autorisierungsmodul, das Funktionen bereitstellt Einmalige Anmeldung (SSO) für alle Komponenten des zu implementierenden Systems (mit Ausnahme von SAP). - Zuteilungsmechanismus
- Mechanismus der Zugriffsgewährung auf der Grundlage der Zuweisung von Benutzern zu einer oder mehreren Berechtigungsgruppen
- Zugang zum KSeF
- Die Gewährung des Zugangs zum KSeF erfolgt direkt in der Anwendung Finanzministerium (MF) durch einen befugten Mitarbeiter.
- Optionale Zugangsverwaltung für einzelne Mitarbeiter für KseF.
- Genehmigung von Maßnahmen in KSeF
- Der Autorisierungsmechanismus ermöglicht die Durchführung von Operationen in KSeF ohne Beteiligung der Benutzer, wodurch die Notwendigkeit entfällt, die elektronische Unterschrift oder elektronisches Siegel.
Die Archivierungsfunktion umfasst:
- Speicherung von Xml-Dateien für Verkaufs- und Einkaufsrechnungen.
- Anzeige des PDF-Bildes. aus der SAP-Benutzerebene.
- Bildschirm für den manuellen Abruf von Rechnungen aus dem Archiv.
Zusätzliche Merkmale:
- Speicherung der Daten in einem Archiv als Datenbank für weitere Analysen und Berichte,
- Optimierung der Lagerkosten im Archiv.
- Versionierung des Schemas (relativ zum Datum)
- Statusberichte (Power BI)
- Überwachung von Anwendungen
- Prüfpfad und Protokolle
- Unterstützung für mehrere gleichzeitige Benutzer
- Verwaltungs-Panel
Aufgaben des KSeF-Cockpits für SAP
- Erstellung von elektronischen Rechnungen im XML-Format (SD, FI)
- Autorisierung mit einem Autorisierungs-Token oder einem qualifizierten Siegel
- Manuelle oder automatische Übertragung von Rechnungen an KSeF über eine interaktive Sitzung
- Erhalt und Aufzeichnung der KSeF-Registrierungsnummer und des Datums
- Unterstützung für alle KSeF-pflichtigen Dokumente: Rechnung, Vorschuss- und Schlussrechnungen, Korrekturrechnungen
- Mechanismus zur Unterstützung der Einziehung von Rechnungen bei Lieferanten
- Für Eingangsrechnungen - Umwandlung von .xml in .pdf
- Dedizierte Lösung in SAP
- Möglichkeit, nach Genehmigung durch KSeF eine Rechnung an den Kunden zu senden (im pdf-Format)
KSeF-Integrationsprozess für SAP
Vorbereitung auf die Einführung des KSeF-Cockpits - Schritt 1
Zur effektiven Vorbereitung auf die Umsetzung der KSeF-Cockpitsollten die Unternehmer mehrere wichtige Schritte unternehmen. Ein wichtiger Schritt ist die Durchführung von Analyse der bestehenden Finanz- und Rechnungslegungsprozesseum die Bereiche zu ermitteln, die eine Anpassung an die neuen Vorschriften erfordern.
Vorbereitung auf die Einführung des KSeF-Cockpits - Schritt 2
Ebenso wichtig ist die Implementierung einer geeigneten Software, die die Übertragung von Dateien gemäß den erforderlichen Standards ermöglicht. Es lohnt sich auch, die Mitarbeiter zu schulen, um sicherzustellen, dass sie über die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um das neue System effizient zu bedienen.
Vorbereitung auf die Einführung des KSeF-Cockpits - Schritt 3
Die Wirtschaftsbeteiligten sollten sicherstellen, dass die erhobenen Daten vollständig und präzise. Es ist von entscheidender Bedeutung, alle Finanzvorgänge sorgfältig zu analysieren, um das Risiko von Fehlern zu minimierenwas zu Sanktionen führen könnte.
Betriebswirtschaftlicher Nutzen der Implementierung des KSeF Cockpits für SAP
o 90% weniger Fehler
Verringerung der Fehler in der Buchführung um 90% - automatische Validierung und Beseitigung von Nichtkonformitäten.
o 40% kürzere Zeit
Zeit- und Ressourcenersparnis - sogar 40% kürzere Rechnungsbearbeitungszeit, wodurch manuelle Eingriffe vermieden werden.
Einhaltung der Vorschriften
Vollständige Einhaltung der Vorschriften - automatische Übermittlung der Rechnungen an KSeF gemäß den geltenden Vorschriften.
Sicherheit der Daten
Verschlüsselte Übertragung und Einhaltung der höchsten Datenschutzstandards.
Wie der Umsetzungsprozess aussieht
Wir führen Sie durch den Prozess der Implementierung des KSeF-Cockpits.
0 - Schulung und erster Workshop | Vorstellung des aktuellen Umfangs der KSeF-Anforderungen, Diskussion des Umfangs des Schemas, Vorstellung des KSeF-Standardbetriebsmodells. Anschließend führen wir eine erste Diskussion über die Situation in Ihrer Organisation und stellen einen Zeitplan für die Arbeit auf. |
1 - Einarbeitung in die Dokumentation | Analyse der Beschreibungen der Rechnungsprozesse, der Datenmappings, der technischen Dokumentation und anderer in den Angebotsanforderungen beschriebener Unterlagen. |
2 - Detail-Workshop | Eine Reihe von Workshops mit den Mitarbeitern des Kunden, um die Anforderungen zu klären und Fragen zu stellen, die sich aus der Analyse der Unterlagen ergeben. Die Anzahl und Dauer der Workshops hängt von der Qualität der bereitgestellten Dokumentation ab. |
3 - Vorbereitung der vorläufigen Architektur | Ausarbeitung eines technischen Konzeptvorschlags, der mit den Interessengruppen des Unternehmens zu bestätigen ist. Das Konzept kann noch Szenario-Lösungen enthalten, die gemeinsam mit dem Kunden beschlossen werden |
3 - Validierung der ursprünglichen Architektur | Stakeholder-Workshop zur Bestätigung der vorbereiteten Architektur |
4 - Vorbereitung der Zielarchitektur | Fertigstellung der Dokumentation auf der Grundlage der Ergebnisse des Validierungsworkshops. |
Lukardi - Ihr Partner für die digitale Transformation
Beratung vor der Implementierung
Analyse der Anforderungen
Geschäftliche und technische Workshops
Ausarbeitung des Konzepts
SAP-Systemabbildung
Implementierung einer Standardlösung
Installation von SAP-Hinweisen
Konfiguration von Anwendungen, Schnittstellen und Berichten
Implementierung von Erweiterungen und Optimierungen
Durchführung von Tests
Vorbereitung der Dokumentation
Unterstützung durch Hypercare nach der Implementierung
Ihre Bedürfnisse,
unsere Unterstützung.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ihre Bedürfnisse, unsere Unterstützung.
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