Optimieren Sie Ihre SAP-Lizenzen, bevor Sie mit den Vorbereitungen für die Migration auf S4/HANA beginnen

Teilen Sie
  • Optimierung der Lizenzen

Holen Sie sich Ihr ECC, um bei FUE zu sparen 

Die Migration auf SAP S/4HANA ist ein Schritt, den immer mehr Unternehmen unternehmen, um ihre Organisation mit den Anforderungen der modernen Geschäftswelt in Einklang zu bringen. Bevor Sie jedoch diesen Prozess in Angriff nehmen, gibt es einen wichtigen Schritt, der zu erheblichen Einsparungen führen kann - die Optimierung Ihrer SAP-Lizenzen. 

Bevor Sie mit der Vor-Migrationsanalyse beginnen:

Die Migration auf SAP S/4HANA ist ein Prozess, der sorgfältige Planung und Vorbereitung erfordert. Der Übergang zu einem modernen ERP-System kann viele Vorteile bringen, aber auch eine Herausforderung für das Unternehmen darstellen. Vor Beginn der Migration lohnt es sich, einige wichtige Punkte zu beachten, die für den Erfolg des gesamten Vorhabens entscheidend sein können und vor allem spürbare Einsparungen mit sich bringen (im Vergleich zum Wert der S/4-Lizenz im Falle einer unzureichenden Vorbereitung). 

Schritt 0 - Bringen Sie Ihre SAP ECC-Lizenzen in Ordnung, bevor Sie ein Angebot für SAP S/4HANA einholen 

Ein klassisches Beispiel für eine Migration ist das Mapping der aktuellen, im ECC-System genannten Benutzerlizenzen auf die in S/4HANA vorhandenen.  

Achten Sie auf diese Fallen:

  1. Neue Arten von Lizenzen - Schwierigkeiten bei der direkten Zuordnung von Benutzerlizenzen. 
  2. Brauchen wirklich alle derzeitigen Nutzer Zugang zu SAP? 
  3. Haben die derzeitigen Nutzer die entsprechenden Lizenztypen (im Einklang mit dem, was sie heute verwenden)? 
  4. Konsolidierung der Nutzer (im Falle von mehr als einem Produktionssystem). 

Jedes der oben genannten Themen stellt eine eigene Ebene der Herausforderung dar. Wenn diese Themen angemessen angegangen werden, kann die Anzahl der Lizenzen, die für die S/4-Umgebung erworben werden müssen, (unserer Erfahrung nach) erheblich reduziert werden. Also der Reihe nach: 

1/ Neue Arten von Lizenzen - Ersparnis von 10-30% 

Das erste, was uns auffallen sollte, ist, dass es neue Benutzertypen gibt. Diese entsprechen nicht direkt denjenigen, die wir aus SAP ECC-Umgebungen kennen. Der Einfachheit halber werden wir uns nur auf die Lizenzen für dialogbenannte Benutzer konzentrieren (ich lasse Engine Use, Technical Use und Engine Use weg). 

Die neuen Arten von benannten Benutzerlizenzen (Dialog, Business User) sind: 

  • Professioneller Einsatz 
  • Funktionale Verwendung 
  • Produktivität Verwendung 
  • Entwickler Verwendung 

Wir stellen gleich zu Beginn fest, dass es keine "Limited Profesional"-Lizenz gibt, was an sich schon eine Herausforderung darstellt, da die entsprechende Lizenz für die Nutzer, die heute SP haben, nicht direkt auf die neue Umgebung übertragen werden kann. 

Ein weiteres Beispiel ist, dass in SAP ECC allen Benutzern, die im Vertrieb tätig sind, eine teure Professional User-Lizenz zugewiesen werden musste. In der neuen Umgebung muss einem Benutzer, der an einigen Vertriebsaktivitäten beteiligt ist, nicht mehr die höchste Lizenzstufe zugewiesen werden, da die funktionale Verwendung diese Aktivitäten bereits umfasst.  

Hier ist ein Auszug aus dem Standardvertrag mit SAP:

S/HANA Enterprise Management für den funktionalen Einsatz
- Vertrieb (Angebotsverwaltung, Vertragsverwaltung, Auftragsverwaltung, Verwaltung von Anreizen und Provisionen, Verwaltung von Leads, Aktivitätsmanagement, Konto- und Kontaktverwaltung, Verwaltung von Vertriebsstammdaten, Vertriebsabrechnung, Lösungsabrechnung, Verwaltung von Rabatten, Verwaltung von Reklamationen, Retouren und Rückerstattungen, Vertriebsüberwachung und -analyse)

Das nächste Beispiel ist die Worker-User-Lizenz. Auch hier ist es nicht möglich, die Lizenz direkt vom alten auf den neuen Typ zu übertragen. Je nach Tätigkeit des betreffenden Worker Users kann er in S/4 der Produktivität oder der funktionalen Nutzung zugeordnet werden.  

Hier ist ein Auszug aus dem Standardvertrag mit SAP:

S/HANA Enterprise Management für den funktionalen Einsatz
- Lieferkette (Warenbewegung, Bestandsanalyse, Mehrwegverpackungslogistik, Lagerverwaltung, Lieferungsmanagement, Transportmanagement, verfügbare Inventur, Verwaltung von Handlingseinheiten, Verwaltung von Seriennummern)

- Fertigung (Materialbedarfsplanung, Fremdbearbeitung, Produktionsdurchführung, Lohnfertigung, Just-in-time-Verarbeitung, Kanban, Produktionssteuerung, Serienfertigung, Qualitätsplanung, Qualitätsverbesserung, Qualitätsprüfung, Produktionsstücklistenverwaltung, Rezeptur-/Tourenplanverwaltung, Fertigungsanalyse)

- Asset Management (Instandhaltungsplanung und -terminierung, Instandhaltungsdurchführung)

S/HANA Enterprise Management für Produktivitätszwecke
- Lieferkette (Warenbewegung, Lagerverwaltung, Lieferverwaltung, Verfügbarkeitsprüfung, Transportverwaltung, physische Bestandsaufnahme, Verwaltung von Handling Units, Chargenverwaltung, Verwaltung von Seriennummern)

- Vermögensverwaltung (Ausführung der Instandhaltung)

- Fertigung (Materialbedarfsplanung, Produktionsdurchführung, Produktionskontrolle)

Lösung: 

Überprüfen Sie, wie sich Ihre Benutzer verhalten. In einer ECC-Umgebung müssen Sie überprüfen, welche Transaktionen Ihre Benutzer tatsächlich verwenden. Wenn Sie die Antwort auf diese Frage kennen (z. B. in ST03), können Sie zu Schritt zwei übergehen - der kontextbezogenen Validierung eines bestimmten Lizenztyps.  

Regelsatztransaktionen für den professionellen Benutzer

Darüber hinaus sollte sie sich die Personen ansehen, die sich seit mehreren Monaten nicht mehr bei SAP angemeldet haben. Brauchen sie einen Benutzer? Sind sie vielleicht nicht mehr im Dienst? Oder handelt es sich um externe Berater, die nicht mehr an Projekten beteiligt sind? 

Lösung: 

Regelmäßige Analyse der inaktiven Nutzer. Dies ermöglicht eine Aktualisierung, die dazu führen kann, dass ein Benutzer eine ungenutzte Lizenz freigibt. Oder, im Falle eines Umzugs von ECC zu S/4, eine kontextbezogene Bewertung, wie und welche Benutzer tatsächlich eine Lizenz in der neuen Umgebung benötigen. 

3/ Hat der Nutzer heute die richtige Lizenz? 

Einsparungen von 5-15% 

Unserer Erfahrung nach gibt es in jedem System, das nicht durch eine automatische Identifizierung der Korrektheit der zugewiesenen Lizenz unterstützt wird, einen Pool von Nutzern, denen Lizenzen zugewiesen werden, die erheblich vom Optimum abweichen. 

Wenn ein Benutzer eine teure und (für ihn) überflüssige Professional-Lizenz auf dem ECC hat, ist die entsprechende Lizenz in der S/4-Umgebung (Professional Use) wahrscheinlich ebenfalls unangemessen (d. h. zu teuer und unnötig). 

Eine entsprechende Vergabe von Lizenzen kann daher heute weniger Geld für die aktuelle Umgebung einsparen, als vielmehr den geringeren Wert der Ziellizenzen für S/4 erheblich beeinflussen. Dies gilt umso mehr für das FUE-Modell - die Gebühren fallen monatlich an.  

Bemerkenswert ist die Verteilung der FUE-Gewichte: 

1 FUE = 0,5 SAP S/4HANA Cloud Entwicklerzugang
1 FUE = 1 SAP S/4HANA Cloud für fortgeschrittene Nutzung
1 FUE = 5 SAP S/4HANA Cloud für die Kernnutzung
1 FUE = 30 SAP S/4HANA Cloud für Selbstbedienungsnutzung 

Lösung: 

Bei einem ECC-System müssen Sie unbedingt eine Analyse durchführen, um die Frage zu beantworten, ob ein bestimmter Lizenztyp (für einen bestimmten Benutzer) durch eine andere, optimalere Lizenz ersetzt werden kann. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob Sie bereits vor der Umstellung auf eine neue Umgebung Kosten einsparen können.  

4/ Konsolidierung der Nutzer - werden die Nutzer doppelt gezählt? 

Einsparungen von 5% (für 2+ Produktionssysteme) 

Für Umgebungen, die mehr als eine Produktionsumgebung enthalten, ist eine Konsolidierung erforderlich. Wenn Ihre Mitarbeiter Benutzer auf mehr als einem System haben, dann sollte (gemäß den vertraglichen Bestimmungen) die Lizenz nur einmal berechnet werden. Es wird dann nur diejenige mit dem höchsten Wert berücksichtigt.  

Das Beispiel in der nachstehenden Tabelle zeigt, wie die Lizenz für jeden Benutzer in einer Mehrsystemumgebung berechnet wird. 

Fehler, die aus einer fehlerhaften Konsolidierung resultieren (oder einfach ausgedrückt, aus einer fehlenden Konsolidierung), sind für das obige Beispiel das folgende Szenario:

Lösung: 

Die Notwendigkeit, Mitarbeiter und eigene Benutzer auf mehreren Systemen zuzuordnen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie nicht für Lizenzen zahlen, die nicht benötigt werden. 

Zusammenfassung 

Bei der Migration auf S/4 ist - neben den offensichtlichen Themen, die sich aus der Erstellung einer funktionalen Roadmap für die neue Umgebung ergeben - eine fundierte Analyse der Named-User-Lizenzen erforderlich, um keine unnötigen Kosten zu verursachen. 

Die Durchführung eines Angebots ohne eine kontextbezogene Analyse der zugewiesenen Lizenztypen kann die endgültige Anzahl der erworbenen FUEs drastisch beeinflussen. 

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Preisgestaltung in einer Umgebung mit 1.000 Benutzern vor und nach der Lizenzoptimierung. 

Daraus können Sie ersehen, dass wir nach der Optimierung 227 FUE einsparen können, indem wir die Anzahl der Benutzer beibehalten, und dass die Lizenzen direkt mit dem Abonnementvertrag übereinstimmen werden.  

SAP-Lizenzen machen einen erheblichen Teil der Kosten aus, die mit der Nutzung des ERP-Systems eines Unternehmens verbunden sind. Vor der Migration auf S/4HANA lohnt es sich, die aktuellen Lizenzen sorgfältig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie für die aktuelle Situation optimiert sind. verwendet System. 

Willkommen zum Webinar

Am 20. März um 12:30 Uhr wird unser Experte Tomasz Jurgielewicz darüber sprechen, wie man die SAP-Lizenzanalyse und -optimierung vor der Migration auf S4/HANA angeht. Jetzt anmelden!

Tomasz Jurgielewicz

Leiter der Sicherheitsabteilung bei Lukardi. Er leitet seit 10 Jahren ein Team von SAP-Sicherheitsspezialisten und bietet umfassende Dienstleistungen und Tools zur Sicherung von SAP-Systemen und zur Optimierung von Lizenzen. Erfahrung in den Bereichen: - Identifizierung von Berechtigungskonflikten und Reorganisation von Berechtigungen, - Identifizierung von SAP-Schwachstellen, - Integration von SIEM-Lösungen mit SAP, - Optimierung von SAP-Lizenzen.